Reservation Kiêm Sales Admin

1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC:

• Đóng vai trò đầu mối trong toàn bộ quy trình đặt phòng – từ khi tiếp nhận yêu cầu đến khi khách lưu trú và sau khi rời đi.

• Hỗ trợ team Kinh doanh và Điều hành trong quản lý dữ liệu, báo giá, hợp đồng, chăm sóc khách hàng, và xử lý hành chính liên quan đến booking.

• Đảm bảo trải nghiệm mượt mà, chuyên nghiệp, tạo sự tin cậy với khách hàng và đối tác.

2. TRÁCH NHIỆM CHÍNH:

A. Quản lý đặt phòng (Reservation):

• Tiếp nhận booking từ nhiều nguồn: email, website, Facebook, điện thoại, đại lý du lịch, OTA (Booking.com, Agoda…).

• Xác nhận tình trạng phòng, gửi báo giá, điều chỉnh lịch trình khi cần thiết.

• Gửi thư xác nhận đặt phòng chuyên nghiệp, rõ ràng (Confirmation Letter).

• Ghi nhận các yêu cầu đặc biệt: dị ứng, ăn chay, honeymoon, early check-in/late check-out.

• Phối hợp với các bộ phận liên quan (FO, F&B, Housekeeping, Spa…) để đảm bảo dịch vụ phù hợp từng khách.

B. Hành chính kinh doanh (Sales Admin):

• Soạn và gửi báo giá, hợp đồng dịch vụ, invoice cho khách lẻ hoặc đại lý.

• Quản lý, cập nhật hệ thống booking & doanh thu hàng ngày/tuần/tháng.

• Theo dõi commission và chính sách giá với OTA & đại lý.

• Lưu trữ thông tin khách hàng, đối tác, cập nhật danh sách CRM.

C. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng & hậu cần:

• Nhắc khách trước ngày đến, gửi thông tin hướng dẫn di chuyển.

• Gửi email follow-up sau lưu trú để thu thập feedback.

• Gửi voucher cảm ơn, hoặc ưu đãi cho lần quay lại (nếu có chính sách).

D. Phối hợp nội bộ và báo cáo:

• Là cầu nối giữa bộ phận Kinh doanh và các khu nghỉ.

• Báo cáo hàng tuần: số booking, doanh thu, tỷ lệ hủy, nguồn khách, ghi nhận feedback.

• Đề xuất cải thiện quy trình đặt phòng, quy trình phối hợp giữa các bộ phận.

3. YÊU CẦU ỨNG VIÊN:

Kỹ năng chuyên môn:

• Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí đặt phòng / sales admin trong lĩnh vực khách sạn – resort – du lịch.

• Biết sử dụng Excel, Gmail, Google Drive thành thạo.

• Có kinh nghiệm dùng PMS (nếu có), hệ thống OTA, CRM là lợi thế.

• Giao tiếp tốt tiếng Việt và tiếng Anh (bắt buộc) để trao đổi với khách quốc tế qua email/điện thoại.

Tính cách & thái độ:

• Chăm chỉ, cẩn thận, chủ động trong công việc.

• Giao tiếp thân thiện, giải quyết tình huống linh hoạt.

• Có tình yêu với thiên nhiên, trải nghiệm địa phương và du lịch bền vững.

4. QUYỀN LỢI:

• Thu nhập: lương cố định + thưởng hiệu suất (tùy theo mô hình vận hành).

• Chế độ: Ăn ở tại khu nghỉ (nếu làm việc tại cơ sở), BHXH, nghỉ phép, các quyền lợi khác theo quy định công ty.

• Cơ hội phát triển: Làm việc trong môi trường boutique resort có tính trải nghiệm cao, cơ hội tiếp xúc khách hàng quốc tế, xây dựng kỹ năng vận hành chuỗi.

• Văn hóa: Tôn trọng, nhân văn, gắn với cộng đồng địa phương và thiên nhiên.