Sales Admin Cum Receptionist (Real Estate)

Mô tả công việc/ Job description:

1. Hỗ trợ đại lý/ Agent support:

• Quản lý nhóm các đại lý, hỗ trợ đại lý về thủ tục thanh toán phí môi giới.

• Cập nhật & Thông báo các chính sách bán hàng liên quan của dự án theo Tháng/Quý.

• Quản lý giỏ hàng công bố ra cho đại lý.

• Hỗ trợ các sự kiên bán hàng cùng đại lý.

• Làm các báo cáo liên quan tới giỏ hàng bán ra, thanh toán phí môi giới của đại lý, … và các báo cáo khác theo yêu cầu.

• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.

• Manage the network of agents and support them with brokerage fee payment procedures.

• Update and announce monthly/quarterly project-related sales policies to agents.

• Manage the official inventory list released to agents

• Support sales events in collaboration with agents.

• Prepare reports related to sold inventory, brokerage fee payments, and other reports as requested.

• Perform other agent-related tasks as assigned by the management.

2. Hỗ trợ khách hàng/ Customer support:

• Soạn thảo và hướng dẫn Khách hàng ký kết các hồ sơ giao dịch mua bán căn hộ: Thỏa thuận đặt cọc, ký HĐMB, Làm hồ sơ chuyển nhượng Hợp đồng mua bán cho khách hàng, tất toán HĐMB, thanh lý HĐMB, ...

• Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị hồ sơ pháp lý, nộp thuế và hoàn thiện thủ tục xin cấp GCN.

• Quản lý & xử lý công nợ đến hạn và quá hạn: Phối hợp kế toán để lập báo cáo thủ tục, công nợ định kỳ/quá hạn gửi tới khách hàng.

• Quản lý và xử lý hồ sơ vay vốn của khách hàng

• Quản lý lưu trữ các chứng từ hợp đồng, thanh lý, ...

• Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng sau bán tại dự án: Giải đáp thắc mắc, khiếu nại, hướng dẫn các thủ tục phát sinh, ...

• Tiếp nhận đặt lịch ký kết hồ sơ với khách hàng, đối chiếu doanh số bán hàng, hỗ trợ các sự kiện bán hàng, ...

• Thực hiện các báo cáo về công nợ, về tình trạng thủ tục với khách hàng và các báo cáo khác theo yêu cầu.

• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.

• Draft and guide customers in signing transaction documents for apartment purchases, including Deposit Agreements, Sales and Purchase Agreements (SPAs), procedures for SPA transfers, SPA finalization, SPA termination, etc.

• Assist customers in preparing legal documents, fulfilling tax obligations, and completing procedures for Certificate of Ownership application.

• Manage and handle due and overdue receivables: coordinate with the accounting department to prepare periodic/overdue debt reports to be sent to customers.

• Manage and process customers’ mortgage application documents.

• Organize and archive contracts, liquidation documents, and other transaction-related paperwork.

• Provide post-sale customer care for the project: handle inquiries, complaints, and guide customers through arising procedures.

• Schedule signing appointments with customers, reconcile sales figures, and support sales events.

• Prepare reports on receivables, document processing status with customers, and other reports as required.

• Perform other tasks assigned by the management.

3. Thực hiện công tác lễ tân & hành chính/ Reception & Administrative tasks:

• Trực quầy lễ tân, đón tiếp và hướng dẫn khách đến tham quan.

• Dẫn khách xuống thăm quan căn hộ mẫu tại dự án, giới thiệu nội thất bàn giao tại căn hộ & quản lý đồ bảo hộ dành cho khách tham quan tại công trình dự án.

• Xử lý các cuộc gọi từ hotline hỗ trợ khách hàng và yêu cầu dịch vụ.

• Quản lý thư điện tử và phản hồi các yêu cầu từ khách hàng.

• Thực hiện các công việc hành chính: Yêu cầu thanh toán, hóa đơn và xử lý dịch vụ EMS.

• Quản lý các vật tư văn phòng: đồ dùng văn phòng, thiết bị và đồ đạc.

• Hỗ trợ quản lý trong các công việc vận hành hàng ngày, bàn giao căn hộ, kiểm tra và hỗ trợ khách tham quan.

• Phối hợp các phòng ban liên quan triển khai thực hiện kế hoạch chăm sóc và thăm hỏi khách hàng trong các dịp lễ, tết, ...

• Hỗ trợ các sư kiện bán hàng của dự án.

• Làm các báo cáo liên quan tới lượng khách hàng tới thăm quan nhà mẫu, kênh hotline và các báo cáo khác theo yêu cầu.

• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.

• Staff the reception desk, welcome and guide customers coming for Sales Gallery.

• Take guests to visit the model apartment at the project, introduce the interior handover at the apartment & manage protective gear for visitors at the project site.

• Handle incoming calls from the customer support hotline and service requests.

• Manage email communications and respond to customer inquiries.

• Perform administrative tasks such as payment requests, invoicing, and EMS service handling.

• Manage office supplies, equipment, and furnishings.

• Assist the management team with daily operations, apartment handovers, inspections, and visitor support.

• Coordinate with relevant departments to carry out customer care plans and holiday greetings during special occasions (e.g. Tet, holidays, etc.).

• Support project sales events.

• Prepare reports related to model unit visitor traffic, hotline interactions, and other reports as requested.

• Perform other tasks assigned by the management.

Nội dung công việc sẽ trao đổi chi tiết tại buổi phỏng vấn.

Job details will be discussed at the interview.

Thời gian làm việc: 9:00 AM - 6:00 PM, 7-9 ngày nghỉ/tháng không cố định thứ 7 & Chủ nhật.

Working hours: 9:00 AM - 6:00 PM, 7-9 days off/month, not fixed on Saturday & Sunday.

• Nữ, Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành liên quan.

• Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm liên quan đến công việc Sales Admin các dự án bất động sản.

• Có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh cơ bản.

• Kỹ năng tin học văn phòng Microsoft Office (Word, Excel, Power point, Outlook) thành thạo.

• Kỹ năng giao tiếp tốt, hòa đồng, thân thiện.

• Có tinh thần trách nhiệm cao, có khả năng lập kế hoạch, tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả.

• Chịu khó, chăm chỉ và tập trung công việc.

• Chịu được áp lực cao trong công việc.

• Female, College degree or higher in related majors.

• At least 2 years of working experience related to Sales Admin work for real estate projects.

• Basic English communication skills.

• Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Good communication skills, sociable, and friendly.

• Highly responsible, with strong planning and time management skills.

• Hardworking, diligent and focused on work.

• Able to withstand high pressure at work.

Quyền lợi được hưởng/ Benefits:

• Lương và thưởng theo quy định của Công ty (trao đổi cụ thể khi phỏng vấn, thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm).

• Được tham gia đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật lao động Việt Nam hiện hành. Ngoài ra, còn được tham gia chương trình Bảo hiểm Sức khỏe Bảo Việt theo quy định của Công ty.

• Được hưởng các chế độ công đoàn (hiếu hỉ, ốm đau, ma chay, …).

• Được hưởng các chế độ phúc lợi theo quy định của Công ty.

• Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp và định hướng phát triển bền vững.

• Salary and bonus according to the regulations of the Company (specifically discussed during interview, negotiated according to capacity and experience).

• To fully participate in social insurance, health insurance and unemployment insurance regimes in accordance with the current Vietnamese Labor Law. In addition, they can also participate in Bao Viet Healthcare Insurance program according to the Company's regulations.

• The union regimes, the welfare regimes according to the Company's regulations.

• Working in a professional environment and sustainable development.