Sales Assistant, Customer Support, Logistics & Admin

We are seeking a motivated and detail-oriented individual to join our team as a Sales Assistant, Customer Support, Logistics & Admin. This is a multi-functional role that supports sales operations, customer service, logistics coordination, and administrative tasks to ensure smooth daily operations. This role includes regular communication with key stakeholders and team members in Australia so fluency in English and Vietnamese is a requirement.

Key Responsibilities:

• Support the sales team in preparing quotations, processing orders, stocking and following up with existing & potential clients.

• Handle customer inquiries/issues professionally and efficiently.

• Coordinate with logistics partners to ensure timely and accurate deliveries.

• Prepare and manage shipping documents, invoices, and delivery notes.

• Maintain accurate records of sales transactions, inventory, and customer data in SAP system.

• Assist in administrative tasks such as banking, finance, account balance and office coordination

• Work closely with internal departments to resolve issues and enhance customer satisfaction.

________________________________________

Vietnamese:

Chúng tôi đang tìm kiếm một ứng viên năng động và có trách nhiệm để đảm nhận vị trí Trợ lý Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng, Logistics & Hành chính Văn phòng. Đây là một vai trò đa nhiệm, hỗ trợ các hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng, logistics và hành chính nhằm đảm bảo hoạt động hàng ngày diễn ra suôn sẻ.Công việc đòi hỏi việc giao tiếp với các nhà cung cấp và thành viên trụ sở Úc nên yêu cầu bắt buộc với việc giao tiếp giữa tiếng Anh và Việt.

Nhiệm vụ chính:

• Hỗ trợ bộ phận kinh doanh trong việc chuẩn bị báo giá, xử lý đơn hàng, stock hàng,... và theo dõi nhu cầu khách hàng hiện có và tiềm năng.

• Trực tiếp trả lời các yêu cầu/ vấn đề của khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

• Phối hợp với đơn vị logistics để đảm bảo giao hàng đúng hạn và chính xác.

• Chuẩn bị và quản lý chứng từ vận chuyển, hóa đơn và phiếu giao hàng.

• Cập nhật chính xác dữ liệu giao dịch bán hàng, tồn kho và thông tin khách hàng trong hệ thống SAP.

• Thực hiện các công việc hành chính như ngân hàng, tài chính, theo dõi công nợ và các công việc hành chính khác.

• Làm việc chặt chẽ với các phòng ban để giải quyết vấn đề và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

• Bachelor’s degree or equivalent in Business, Logistics, Administration, or related field.

• Minimum 4–5 years of experience (Senior) or Minimum 2 years (Junior) in sales support, customer service, logistics, or administrative roles.

• Excellent communication skills in both English and Vietnamese (written and spoken).

• Proficient in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) and office equipment.

• Strong attention to detail, time management, and organizational skills.

• Proactive attitude, problem-solving mindset, and ability to multitask.

• Capable of working independently and collaboratively in a team environment.

________________________________________

Vietnamese:

• Tốt nghiệp đại học hoặc trình độ tương đương chuyên ngành Kinh doanh, Logistics, Hành chính hoặc lĩnh vực liên quan.

• Tối thiểu 4–5 năm kinh nghiệm hoặc tối thiểu 2 năm trong các vị trí hỗ trợ kinh doanh, chăm sóc khách hàng, điều phối vận chuyển hoặc hành chính.

• Kỹ năng giao tiếp xuất sắc bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt (nói và viết).

• Thành thạo các ứng dụng Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) và thiết bị văn phòng.

• Kỹ năng quản lý thời gian, chú ý đến chi tiết và tổ chức tốt.

• Chủ động, có tinh thần giải quyết vấn đề và có khả năng làm nhiều việc cùng lúc.

• Có khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp nhóm hiệu quả.