Secretary to CEO ( Thư ký Tổng Giám Đốc )

Chúng tôi đang tìm kiếm một Thư ký/Trợ lý cá nhân người Việt Nam giàu kinh nghiệm hỗ trợ CEO sắp xếp lịch trình, công việc và đảm bảo hoạt động hàng ngày hiệu quả - tối ưu. Vị trí này sẽ làm việc tại Hồ Chí Minh và thường xuyên tháp tùng CEO trong các chuyến công tác trong và ngoài nước.

Vai trò và trách nhiệm:

• Tiếp nhận, sắp xếp và lên lịch trình làm việc, kế hoạch công tác và thông báo lịch làm việc của CEO theo ngày/ tuần/ tháng.

• Làm cầu nối liên lạc, trao đổi công việc, thông tin giữa các bộ phận với CEO và đón tiếp khách của CEO.

• Phối hợp với các Đơn vị/ Phòng ban có liên quan tổ chức các cuộc họp, các buổi làm việc, tiếp khách, các chuyến đi công tác trong và ngoài nước của CEO.

• Sắp xếp lịch trình và nội dung các chuyến đi công tác trong và ngoài nước của CEO Hội đồng quản trị; chuẩn bị visa, passport, vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón và các thứ cần thiết khác trong phạm vi được yêu cầu.

• Đảm nhiệm vai trò quản lý thu chi cơ bản các chi phí của CEO.

• Xử lý nhanh, chính xác các cuộc điện thoại từ bên ngoài hoặc từ các bộ phận khác gọi đến cho CEO.

• Phối hợp với các bộ phận trong Công ty để nắm bắt nội dung, chuẩn bị tài liệu liên quan đến cuộc họp, soạn thảo thông báo, thư mời dự họp và tổ chức cuộc họp theo yêu cầu của CEO Hội đồng quản trị.

• Quản lý, kiểm soát trong quá trình tiếp nhận, lưu trữ và lưu chuyển những thư tín, công văn và chịu trách nhiệm về các thông tin mang tính bảo mật có liên quan đến cá nhân của CEO.

• Biên- phiên dịch, thư ký các cuộc họp do CEO chủ trì.

• Kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của các tài liệu và hồ sơ trước khi trình lên CEO để phê duyệt.

• Thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào khác do CEO giao.

• Tốt nghiệp cử nhân trở lên về ngân hàng, tài chính, đầu tư, kinh tế…

• Kinh nghiệm 4 năm trở lên ở các vị trí/chức danh tương đương (Trợ lý CEO, Thư ký Hội đồng quản trị, Trợ lý cá nhân ...), ưu tiên ứng viên đã làm việc trong các tập đoàn lớn tại VN, MNCs hoặc trực tiếp làm việc/ phục vụ VVIPs.

• Khéo léo, tinh tế trong giao tiếp, hành xử. Tiếng anh thành thạo tương đương 7.0 Ielts, biết thêm ngoại ngữ thứ 2 là điểm cộng.

• Hiểu biết về tài chính, kế toán.

• Ngoại hình ưa nhìn, sáng, tạo thiện cảm cho người đối diện.

• Kỹ năng quản lý thời, đa nhiệm.

• Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch hiệu quả, làm việc tốt ở cả trong đội nhóm và độc lập. Chú ý đến chi tiết và độ chính xác.

• Sức khỏe tốt. Sẵn sàng đi công tác với thường xuyên và thích nghi tốt với môi trường đa văn hóa, đa quốc gia cũng như các vấn đề như chênh lệch múi giờ.