Specialist, Office Administrator

A. Dịch vụ Hỗ trợ Đội ngũ kinh doanh các kênh phân phối Bảo hiểm

I. Quản lý nghiệp vụ CS

1. Giám sát HSYCBH/BNTP nộp vào

2. Đối soát tiền mặt thu tại quầy

• Kiểm quỹ tiền mặt tại quầy và Đóng sổ

• Hoàn tất thủ tục nộp tiền vào ngân hàng (Pick up)

3. Theo dõi nghiệp vụ POS tại quầy

• Đồi chiếu báo cáo thu tiền từ máy POS và hệ thống eBao

• Giải đáp thắc mắc cho khác hàng/Agent các nghiệp vụ phát sinh liên quan

4. Giám sát và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến HSYCBH/HĐBH

• Tiếp nhận và giải đáp kịp thời các thắc mắc của Khách hàng/Agent/Đối tác các vấn đề liên quan đến HSYCBH/HĐBH

• Kiểm tra trạng thái các eReceipt đã khời tạo cho nhân viên (nếu có)

• Thực hiện các nghiệp vụ PS trên hệ thống. Tạo thư cho Khách hàng/ Đối tác yêu cầu bổ sung chứng từ/thông tin (nếu có)

II. Quản lý nghiệp vụ AA

1. Giám sát việc cấp phát HSYCBH/BNTP trực tiếp cho agency và Đối tác: Cuối mỗi ngày: kiểm tra đối chiếu file ký nhận cấp phát (H-copy) & file hệ thống

2. Giám sát tình hình hồ sơ tuyển dụng

• Giám sát hồ sơ tuyển dụng tuân thủ theo qui trình hiện hành

• Giám sát số lượng cấp Mã số đại lý, số lượng công cụ kinh doanh đã phát và số lượng Đại diện Kinh doanh đã ký Hợp đồng Đại lý của mỗi khóa học

• Báo cáo tình hình lớp học gửi OA Vùng/Miền

3. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến cấu trúc

• Gửi cấu trúc đội ngũ Agent tuyển ngang cho DC xét duyệt

• Cập nhật cấu trúc mới cung cấp DC khi có thăng cấp, bãi nhiệm

III. Quản lý Hành chính Văn phòng

1. Giám sát và kiểm kê kho hàng khuyến mãi hàng tháng và tài sản cố định

2. Thực hiện các nghiệp vụ hành chính văn phòng

• Theo dõi và gia hạn hợp đồng dịch vụ

• Đánh giá tình hình Bảo vệ và vệ sinh trong văn phòng, gửi báo cáo về OA Miền

• Giám sát và gửi báo cáo tình hình văn phòng về DS_HO

• Thực hiện thủ tục thanh toán các chi phí tại VP: điện, nước, gửi thư, Internet, điện thoại, nước uống, Photo, Giấy, văn phòng phẩm…

• Các báo cáo về CI: tham dự họp, viết biên bản, scan báo cáo, liên hệ đội ngũ thông báo lịch họp

• Quản lý petty cash, các chi phí phát sinh lặt vặt của Văn phòng

3. Hằng quý, kiểm tra tình hình sử dụng HSYCBH/BNTP điện tử & hoàn tất báo cáo tổng hợp gửi về OA Miền

IV. Hỗ trợ AMD và Đội ngũ Kinh doanh

1. Hỗ trợ Đội ngũ Kinh doanh

• Cài đặt và hướng dẫn sử dụng email, VDI, máy in, BBQ...

• Reset password cho đội ngũ.

• Giải đáp thắc mắc cho đôi ngũ các vấn đề liên quan đến thu nhập, thi đua, thưởng…

2. Tham dự các buổi họp tại Văn phòng Kinh doanh

• Lắng nghe, ghi nhận thông tin phản hồi báo cáo về phòng/ban/AMD cấp Vùng/Miền

• Cập nhật, hướng dẫn các thay đổi trong hoạt động: eApp, eCard, Smart Agency,….

3. Triển khai các dự án Digital của công ty

• Huấn luyện và hỗ trợ đội ngũ sử dụng các chương trình Digital của công ty (eRecruitment, eCard, eApp, eContract, SmartAgency, ePolicy, eClaim….)

• Lắng nghe đóng góp ý kiến của đội ngũ phản hồi về trụ sở chính

• Đề xuất ý tưởng cải tiến hệ thống và các dự án eProjects

4. Hỗ trợ các công việc hành chánh cho AMD văn phòng

• Tham mưu cho AMD các chương trình thi đua để đẩy mạnh doanh thu và hoạt động của Văn phòng

• Cập nhật tiến độ và tổng kết các chương trình thi đua của Văn phòng

• Liên hệ/động viên AR/AL, nhắc AR/AL nộp phí để đạt thưởng

• Cập nhật cho AMD các tình hình của Agent thường gặp cả tích cực và tiêu cực

• Hỗ trợ các hoạt động hội họp, sự kiện chung của Văn phòng/Công ty

B. Dịch vụ chăm sóc Khách hàng

1. Chăm sóc Khách hàng VIP: tặng quà sinh nhật Khách hàng VIP hàng tháng

2. Thực hiện gọi điện chăm sóc khác hàng thuộc các dự án do DS quản lý

3. Tham gia các dự án về chăm sóc & nâng cao trải nghiệm Khách hàng khác do công ty ban hành tại từng thời điểm.

4. Thực thi các hoạt động/dự án nhằm đẩy mạnh tỉ lệ thu phí K2, kiểm tra chất lượng tư vấn Hồ sơ yêu cầu bảo hiểm cũng như chất lượng dịch vụ Khách hàng để từ đó cải thiện, góp phần gia tăng trải nghiệm Khách hàng & tỉ lệ duy trì hợp đồng

• Tốt nghiệp Đại học/Cao Đẳng

• Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm hành chính văn phòng

• Giao tiếp tốt

• Nhanh nhẹn, trung thực, chăm chỉ

• Khả năng vi tính: Excel, Word, Power Point, email

• Chịu được áp lực