Thư Ký Ban Quản Lý Dự Án

Mô tả chung

Thư ký Ban Quản lý dự án chịu trách nhiệm thực hiện các công việc chăm sóc khách hàng, tiếp nhận và phản hồi thông tin đến khách hàng, thực hiện phát hành thông báo phí và thu phí tại dự án và thực hiện các công việc hành chính.

Trách nhiệm chính

1. Quản lý doanh thu- chi phí.

• Thống kê doanh thu, chi phí Ban theo kế hoạch, hợp đồng.

• Thực hiện công tác thu phí đúng tiến độ, đảm bảo doanh thu Ban

• Thông báo thu phí, nợ phí, giám sát, báo cáo công tác thu phí, thu nợ phí

• Tổng hợp chi phí theo kế hoạch, tháng, quý năm.

• Giám sát báo cáo chi phí của Ban.

• Cập nhật, tổng hợp doanh thu, chi phí mỗi ngày, tuần, tháng.

• Kiểm tra, giám sát việc sử dụng vé xe vãng lai của các nhân viên bảo vệ.

• Thu các loại phí từ cư dân / khách hang: Phí quản lý, nước, giữ xe, phí

khác

• Lập các phiếu thu/ chi thanh toán khác

• Thu phí và nộp tiền đã thu về công ty theo đúng quy định quản lý tài

chính.

2. Chăm sóc khách hàng.

• Tiếp nhận, các phản ánh, yêu cầu của khách hàng.

• Sắp xếp lịch, thời gian giải quyết những yêu cầu của khách hàng.

• Lập nhật ký ghi nhận các phản ánh, yêu cầu của khách hàng, tiến độ giải

quyết, ngày hoàn tất.

• Tiếp nhận, giải quyết các thủ tục, đăng ký dịch vụ của khách hàng.

• Hướng dẫn, hỗ trợ các thủ tục liên quan đến căn hộ, tiên ích, lợi ích của

khách hàng.

• Câp nhật thông tin khách hàng.

Trình độ / Kinh nghiệm

• Tốt nghiệp đại học – cao đẳng, trung cấp;

• Ưu tiên cho người có kinh nghiệm làm việc ở vị trí kế toán hoặc tương đương;

• Chứng chỉ hành nghề;

Kỹ năng chuyên môn

• Kiến thức về ngành kế toán tài chính;

• Kiến thức chung về kinh doanh bất động sản và dịch vụ sau bán hàng, chăm sóc khách hàng;

• Hiểu biết cơ bản về luật xây dựng, nhà ở, chung cư, các quy định của chính phủ và các vấn đề pháp lý liên quan đến Đầu tư –kinh doanh Bất Động Sản (BĐS), kỹ thuật xây dựng;

• Hiểu rõ về sản phẩm và dịch vụ do công ty cung cấp để giới thiệu, tư vấn và chăm sóc tốt cho khách hàng;

• Kiến thức chung về dịch vụ chăm sóc khách hàng (đánh giá nhu cầu, đáp ứng chất lượng dịch vụ, đánh giá mức độ thỏa mãn của khách hàng);

• Phải có kỹ năng mềm (giao tiếp, ứng xử, leadership, văn hóa doanh nghiệp, .....).

Năng lực

• Khả năng sáng tạo và áp dụng các kiến thức quản lý mới trong công việc thực tế;

• Khả năng xử lý tình huống linh hoạt;

• Khả năng đàm phán, thương lượng, thuyết phục, thuyết trình trước đám đông;

• Kỹ năng giao tiếp tốt (biết lắng nghe, trình bày ý kiến rõ ràng, súc tích);

• Kỹ năng hướng dẫn, giải trình tốt;

• Kỹ năng quản lý thời gian tốt, biết sắp xếp và phân bổ, điều phối nhân viên, công việc phù hợp.