Thư Ký Ban Tổng Giám Đốc

Mục đích công việc: Giúp việc cho Ban Tổng Giám đốc trong công tác thư ký, hành chính, đối ngoại.

Nội dung công việc:

1. Xử lý hồ sơ, văn bản trình Ban TGĐ, hồ sơ, văn bản Ban TGĐ trình HĐQT

- Tiếp nhận, vào sổ hồ sơ đến; kiểm tra/rà soát hồ sơ, văn bản trình Ban TGĐ; hồ sơ, văn bản Ban TGĐ trình HĐQT;

- Trao đổi, hướng dẫn Đơn vị, cá nhân hoàn thiện hồ sơ, văn bản trình để đảm bảo hồ sơ, văn bản đó đủ điều kiện trình lên Ban TGĐ;

- Tập hợp, tổng hợp các hồ sơ, văn bản trình để trình ký, báo cáo Ban TGĐ; Có thể đưa ra ý kiến phân tích, đánh giá đối với các hồ sơ, tài liệu trình ký (nếu có);

- Lưu hồ sơ, tài liệu; trả kết quả cho Đơn vị; theo dõi hồ sơ theo chỉ đạo của Ban TGĐ;

2. Các công việc thư ký tổng hợp

- Làm cầu nối liên lạc, trao đổi công việc, thông tin giữa các Đơn vị, cá nhân, tổ chức với Ban TGĐ;

- Chuẩn bị tài liệu họp cho Ban TGĐ; Ghi chép nội dung cuộc họp, soạn thảo biên bản họp và/hoặc các văn bản truyền đạt chỉ đạo, ý kiến của Ban TGĐ;

- Soạn thảo các văn bản, tài liệu theo chỉ đạo của Ban TGĐ;

- Văn bản hóa các chỉ đạo của Ban TGĐ và truyền đạt đến các Đơn vị, cá nhân;

- Nhắc Đơn vị, cá nhân về các thời hạn công việc được Ban TGĐ giao; Tập hợp báo cáo, kết quả công việc của Đơn vị, cá nhân để báo cáo Ban TGĐ;

- Soạn thảo, rà soát các văn bản, hồ sơ, hợp đồng… theo chỉ đạo của Ban TGĐ;

- Thực hiện các nghiên cứu, phân tích, báo cáo theo chỉ đạo của Ban TGĐ;

- Đầu mối/Tham gia xây dựng các quy trình, quy định nội bộ liên quan đến phạm vi công việc phụ trách;

3. Các công việc thư ký hành chính

- Sắp xếp lịch làm việc, các cuộc hẹn, kế hoạch công tác cho Ban TGĐ;

- Đầu mối chuẩn bị các chương trình công tác của Ban TGĐ;

- Đầu mối/Tham gia tổ chức các buổi họp, chương trình làm việc do Ban TGĐ chủ trì/tham gia;

- Tiếp nhận, xử lý các công văn, thư tín, email… gửi đến Ban TGĐ;

- Phiên dịch, biên dịch tài liệu khi có yêu cầu;

4. Công việc đối nội, đối ngoại, khánh tiết

- Đầu mối liên hệ việc và đón tiếp khách của Ban TGĐ; Tham gia điều phối công tác hậu cần để tổ chức sự kiện đón tiếp khách của Ban TGĐ;

- Tham dự và hỗ trợ Ban TGĐ trong các buổi gặp gỡ, giao thương với đối tác, khách hàng;

- Tham dự các chương trình, sự kiện theo chỉ đạo của Ban TGĐ;

- Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các đơn vị trong và ngoài Tập đoàn để phục vụ công việc được phân công.

5. Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của cấp có thẩm quyền

Quyền hạn:

- Quyền tiếp nhận các báo cáo, thông tin, tài liệu cần trình đến Ban TGĐ;

- Quyền trao đổi, làm rõ thông tin, tài liệu, yêu cầu bổ sung thông tin, tài liệu (nếu cần) đối với các Đơn vị, cá nhân trước khi trình lên Ban TGĐ;

- Quyền yêu cầu các Đơn vị, cá nhân phối hợp theo chức năng, nhiệm vụ để thực hiện các công việc phục vụ cho Ban TGĐ;

- Các quyền hạn khác theo phân quyền/ ủy quyền.

1. Trình độ:

-Tốt nghiệp đại học trở lên theo chuyên ngành liên quan đến Luật, Kinh tế, Quản trị kinh doanh,...;

- Ngoại ngữ tốt (Tiếng Anh và tiếng Trung).

2. Kiến thức:

- Là người có kiến thức tổng thể về hoạt động của doanh nghiệp;

- Có hiểu biết về các lĩnh vực hoạt động của Tập đoàn.

3. Kinh nghiệm:

- Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

4. Kỹ năng:

- Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc;

- Khả năng giao tiếp, thu thập, xử lý thông tin, giải quyết vấn đề nhanh và chịu được áp lực công việc cao;

5. Phẩm chất cá nhân:

- Trung thực, tinh tế, chủ động, sáng tạo, linh hoạt, khéo léo.

Quyền lợi:

- Thu nhập thỏa thuận theo năng lực

- Hỗ trợ ăn trưa tại Công ty

- Thời gian: 40h/tuần (làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu), được nghỉ các ngày Lễ Tết trong năm.

- Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp.

- Chính sách phúc lợi đầy đủ: BHXH, khám sức khỏe toàn diện hàng năm, thưởng Lễ Tết, sinh nhật, lương tháng 13 ...