Thư ký cấp cao của Chủ tịch HĐQT (PV trước Tết, đi làm sau Tết)

1. Quản lý lịch trình công việc Chủ tịch

 Đầu mối tiếp nhận thông tin từ đối tác/công ty/đơn vị trong hệ thống đăng ký lịch làm việc với Chủ tịch;

 Sắp xếp, quản lý lịch làm việc/họp/gặp gỡ… của Chủ tịch với các bên; Sắp xếp địa điểm và lịch trình;

 Quản lý lịch công tác trong và ngoài nước của Chủ tịch;

 Phối hợp với hành chính Công ty trong việc tổ chức lưu trú/đi lại/lịch trình tại nơi Công tác;

2. Theo dõi, nhắc lịch, chuẩn bị tài liệu làm việc và ghi biên bản họp

 Tham gia các cuộc họp do Chủ tịch chủ trì và ghi biên bản họp, trình ký và ban hành biên bản họp đến các bên liên quan;

 Phối hợp với các bên liên quan nhằm chuẩn bị chương trình, tài liệu, báo cáo, bài phát biểu, thông điệp theo yêu cầu.

 Cập nhật việc thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch trong các biên bản họp;

 Báo cáo kết quả thực hiện đầu việc đến Chủ tịch.

3. Đối ngoại – Quan hệ đối tác, hiệp hội

 Hỗ trợ Chủ tịch trong công tác đối ngoại với: Đối tác chiến lược; Hiệp hội ngành nghề; Tổ chức, cơ quan, khách mời cấp cao...;

 Đề xuất hình thức, cách thức thực hiện;

 Đại diện Chủ tịch tham dự, phối hợp hoặc xử lý công việc đối ngoại khi được ủy quyền.

5. Hỗ trợ cá nhân

 Thực hiện các công việc hỗ trợ cá nhân: chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, visa, đặt lịch trình, kiểm tra email, in ấn, sắp xếp đồ dùng, quà tặng…

 Điều phối phương tiện đưa đón Chủ tịch hàng ngày hoặc theo lịch công tác.

6. Công việc phối hợp (các công việc cần thực hiện cùng phòng ban/bộ phận/cá nhân khác):

 Phối hợp cùng các phòng ban khác trong việc tổ chức các hoạt động/ sự kiện nội bộ

 Các công việc khác theo yêu cầu trực tiếp từ Chủ tịch HĐQT.

- Trình độ học vấn/chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Ngoại giao, Truyền thông, Hành chính văn phòng, Thư ký...

- Kinh nghiệm: Có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý/Thư ký tại tập đoàn, công ty đa ngành, môi trường HĐQT

- Năng lực chuyên môn:

+ Kỹ năng quản lý lịch làm việc và và quản lý thời gian xuất sắc.

+ Kỹ năng giao tiếp và đối ngoại

+ Kỹ năng ghi chép & tổng hợp thông tin

+ Năng lực tổ chức hậu cần & phương tiện

- Kỹ năng/ngôn ngữ sử dụng:

+ Kỹ năng giao tiếp tốt, linh hoạt, tế nhị, chuyên nghiệp trong môi trường đối ngoại.

+ Khả năng giao tiếp tiếng Anh tốt – bắt buộc.

+ Kỹ năng sử dụng công nghệ tốt; ưu tiên biết AI tools, quản trị lịch – tài liệu số.

- Thái độ/phẩm chất:

+ Có tinh thần chủ động, bảo mật thông tin và sẵn sàng linh hoạt thời gian theo lịch công việc của Chủ tịch.

+ Chín chắn, điềm tĩnh, chịu được áp lực cao.

+ Ngoại hình chỉn chu, phong thái chững chạc, biết cách tạo thiện cảm.