Thư Ký Tổng Giám Đốc (Personal Assistant)

Vị trí này sẽ báo cáo trực tiếp cho Tổng Giám đốc

Mô tả công việc:

- Trợ lý hành chính trực tiếp cho Tổng Giám đốc trong các công việc hàng ngày, bao gồm: sắp xếp, tổ chức các cuộc họp, lịch gặp đối tác, lịch đi công tác... hệ thống hóa đồng bộ lịch làm việc để tự động nhắc việc trên hệ thống

- Ghi biên bản trong các cuộc họp do TGĐ chủ trì theo chỉ định

- Tiếp nhận, sàng lọc và xử lý các cuộc gọi, thư tín của TGĐ

- Thư ký cá nhân đảm bảo công tác phục vụ chăm lo sức khỏe của TGĐ: khám sức khỏe định kỳ, xử lý khi phát sinh vấn đề sức khỏe, làm việc với đơn vị bảo hiểm…

- Chuẩn bị hoa quả, trà nước và công việc hậu cần cho Tổng giám đốc và khách của Tổng giám đốc

- Lập và cập nhật các kế hoạch công tác của TGĐ; Thực hiện hậu cần các chuyến đi công tác, thủ tục visa, giấy tờ cá nhân, vé máy bay, khách sạn….

- Tập hợp hồ sơ trình ký, thực hiện trình ký hoặc điều phối lịch trình ký tùy trường hợp

- Truyền đạt thông tin của Tổng Giám đốc tới các phòng ban, bộ phận, nhận thông tin phản hồi khi cần để tổng hợp báo cáo

- Liên hệ và làm việc trực tiếp với khách hàng, đối tác dưới sự điều động của Tổng Giám đốc

- Biên tập, dịch thuật, soạn thảo các tài liệu, văn bản, báo cáo…. của Tổng Giám đốc khi có yêu cầu.

- Quản lý và lưu trữ an toàn thông tin cá nhân, hình ảnh của Tổng giám đốc

- Thực hiện các thanh toán chi phí liên quan đến TGĐ

- Giải quyết các công việc khác theo yêu cầu chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc

1. Kinh nghiệm:

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên

- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

- Sẵn sàng đi công tác

- Ưu tiên ứng viên đã từng làm vị trí tương tự tại các công ty kinh doanh đa lĩnh vực, ngành nghề, đã lập gia đình, có định hướng gắn bó làm việc lâu dài, có kiến thức cơ bản về các sản phẩm, dịch vụ và lĩnh vực hoạt động của công ty;

2. Tính cách:

- Trung thực, biết lắng nghe.

- Nhiệt tình, vui vẻ, hòa nhã.

- Nhanh nhẹn, cẩn thận, nắm bắt công việc nhanh

- Tinh thần làm việc máu lửa, có trách nhiệm

3. Kỹ năng:

- Tiếng Anh văn phòng

- Kỹ năng giao tiếp và trình bày tốt

- Kỹ năng xây dựng và duy trì các quan hệ làm việc nhóm

- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, lập báo cáo

- Khả năng làm việc độc lập và xử lý tình huống tốt

- Kỹ năng hành chính văn phòng: xử lý văn bản, quản lý công văn, sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng.

- Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc

- Tác phong làm việc chuyên nghiệp

*QUYỀN LỢI:

- Môi trường làm việc thân thiện và năng động

- Thu nhập thỏa thuận

- Bảo hiểm sức khỏe bổ sung

- Một số quyền lợi khác