Trợ Lý Ban Giám Đốc/ Executive Assistant

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

Thực hiện các công việc hỗ trợ các hoạt động quản trị, vận hành và phát triển kinh doanh của Ban Giám đốc.

PHẠM VI CÔNG VIỆC

Báo cáo trực tiếp: Ban Giám đốc Chi nhánh

Số nhân viên quản lý: N/A

CÁC TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Hỗ trợ các công việc hàng ngày của Ban Giám đốc

* Quản lý lịch làm việc của Ban Giám đốc (BGĐ), bao gồm sắp xếp các cuộc họp, cuộc hẹn và các sự kiện liên quan khác.

* Sắp xếp và xử lý công tác hậu cần cho các cuộc họp và sự kiện của BGĐ: lên lịch họp, dự thảo chương trình nghị sự, biên soạn/tổng hợp và phân phối tài liệu thuyết trình, ghi chép và lưu trữ các biên bản cuộc họp.

* Sắp xếp hậu cần các chuyến công tác, làm việc với Khách hàng/Đối tác của BGĐ.

* Soạn thảo các văn bản và chuẩn bị các tài liệu theo yêu cầu của BGĐ.

* Lưu trữ và truy xuất hồ sơ, tài liệu và báo cáo ở cấp độ chi nhánh/công ty.

2. Hỗ trợ các hoạt động quản trị vận hành của Ban Giám đốc

* Đóng vai trò là đầu mối liên lạc của BGĐ với các bên liên quan, cả bên trong và bên ngoài.

* Hoàn thành các nhiệm vụ hành chính khác nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho BGĐ có khả năng lãnh đạo tổ chức một cách hiệu quả, bao gồm: hỗ trợ các Dự án đặc biệt; thiết kế và soạn thảo các tài liệu, báo cáo và thuyết trình; soạn thảo và chuẩn bị thư từ; quản trị danh sách liên lạc, …

* Kiểm soát tiến độ thực hiện (timeline) các kết luận giao ban và/hoặc các công việc đã được BGĐ phân công, giao việc đến các cá nhân/bộ phận.

* Phối hợp với các phòng ban/bộ phận rà soát, chỉnh sửa/bổ sung, xây dựng các tiêu chuẩn chất lượng, quy định, quy trình, …

* Tiếp nhận, phân loại, kiểm tra, trình ký, theo dõi và chuyển trả hồ sơ/văn bản/giấy tờ trình ký của các phòng ban/bộ phận.

3. Tổng hợp báo cáo định kỳ và phát sinh của Ban Giám đốc

* Theo dõi, tổng hợp dữ liệu kinh doanh và báo cáo BGĐ.

* Tổng hợp báo cáo tuần, báo cáo tháng định kỳ của Chi nhánh gửi Tổng công ty.

* Tổng hợp, cập nhật dữ liệu các báo cáo phát sinh theo yêu cầu của BGĐ và Tổng công ty.

4. Thực hiện các dự án/nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao

* Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành về Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Ngoại ngữ hoặc các ngành có liên quan.

* Có ít nhất 3-5 năm kinh nghiệm tại vị trí Trợ lý Giám đốc hoặc các công việc tương tự.

* Sử dụng thành thạo Tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, …).

* Tiếng Anh giao tiếp tốt, ưu tiên có thể biên dịch tài liệu và phiên dịch các cuộc họp có nội dung giao tiếp thông thường.

* Có sự hiểu biết chung về các hoạt động quản trị của doanh nghiệp.

* Có kiến thức về các quy định liên quan và các tiêu chuẩn chất lượng trong doanh nghiệp.

* Có khả năng tổ chức, triển khai công việc một cách độc lập và quản lý thời gian tốt.

* Có kỹ năng tổng hợp, phân tích và viết báo cáo.

* Có khả năng giao tiếp hiệu quả trong nội bộ với các cấp lãnh đạo và nhân viên cũng như giao tiếp hiệu quả với các tổ chức và khách hàng bên ngoài.

* Tác phong chuyên nghiệp, tự tin.