Trợ Lý Giám Đốc (Chỉ Tuyển Nam)

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Hỗ trợ Giám đốc Điều hành trong công tác điều phối, giám sát và quản lý các hoạt động sản xuất – kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất bao bì, thùng carton. Vai trò này yêu cầu kỹ năng tiếng Anh xuất sắc, tư duy chiến lược, khả năng quản lý thời gian tốt và kiến thức thực tế về sản xuất công nghiệp.

QUYỀN HẠN

- Được thay mặt Giám đốc xử lý công việc trong phạm vi được ủy quyền:

• Giao tiếp và làm việc với các phòng ban, đối tác, khách hàng khi Giám đốc vắng mặt hoặc theo phân công.

• Ký nháy, kiểm tra hồ sơ, văn bản trước khi trình Giám đốc ký chính thức (nếu được ủy quyền).

- Được truy cập, tổng hợp và sử dụng thông tin từ các phòng ban:

• Yêu cầu cung cấp dữ liệu, báo cáo, kế hoạch từ các bộ phận phục vụ công việc tổng hợp, phân tích cho Giám đốc.

• Tham gia họp nội bộ với các phòng ban để nắm bắt thông tin vận hành, tiến độ sản xuất – kinh doanh.

- Tham gia đóng góp ý kiến trong các cuộc họp cấp quản lý:

• Được phép đưa ra kiến nghị, đề xuất giải pháp cải tiến liên quan đến công tác quản lý, điều hành.

• Tham gia xây dựng các kế hoạch, định hướng phát triển theo yêu cầu của Giám đốc.

- Được tiếp cận và sử dụng tài liệu, thông tin nội bộ ở cấp quản lý:

• Bao gồm kế hoạch sản xuất, báo cáo tài chính, hợp đồng, chiến lược phát triển công ty... nhằm phục vụ công việc báo cáo và tham mưu.

- Đề xuất phương án làm việc, lịch trình công tác cho Giám đốc:

• Được quyền lên kế hoạch, đề xuất lịch trình, nội dung họp, gặp gỡ khách hàng/đối tác cho Giám đốc duyệt.

- Tham gia điều phối các hoạt động liên phòng ban khi được giao nhiệm vụ:

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

1. Hỗ trợ điều hành

- Là đầu mối liên lạc giữa Giám đốc và các phòng ban, đối tác, khách hàng trong và ngoài nước

- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, công tác trong và ngoài nước cho Giám đốc.

- Soạn thảo văn bản, báo cáo, công văn, email, thuyết trình song ngữ Anh – Việt chuyên nghiệp.

- Ghi biên bản cuộc họp, theo dõi việc thực hiện các quyết định của Giám đốc.

- Phiên dịch trong các cuộc họp khi có yêu cầu, dịch tài liệu chuyên ngành khi cần

2. Hỗ trợ vận hành và sản xuất

- Theo dõi tiến độ các dự án, kế hoạch, báo cáo sản xuất được giao từ Giám đốc.

- Hỗ trợ kiểm tra và phân tích các chỉ số sản xuất (KPI), chi phí, năng suất, chất lượng…

- Tổng hợp thông tin thị trường, đối thủ, xu hướng trong ngành bao bì, giấy carton

- Rà soát hợp đồng, báo giá, hồ sơ chào thầu, thỏa thuận với nhà cung cấp

3. Điều phối & Truyền thông nội bộ

- Kết nối thông tin giữa Giám đốc và các trưởng bộ phận, đảm bảo thông suốt và kịp thời.

- Tổ chức các cuộc họp quản lý, đón tiếp khách hàng, đoàn công tác, kiểm tra nhà máy

- Theo dõi việc thực hiện các chỉ đạo từ Giám đốc, nhắc nhở và đôn đốc các phòng ban liên quan

- Bảo mật thông tin, hồ sơ tài liệu liên quan đến chiến lược kinh doanh và điều hành.

Yêu cầu bắt buộc: Nam độ tuổi 9x

1. Trình độ và kinh nghiệm:

Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Kỹ thuật công nghiệp, hoặc tương đương.

2. Kỹ năng và năng lực:

• Tiếng Anh thành thạo (nghe – nói – đọc – viết), tương đương IELTS 6.5 trở lên là lợi thế.

• Kỹ năng quản lý thời gian, tổ chức công việc và giải quyết vấn đề xuất sắc.

• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Có hiểu biết cơ bản về quy trình sản xuất, chất lượng, vận hành nhà máy.

• Tư duy logic, chi tiết, bảo mật và trung thực.

3. Ưu tiên:

• Đã từng làm việc với hệ thống ERP, phần mềm sản xuất.

• Có khả năng đọc hiểu bản vẽ kỹ thuật là lợi thế.

• Từng làm việc với khách hàng nước ngoài, nhà máy xuất khẩu.

• Chỉ tuyển Nam có kinh nghiệm và có thể tăng ca.

ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

- Thời gian làm việc: 8h-17h thứ 2 đến thứ 7

- Điều kiện làm việc đặc biệt khác: Làm thêm ngoài giờ khi có yêu cầu.