Trợ Lý Hội đồng điều hành

I. Vai trò:

• Chịu trách nhiệm hỗ trợ Hội đồng Điều hành tiếp nhận, truyền tải và giám sát các kế hoạch hành động, đảm bảo Ban/Phòng/Dự án vận hành hiệu quả, đúng định hướng, mục tiêu kinh doanh.

II. Nhiệm vụ trọng tâm:

Nhiệm vụ 1: Chịu trách nhiệm tiếp nhận, truyền tải và theo dõi kế hoạch triển khai các mục tiêu, kế hoạch hành động của Ban/Phòng/Dự án:

1.1 Đầu mối tiếp nhận, truyền tải và theo dõi việc thực hiện kế hoạch mục tiêu của các Ban/Phòng/Dự án, đảm bảo đúng định hướng, mục tiêu kinh doanh của Tập đoàn;

1.2 Tổng hợp, kiểm tra báo cáo thực hiện mục tiêu và báo cáo kịp thời các rủi ro, sai sót phát sinh; phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh;

Nhiệm vụ 2: Quản lý lịch trình và cuộc họp:

2.1 Tiếp đón và sắp xếp lịch trình, cuộc họp;

2.2 Đặt lịch họp nội bộ, thông báo, nhắc lịch những thành viên tham dự ghi biên bản họp, báo cáo,... theo yêu cầu;

2.3 Đảm bảo tài liệu cuộc họp được chuẩn bị đầy đủ, tổng hợp biên bản họp và triển khai kế hoạch công việc đến các Ban/Phòng/Dự án.

Nhiệm vụ 3: Quản lý và soát xét hồ sơ, tài liệu trình ký:

3.1 Kiểm soát chi tiết các hồ sơ, tài liệu trình ký, yêu cầu Ban/Phòng ban bổ sung các hồ sơ, tài liệu, nội dung cơ sở của tờ trình đề xuất;

3.2 Tóm tắt nội dung tờ trình đề xuất

3.3 Tiếp nhận, phân loại, luân chuyển và lưu trữ hồ sơ theo đúng phân quyền.

Nhiệm vụ 4: Thực hiện các công việc khác theo ủy quyền, yêu cầu của cấp trên.

1. Trình độ:

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên nghành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc tương đương;

• Có kiến thức về công tác Hành chính, Quản lý và lưu trữ hồ sơ (ISO, 5S);

2. Kiến thức:

• Hiểu cơ cấu tổ chức, đinh hướng và chiến lược của công ty từng thời kỳ;

• Ưu tiên ứng viên có kến thức chung về lĩnh vực Bất động sản.

3. Chứng chỉ nghề nghiệp:

4. Kinh nghiệm:

4.1. Kinh nghiệm chuyên môn:

• Ít nhất 05 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Trợ lý/ Thư ký hoặc tương đương.

4.2. Kinh nghiệm quản lý:

• Kỹ năng theo dõi và sắp sếp công việc theo thứ tự ưu tiên;

• Khả năng làm việc dưới áp lực cao và thích ứng nhanh với hoàn cảnh;

• Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ;

5. Kỹ năng:

• Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt;

• Khả năng trình bày, diễn thuyết tốt;

• Khả năng giao tiếp và đọc hiểu Tiếng Anh; Thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint…).

• Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp;

• Năng động, sáng tạo, nhạy bén, chủ động trong công việc;

6. Các yêu cầu khác:

• Khả năng quan sát và tổng hợp thông tin;

• Đảm bảo tính chính trực, khách quan và bảo mật trong công việc;

• Ngoại hình ưa nhìn.