Trợ Lý Phó Tổng Hiệu Trưởng Thường Trực

NHIỆM VỤ CHÍNH:

Trợ lý Phó Tổng Hiệu trưởng Thường trực (PTHT TT) chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc, tổ chức và chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, xử lý – lưu trữ văn bản, tiếp đón khách và đảm bảo tính bảo mật thông tin. Đồng thời, Trợ lý hỗ trợ các công việc hành chính, phối hợp với giáo viên và các bộ phận liên quan trong công tác chuyên môn, tham gia các dự án của nhà trường, và duy trì kênh liên lạc hiệu quả với nội bộ cũng như các đối tác bên ngoài, nhằm đảm bảo công việc hàng ngày của PTHT TT được sắp xếp và triển khai trôi chảy.

PHẠM VI CÔNG VIỆC:

1. Hỗ trợ hành chính

• Quản lý lịch làm việc, sắp xếp các cuộc họp và các sự kiện cho PTHT TT.

• Chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp, ghi biên bản, viết báo cáo và theo dõi các quyết định, nhiệm vụ sau cuộc họp.

• Quản lý và lưu trữ các tài liệu, hồ sơ quan trọng của PTHT TT.

• Quản lý chứng từ từ các bộ phận trình ký, đảm bảo quá trình xử lý chứng từ diễn ra trôi chảy và chính xác.

2. Liên lạc và giao tiếp

• Làm cầu nối giữa PTHT TT với các phòng ban, nhân viên, phụ huynh và học sinh.

• Tiếp đón và hỗ trợ các khách hàng, đối tác và khách mời đến làm việc với PTHT TT.

• Xử lý và truyền đạt thông tin một cách chính xác và kịp thời.

• Phiên dịch trực tiếp (Anh-Việt) trong các cuộc họp toàn trường và các sự kiện khác

3. Quản lý và tổ chức

• Theo dõi và nhắc nhở PTHT TT về các công việc cần hoàn thành, các cuộc họp và sự kiện.

• Chủ động phối hợp với các phòng ban khác đảm bảo tiến độ công việc theo đúng kế hoạch.

• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện, hoạt động của trường theo yêu cầu của quản lý.

• Theo dõi các dự án đặc biệt theo sự phân công của quản lý.

4. Công tác khác

• Các công việc khác theo phân công của PTHT TT và/hoặc Ban Điều hành.

1. Trình độ, kinh nghiệm và các kỹ năng cần thiết

- Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên ngành Quản trị Kinh doanh, Hành chính, Giáo dục, Ngôn Ngữ Anh hoặc các ngành liên quan.

- Có ít nhất 2-3 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Trợ lý hoặc các vị trí tương đương, ưu tiên có kinh nghiệm trong môi trường giáo dục.

- Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh và Tiếng Việt chuyên nghiệp

2. Yêu cầu công việc:

- Tập trung cao độ và tính chính xác cao

- Giải quyết công việc chủ động và linh hoạt

- Đề xuất hướng xử lý công việc lên quản lý cấp trên (khi cần thiết)