Trợ Lý Tổng Giám Đốc

Thời gian đi làm: Ngay sau Tết âm lịch 2026.

1. Mục tiêu công việc

• Hỗ trợ Tổng Giám đốc (TGĐ) trong việc điều hành, giám sát hoạt động kinh doanh và vận hành hàng ngày. Đảm bảo luồng thông tin giữa TGĐ và các bộ phận (Kinh doanh, Hiện trường, Chứng từ, Kho bãi) được thông suốt, chính xác và kịp thời.

2. Nhiệm vụ chính

• Tiếp nhận, tổng hợp và phân tích các báo cáo từ các phòng ban (Sales, Ops, Docs, Accounting) để trình TGĐ. Đặc biệt chú trọng các chỉ số: Doanh thu, Lợi nhuận gộp, Chi phí vận hành, và KPI giao hàng (Lead time/OTIF).

• Hỗ trợ TGĐ theo dõi tiến độ các dự án trọng điểm (Mở rộng kho bãi, đấu thầu hợp đồng Logistics lớn, triển khai phần mềm quản lý mới...).

• Rà soát sơ bộ các hợp đồng thương mại, hợp đồng đại lý (Agency Agreement), hồ sơ năng lực trước khi trình TGĐ phê duyệt.

• Cập nhật và báo cáo cho TGĐ về biến động thị trường: Giá cước vận tải biển/hàng không (Freight rates), giá nhiên liệu, thay đổi về chính sách hải quan/thuế.

• Đại diện hoặc tháp tùng TGĐ trong các buổi gặp gỡ đối tác, khách hàng chiến lược, hãng tàu (Shipping Lines) hoặc cơ quan Hải quan/Cảng vụ khi được yêu cầu.

• Hỗ trợ biên/phiên dịch trong các cuộc họp với đối tác nước ngoài (nếu có).

• Quản lý lịch trình làm việc của TGĐ, sắp xếp các cuộc họp nội bộ và bên ngoài một cách khoa học, tối ưu thời gian di chuyển.

• Chuẩn bị tài liệu, slide thuyết trình và ghi biên bản cuộc họp (Meeting minutes) trong các cuộc họp Ban lãnh đạo.

• Lên kế hoạch và tổ chức hậu cần cho các chuyến công tác trong và ngoài nước (Visa, vé máy bay, khách sạn, lộ trình làm việc).

3.Yêu cầu công việc

• Trình độ & Kinh nghiệm:

Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành: Ngoại thương, Logistics, Kinh tế vận tải, QTKD hoặc Luật thương mại.

• Có tối thiểu 03-05 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý hoặc vị trí tương đương trong ngành Logistics/Forwarding/Supply Chain.

• Hiểu biết về quy trình xuất nhập khẩu, Incoterms, và các chứng từ vận tải quốc tế.

• Ưu tiên ứng viên nữ.

Kỹ năng:

• Tiếng Anh: Thành thạo 4 kỹ năng (đặc biệt là kỹ năng Viết email thương mại và Đọc hiểu hợp đồng). Biết thêm tiếng Trung là lợi thế lớn.

• Tin học: Thành thạo MS Office. Kỹ năng Excel xuất sắc (Pivot Table, Chart) để làm báo cáo số liệu. Ưu tiên biết sử dụng các phần mềm ERP/WMS/TMS.

• Kỹ năng tổ chức: Tư duy logic, khoa học, có khả năng "đa nhiệm" trong môi trường áp lực cao.

• Thái độ & Phẩm chất:

- Bảo mật thông tin tuyệt đối.

- Nhanh nhạy, linh hoạt xử lý tình huống phát sinh (Sự cố hàng hóa, thay đổi lịch trình...).

- Sẵn sàng đi công tác và làm việc ngoài giờ khi có yêu cầu khẩn cấp.

4. Quyền lợi

• Mức lương: 25-30 triệu

• Cơ hội học hỏi trực tiếp từ Tổng Giám đốc và tiếp xúc với mạng lưới đối tác quốc tế cấp cao.

• Được đào tạo chuyên sâu về quản trị và chuỗi cung ứng.Thưởng theo kết quả kinh doanh hàng năm

• Chế độ BHXH, BHYT, du lịch hàng năm theo quy định

• Khám sức khỏe định kỳ