Trợ Lý Tổng Giám Đốc

Mô tả công việc

1. Hỗ trợ điều hành và quản lý công việc

- Trợ giúp Tổng Giám đốc trong việc theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tiến độ công việc của các phòng ban.

- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, báo cáo, biểu mẫu phục vụ các cuộc họp hoặc chuyến công tác.

- Tổng hợp báo cáo tuần/tháng/quý, phân tích dữ liệu cơ bản để hỗ trợ TGĐ trong việc ra quyết định.

- Hỗ trợ xây dựng, triển khai, giám sát các kế hoạch hành động, dự án nội bộ.

- Ghi nhận các nội dung trong cuộc họp, lập biên bản, nhắc việc và theo dõi kết quả thực hiện.

2. Công tác đối nội

- Là cầu nối thông tin giữa Tổng Giám đốc và các bộ phận, đảm bảo thông tin được truyền đạt nhanh, chính xác.

- Hỗ trợ TGĐ trong việc đánh giá, tổng hợp tình hình hoạt động nội bộ.

- Theo dõi, cập nhật và nhắc nhở việc định kỳ cho các bộ phận theo kế hoạch của TGĐ.

3. Công tác đối ngoại

- Phối hợp sắp xếp, đón tiếp đối tác, khách hàng khi cần.

- Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu tiếp đón khách hàng/ đối tác theo yêu cầu của TGĐ.

- Tham gia phiên dịch, ghi nhận nội dung và làm báo cáo kết quả buổi làm việc.

4. Quản lý lịch làm việc

- Sắp xếp lịch họp, lịch công tác, lịch tiếp khách, đảm bảo hợp lý và hiệu quả.

- Theo dõi và nhắc nhở các mốc công việc quan trọng, hạn deadline, hồ sơ trình ký.

- Tổng hợp các hồ sơ, giấy tờ của các phòng ban trình ký TGĐ.

- Quản lý, lưu trữ và bảo mật hồ sơ, tài liệu, thông tin cá nhân của TGĐ hoặc theo quy định.

5. Các công việc khác

- Tham gia hỗ trợ chuẩn bị sự kiện, hội nghị, tiếp đoàn, lễ ký kết, truyền thông nội bộ (Ban truyền thông)

- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất hoặc đặc thù theo yêu cầu của TGĐ.

- Thường xuyên báo cáo công việc, đề xuất phương án cải thiện hiệu quả làm việc cho TGĐ.

* Giới tính: Nữ

* Độ tuổi: Ưu tiên độ tuổi từ 22 đến 29 tuổi

* Trình độ:

- Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các ngành: Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Kinh tế, Hành chính, Thư ký văn phòng hoặc ngành liên quan.

- Thành thạo tiếng Anh, biết tiếng Nhật là lợi thế (ưu tiên có khả năng đọc – viết email, soạn báo cáo song ngữ, phiên dịch trong cuộc họp)

* Kỹ năng:

- Ngoại hình ưa nhìn, phong thái tự tin, chuyên nghiệp.

- Kỹ năng giao tiếp, tổ chức công việc, và xử lý tình huống linh hoạt.

- Thành thạo Tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) và biết sử dụng các công cụ quản lý công việc (Google sheet/ OneDrive/ ERP…) là một lợi thế.

- Cẩn thận, trung thực, bảo mật, chịu được áp lực công việc cao.

- Ưu tiên có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm ở vị trí Trợ lý/Thư ký TGĐ

***Quyền Lợi:

* Tổng thu nhập: Upto 2Xtr/tháng

- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, có cơ hội học hỏi trực tiếp từ Ban Lãnh đạo, lộ trình thăng tiến rõ ràng

- Được đào tạo kỹ năng giao tiếp, quản trị, tổng hợp báo cáo, xử lý công việc cấp quản lý.

- Tham gia teambuilding, du lịch, sự kiện nội bộ hàng năm.

- Được hưởng các chế độ phúc lợi xã hội: BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.

- Môi trường làm việc thân thiện, năng động và chuyên nghiệp.

- Thưởng lễ, Tết, du lịch trong và ngoài nước hàng năm.