Trưởng Ban Quản Lý Tòa Nhà | Facility Manager - Factory

MỤC ĐÍCH CHÍNH: Mục đích chính của vị trí này là quản lý và giám sát các hoạt động, bảo trì và an toàn của tòa nhà, đảm bảo các dịch vụ và hệ thống kỹ thuật hoạt động hiệu quả. Vị trí này yêu cầu phối hợp với các bên liên quan, triển khai các quy trình an toàn và đảm bảo tuân thủ các quy định, đồng thời duy trì tiêu chuẩn dịch vụ cao và sự hài lòng của khách thuê. Ngoài ra, vị trí này còn yêu cầu giao tiếp và báo cáo hiệu quả với chủ đầu tư và các cơ quan có thẩm quyền, cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh để đảm bảo công tác quản lý tòa nhà diễn ra suôn sẻ.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC:

• Kiểm tra hàng ngày và định kỳ các dịch vụ, tiện ích của Tòa nhà

• Thường xuyên kiểm tra, lập và gửi báo cáo, kiến nghị về hoạt động theo tuần, tháng, quý, năm... cho chủ đầu tư.

• Lập kế hoạch công việc hàng năm, hàng quý và trình chủ đầu tư phê duyệt trước mỗi giai đoạn thực hiện

• Nắm vững và cập nhật để áp dụng các quy trình, quy định nội bộ của Chủ đầu tư

• Xây dựng các quy định và giám sát việc duy trì các quy định về an toàn, môi trường và phòng chống cháy nổ và liên hệ với các cơ quan có trách nhiệm của nhà nước và đề xuất phương án ứng phó trong các vấn đề trên.

• Tham dự các cuộc họp với chủ đầu tư, nhà thầu liên quan đến hoạt động vận hành của văn phòng.

• Tham gia các cuộc họp định kỳ của đơn vị để chấn chỉnh nội bộ, công bố tình hình và phổ biến các quy định mới.

• Soạn thảo quy trình kiểm soát và đánh giá chất lượng

• Giám sát việc tuân thủ các quy trình của các tiểu NCU (an ninh, vệ sinh, kiểm soát côn trùng, rác thải, cảnh quan, ...) Đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn về an toàn, an ninh, vệ sinh, cây xanh… theo yêu cầu của Chủ đầu tư và Công ty

• Theo dõi, tổng hợp và báo cáo mọi công việc.

• Chuẩn bị, kiểm tra, đề xuất các thủ tục liên quan đến Công tác vận hành;

• Chuẩn bị các báo cáo (hàng tuần, hàng tháng) và chuẩn bị cho kiểm toán nội bộ;

• Giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày tại dự án (các vấn đề về dịch vụ và kỹ thuật);

• Chuẩn bị và hỗ trợ các sự kiện;

• Và các công việc khác theo yêu cầu của Chủ đầu tư

---

MAIN PURPOSE: The primary purpose of this role is to manage and oversee the operations, maintenance, and safety of the building, ensuring that all services and technical systems function efficiently. The role involves coordinating with stakeholders, implementing safety protocols, and ensuring compliance with regulations while maintaining a high standard of service delivery and tenant satisfaction. Additionally, the role requires effective communication and reporting to the investor and relevant authorities, as well as resolving operational issues to ensure smooth building management.

KEY RESPONSIBILIITIES:

• Daily and periodic inspection of the building's services and utilities.

• Regularly check, prepare, and submit reports, suggestions regarding activities weekly, monthly, quarterly, annually... to the investor.

• Develop annual and quarterly work plans and submit them to the investor for approval before each implementation phase.

• Be familiar with and update internal procedures and regulations of the investor.

• Establish regulations and supervise the maintenance of safety, environmental, and fire prevention regulations, and liaise with responsible state authorities to propose response plans for these issues.

• Attend meetings with the investor, contractors regarding the office operations.

• Participate in regular meetings within the unit to rectify internal issues, announce the situation, and disseminate new regulations.

• Draft procedures for quality control and evaluation.

• Monitor compliance with the procedures of various NCU (security, cleaning, pest control, waste management, landscaping, ...) ensuring safety, security, cleanliness, and environmental standards as required by the investor and company.

• Monitor, summarize, and report all tasks.

• Prepare, check, and propose procedures related to operations.

• Prepare reports (weekly, monthly) and prepare for internal audits.

• Resolve daily issues at the project (service and technical issues).

• Prepare and assist with events.

• Other tasks as requested by the investor

• University graduate (Preference for candidates with degrees in related fields).

• Experience working in international banks/insurance companies.

• At least 5 years of experience in a similar position as building manager for office buildings.

• Knowledge of building technical systems.

• Good communication skills, preference for candidates with good English communication ability.