Trưởng Bộ Phận Hành Chính

SỐ LƯỢNG: 1

ĐÃI NGỘ: Mức Lương: Lương thỏa thuận;

Làm việc tại: Văn phòng Dakchung, Bản Dakchung, huyện Dakchung, tỉnh Sekong, Nước CHDCND Lào;

Lịch làm việc 7 tuần nghỉ 8 ngày. Công ty hỗ trợ ăn ca, ở và đi lại;

Khám sức khỏe định kỳ, Bảo hiểm Chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ;

Lương tháng 13, thưởng các ngày lễ, Tết và sinh nhật, nghỉ mát hàng năm;

Giới tính: Nam/nữ. Ưu tiên Nam đi làm việc xa.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Mục tiêu công việc

• Tham gia soạn thảo xây dựng các quy định, quy trình về hành chính cho Công ty giai đoạn QLDA và giai đoạn chuẩn bị vận hành sản xuất;

• Quản lý công tác hành chính như: công tác, thời gian làm việc, nghỉ ngơi, ăn, ở, đi lại, xe cộ, điều vận, hội họp, sự kiện và đối ngoại tại Văn phòng Dakchung, đảm bảo hệ thống hành chính hỗ trợ thông suốt cho các giai đoạn thi công xây lắp đến vận hành chính thức.

2. Nhiệm vụ chính

a. Hành chính – Quản trị

• Tổ chức và điều hành hoạt động hành chính – văn phòng (văn thư, lưu trữ, hồ sơ, công văn…).

• Tham gia xây dựng và giám sát thực hiện các quy trình hành chính, nội quy – quy chế.

• Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng, công cụ hành chính.

b. Công tác hậu cần: Thời gian làm việc, nghỉ ngơi, ăn, ở, đi lại, xe cộ, điều vận Quản lý hệ thống ăn uống, nhà bếp, ký túc xá/khu lưu trú cho cán bộ, nhân công, khách công tác.

• Tổ chức thực hiện và giám sát thời gian làm việc, nghỉ ngơi, phép, nghỉ định kỳ, đi công tác của CBCNV;

• Tổ chức thực hiện và điều hành công tác cấp dưỡng, đảm bảo an toàn, vệ sinh;

• Tổ chức thực hiện công tác điều vận, xăng dầu, phương tiện vận chuyển, xe công, xe đưa đón, thuê xe. Lập kế hoạch bảo dưỡng, đăng kiểm, bảo hiểm…;

• Tổ chức thực hiện thủ tục quota, nhập cảnh lao động: visa, work permit, giấy phép cư trú…;

• Quản lý tài sản, cơ sở vật chất, công cụ dụng cụ trang thiết bị toàn công ty;

• Tổ chức thực hiện công tác bảo hộ lao động, bảo vệ VP, internet, bảo hiểm, kho;

• Giám sát tuân thủ nội quy, quy chế, quy định đã ban hành;

• Phối hợp các nhà cung cấp, dịch vụ phục vụ công tác hành chính và các hoạt động liên quan;

• Tổ chức thực hiện thủ tục cho lao động Việt Nam, Lào và chuyên gia quốc tế.

c. Phối hợp với Nhân sự

• Phối hợp và hỗ trợ trong quản lý lao động, tiền lương, đào tạo, tuyển dụng;

• Phối hợp trong báo cáo lao động, hồ sơ nhân sự, thông tin nhân sự;

• Giải quyết vấn đề quan hệ lao động, kỷ luật, mâu thuẫn tại công trường.

d. Hội họp – sự kiện – đối ngoại

• Tổ chức hội họp nội bộ, họp với chính quyền, đối tác… trong các công việc liên quan đến Hành chính Nhân sự và Công ty.

• Tổ chức công tác hậu cần cho lễ khởi công, lễ khánh thành, hội nghị, lễ ký kết, sự kiện…;

• Duy trì mối quan hệ với cơ quan chính quyền trong công tác lễ tân, ngoại giao chung;

• Làm đầu mối đối ngoại với chính quyền, cơ quan chính quyền tỉnh, huyện, địa phương.

e. Giai đoạn vận hành chính thức

• Chuyển giao hệ thống hành chính – hậu cần từ giai đoạn QLDA sang mô hình vận hành dài hạn.

• Thiết lập, chuẩn hóa quy trình quản trị hành chính, dịch vụ, hậu cần, cấp dưỡng, đi công tác, thời gian làm việc, nghỉ ngơi, nhà ở, điều vận, quản lý nhân sự, xe cộ, đối ngoại, sự kiện… cho giai đoạn nhà máy đi vào hoạt động.

f. Quan hệ công việc:

• Quản lý đội ngũ Nhân viên hành chính, bảo vệ, lái xe, cấp dưỡng và các nhân sự liên quan;

• Điều phối, bố trí và sắp xếp công việc để hoàn thành công việc theo chỉ đạo;

• Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên;

• Báo cáo công việc cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự;

• Trình độ: Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính – Nhân sự, Ngoại ngữ hoặc tương đương.

• Kinh nghiệm:

o Tối thiểu 5–7 năm ở vị trí quản lý hành chính/hậu cần.

o Có 2–3 năm kinh nghiệm trong dự án quy mô lớn (xây dựng công nghiệp, năng lượng, dự án quốc tế).

o Ưu tiên ứng viên từng công tác tại nước ngoài hoặc quản lý đội ngũ đa văn hóa.

• Kỹ năng:

o Quản lý nhân sự, tổ chức hệ thống hành chính – hậu cần.

o Giao tiếp, đàm phán, xử lý tình huống, quan hệ chính quyền.

o Thành thạo tin học văn phòng; ưu tiên biết phần mềm quản lý hành chính.

o Tiếng Anh thành thạo; biết tiếng Lào là lợi thế lớn.

o Phối hợp hài hoà với các bộ phận có liên quan của công ty để triển khai thực hiện hiệu quả nhất.

o Có tinh thần trách nhiệm cao, chịu áp lực tốt.

• Phẩm chất cá nhân:

o Đạo đức/Trung thực/Uy tín cá nhân/Tính gắn kết lâu dài/Có quan điểm làm việc hoặc định hướng công việc rõ ràng;

o Trách nhiệm, nhanh nhẹn, linh hoạt.

o Tư duy tổ chức, làm việc khoa học, chi tiết.

o Am hiểu văn hóa, phong tục tập quán Lào, có khả năng xây dựng quan hệ bền vững với chính quyền và cộng đồng địa phương.

QUYỀN LỢI

1. Tiền lương

- Lương thỏa thuận. Trả theo tháng, từ ngày 5 – 15 hàng tháng;

- Có Kinh nghiệm: Thỏa thuận theo năng lực.

2. Thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi

+ Thời gian làm việc

- VP Dakchung: 48h/tuần, 7 tuần nghỉ 1 tuần;

- VP Hà Nội: Từ thứ 2 đến hết sáng thứ 7.

+ Nghỉ phép/nghỉ định kỳ

- Cứ 7 tuần làm việc liên tục tại Lào được nghỉ 6 ngày liên tiếp theo lịch (chưa bao gồm 2 ngày đi đường);

- Đối với các trường hợp còn lại: Nghỉ phép theo quy định của Luật LĐ nước sở tại.

3. Phụ cấp

+ Tiền ăn trưa: 35.000 VNĐ/ngày làm việc

+ Nhà ở

- Công trí có nhà ở cho CBCNV làm việc tại Lào;

- Ban lãnh đạo 1 người/phòng. Quản lý 2 người/phòng. CBCNV 3 người/phòng;

- Đồi dùng tiện nghi đầy đủ;

+ Đi công tác

- Công ty chi trả chi phí đi lại, chi phí lưu trú, chi phí sinh hoạt theo định mức quy định.

- Các chi phí khác theo phê duyệt;

+ Đi lại

- Công ty chi trả chi phí đi lại cho các CBNV nghỉ định kỳ về thăm nhà, nghỉ Tết nguyên đán VN, CBNV kết hôn, gia đình có việc hiếu;

- Các trường hợp ốm đau về khám tại VN theo thực tế xác định;

4. Phúc lợi

+ Bảo hiểm nhân thọ và Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe

- Bảo hiểm nhân thọ thay thế bảo hiểm xã hội không đóng tại Việt Nam.

- Mức đóng BH Nhân thọ tương đương mức Doanh nghiệp đóng BHXH cho Người lao động nếu đóng và theo bậc lương đóng BHXH;

- Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe: Mua theo cấp bậc công việc. Đi khám được Bảo hiểm thanh toán chi phí nội trú và ngoại trú theo quy định;

+ Tháng lương thứ 13

- Theo phê duyệt từng năm. Thường là 1 tháng lương thực lĩnh theo kết quả đánh giá công việc cá nhân.

Tết nguyên đán - Quà tết khoảng 1,5 tr VNĐ/xuất.

- Lì xì đầu năm: 500.000 VNĐ

+ Thưởng các ngày lễ trong năm: 10 ngày theo Luật

- Tùy theo ngày lễ và đối tượng: Từ 300.000 VNĐ, 500.000 VNĐ và 1.000.000 VNĐ.

+ Thưởng sinh nhật NLĐ, sinh nhật Công ty Sinh nhật 300.000 VNĐ.

Sinh nhật Công ty: 500.000 VNĐ

+ Thăm hỏi ốm đau, hiếu, hỉ, thai sản Tùy theo thời gian nằm viện. Từ 500.000 – 2.000.000 VNĐ;

4. Các chi phí khác

Chi phí thực hiện các thủ tục nhập khẩu lao động nước ngoài : Công ty chi trả và làm thủ tục cho NLĐ (quota lao động, giấy phép lao động, thẻ tạm trú, visa đi lại nhiều lần,…)

5. Các chính sách khác

1. Nghỉ mát – Team building: 1 năm/lần;

2. Khám sức khỏe định kỳ: 1 năm/lần;