Trưởng Nhóm Điều Phối Dự Án (Trưởng BP Văn Phòng QLDA)

VỊ TRÍ TUYỂN DỤNG: Trưởng nhóm Điều phối Dự án/Trưởng BP Văn phòng QLDA;

SỐ LƯỢNG: 1

ĐÃI NGỘ: Mức Lương: Lương thỏa thuận

Làm việc tại: Văn phòng Dakchung, Bản Dakchung, huyện Dakchung, tỉnh Sekong, Nước CHDCND Lào;

Lịch làm việc, chính sách Lương, Phụ cấp, Phúc lợi ở mục Kèm theo dưới đây.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Chức năng

- Tổ chức, quản lý và phát triển nhóm điều phối dự án

- Tổ chức điều phối giữa các bên liên quan nhằm kết nối, phối hợp giữa Chủ đầu tư, Tư vấn, Nhà thầu, cơ quan chức năng để Dự án được thực hiện thông suốt theo kế hoạch tổng thể đề ra;

- Tổ chức quản lý nhóm Điều phối Dự án và phối hợp với các bộ phận liên quan để kiểm soát tiến độ thi công của các Nhà thầu cho các gói thầu thuộc Dự án theo Hợp đồng đã ký.

- Tổ chức xây dựng và quản lý "tài sản quy trình của tổ chức" (OPA: Organizational Process Assets) của Dự án

- Tổ chức quản lý rủi ro của Dự án: Phát hiện, đánh giá, kiểm soát và xử lý các rủi ro phát sinh

- Phối hợp với Ban Pháp chế của tập đoàn cũng như văn phòng Đại diện tại Vientiane để xử lý các vấn đề về pháp lý

- Quản lý thông tin và báo cáo dự án: Là đầu mối tổng hợp, chuẩn hóa và phát hành các báo cáo tiến độ, rủi ro (risk), vấn đề (issue log), báo cáo gửi Giám đốc ban QLDA và Tập đoàn

- Quản lý sự thay đổi: Theo dõi, đánh giá và điều phối xử lý các yêu cầu thay đổi (scope, cost, schedule) của các gói thầu, đảm bảo tuân thủ quy trình quản lý thay đổi của Chủ đầu tư;

- Hỗ trợ kiểm soát giao diện: Theo dõi và điều phối các điểm giao giữa các gói thầu, tránh xung đột kỹ thuật hoặc chồng chéo tiến độ.

2. Nhiệm vụ chính

2.1. Điều phối và giao tiếp

- Là đầu mối tổng hợp, điều phối và giám sát các hoạt động của toàn bộ các hạng mục, bảo đảm tính đồng bộ giữa các nhóm chuyên môn trong Ban QLDA

- Là kênh liên lạc chính và đầu mối làm việc và trao đổi thông tin với Tư vấn, Tổng thầu EPC, Nhà thầu phụ, chính quyền Lào và các phòng ban Ban QLDA, của Chủ đầu tư, Tập đoàn;

- Theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện các chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc và báo cáo Giám đốc Ban QLDA;

- Tổ chức họp giao ban định kỳ (tuần, tháng), họp đột xuất, điều phối các vấn đề phát sinh giữa các gói thầu.

- Đề xuất các vấn đề cần xử lý ở cấp Chủ đầu tư và trình Giám đốc Ban QLDA để xin ý kiến chỉ đạo

2.2. Quản lý tiến độ tổng thể

- Thu thập, rà soát và tổng hợp tiến độ từ các nhà thầu.

- Lập, theo dõi và cập nhật kế hoạch tổng thể (Master Schedule) và các mốc chính của dự án và các hạng mục.

- Đánh giá tình hình thực hiện và cảnh báo chậm trễ;

- Theo dõi và đánh giá tình hình thực hiện tiến độ tổng thể, xác định các điểm nghẽn, rủi ro và đề xuất biện pháp khắc phục.

- Phối hợp với các nhóm chuyên môn để kiểm soát tiến độ chi tiết, tình trạng giao hàng, huy động nhân lực – thiết bị, và các mốc nghiệm thu – bàn giao

- Tiếp nhận, tổng hợp các đề xuất thay đổi; trình Giám đốc xem xét phê duyệt

- Theo dõi và cập nhật danh mục rủi ro, phối hợp xử lý; Cảnh báo sớm các nguy cơ ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí hoặc pháp lý của Chủ đầu tư

- Cảnh báo sớm các nguy cơ ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí hoặc pháp lý của Chủ đầu tư và dự án

2.3. Quản lý thông tin và báo cáo

- Quản lý luồng thông tin nội bộ và đối ngoại; kiểm soát văn bản đến và đi của Ban QLDA và của dự án

- Thiết lập và duy trì hệ thống tổng hợp thông tin giữa các nhóm chuyên môn và các hạng mục. Phát hành các báo cáo tuần/tháng/quý của Dự án

- Tổng hợp nội dung các cuộc họp, văn bản chỉ đạo, thư trao đổi với các bên và theo dõi việc thực hiện;

2.4. Quản lý tài sản quy trình tổ chức (OPA)

- Tổ chức thu thập, lưu trữ, chuẩn hóa biểu mẫu, quy trình, bài học kinh nghiệm (Lesson Learned);

- Tổ chức thực hiện việc lưu trữ tài liệu của dự án theo quy định của Tập đoàn, công ty và Ban QLDA

- Đề xuất việc thiết lập cơ sở vật chất để bảo đảm công tác lưu trữ tài liệu, tài sản của dự án

2.5. Phối hợp pháp lý

- Phối hợp Ban Pháp chế Tập đoàn và Văn phòng Vientiane trong xử lý các vấn đề pháp lý, giấy phép, thủ tục hành chính

- Tham gia các cuộc họp và làm việc với các bên về pháp lý của dự án, đền bù, giải phóng mặt bằng, các thủ tục liên quan của nhà nước sở tại.

2.6. Hỗ trợ Giám đốc Ban QLDA

- Tham gia soạn thảo, kiểm soát các văn bản chính thức gửi cơ quan và đối tác

- Theo dõi tình hình huy động và bố trí nhân sự Ban QLDA tại hiện trường; tổng hợp nhu cầu hỗ trợ hậu cần, vật tư, văn phòng

- Trực tiếp xử lý hoặc chủ trì giải quyết các vấn đề vượt thẩm quyền của nhóm chuyên môn/hạng mục

- Phân công, theo dõi và đôn đốc các nhóm chuyên môn triển khai các hành động khắc phục theo kế hoạch phù hợp với công việc được giao;

- Tham gia đàm phán, thương thảo kỹ thuật – hợp đồng khi được Giám đốc Ban QLDA phân công

- Chủ trì việc xây dựng, hoàn thiện quy trình điều phối, quản lý dự án, và đào tạo nhân sự điều phối cấp dưới; đề xuất giải pháp cải tiến công tác điều phối

3. Báo cáo & Quan hệ công việc

• Báo cáo trực tiếp: Giám đốc Dự án

• Phối hợp chặt chẽ với: Ban Quản lý Dự án, phòng Kỹ thuật, phòng HSE, phòng Đầu tư, Phòng QL Tài nguyên Khai thác… và các Nhà thầu.

4. Trách nhiệm công việc

• Thực hiện có hiệu quả nội dung công việc được giao và đáp ứng đúng tiến độ công việc.

• Đảm bảo khách quan, trung thực khi thực hiện công việc.

• Chịu trách nhiệm trước cấp trên về kết quả công việc được giao.

• Báo cáo định kỳ cho quản lý trực tiếp nội dung công việc được giao. Báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh vượt quá thẩm quyền và khả năng giải quyết. Có trách nhiệm phản hồi thông tin đối với các công việc được giao.

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành: Quản lý; Kỹ thuật (Cơ khí, Điện, Xây dựng…) hoặc tương đương;

• Đã có 10 năm kinh nghiệm trong quản lý Dự án công nghiệp trong đó có tối thiểu 3 năm ở vị trí điều phối tổng hợp hoặc trưởng/phó Văn phòng quản lý dự án (PMO);

• Hiểu biết về hệ thống quản lý dự án (theo chuẩn PMBOK là một lợi thế)

• Kỹ năng giao tiếp, điều phối, và tổng hợp tốt.

• Kỹ năng báo cáo, tổng hợp tốt;

• Sử dụng tốt các phần mềm quản lý Dự án : Microsoft Project hoặc (Primavera P6), v.v;

• Tổ chức, triển khai công việc một cách độc lập và quản lý thời gian tốt;

• Năng lực lãnh đạo và điều hành đội nhóm tốt, biết lập kế hoạch, tổ chức và điều phối đa bên (Chủ đầu tư – Tư vấn – Nhà thầu) hiệu quả; có kỹ năng quản lý tiến độ, rủi ro, thay đổi, giao tiếp và giải quyết vấn đề, Tư duy hệ thống và khả năng ra quyết định nhanh, chính xác.

• Ưu tiên: biết tiếng Lào, có kinh nghiệm pháp chế trong dự án khai thác khoáng sản

CHẾ ĐỘ PHÚC LỢI

1 Tiền lương

- Lương thỏa thuận. Trả theo tháng, từ ngày 5 – 15 hàng tháng;

- Có Kinh nghiệm: Thỏa thuận theo năng lực.

2 Thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi

Thời gian làm việc

- VP Dakchung: 48h/tuần, 7 tuần nghỉ 1 tuần;

- VP Hà Nội: Từ thứ 2 đến hết sáng thứ 7.

Nghỉ phép/nghỉ định kỳ - Cứ 7 tuần làm việc liên tục tại Lào được nghỉ 6 ngày liên tiếp theo lịch (chưa bao gồm 2 ngày đi đường);

- Đối với các trường hợp còn lại: Nghỉ phép theo quy định của Luật LĐ nước sở tại.

2 Phụ cấp

Tiền ăn trưa -

35.000 VNĐ/ngày làm việc

Nhà ở

- Công trí có nhà ở cho CBCNV làm việc tại Lào;

- Ban lãnh đạo 1 người/phòng. Quản lý 2 người/phòng. CBCNV 3 người/phòng;

- Đồ dùng tiện nghi đầy đủ;

Đi công tác

- Công ty chi trả chi phí đi lại, chi phí lưu trú, chi phí sinh hoạt theo định mức quy định.

- Các chi phí khác theo phê duyệt;

Đi lại

- Công ty chi trả chi phí đi lại cho các CBNV nghỉ định kỳ về thăm nhà, nghỉ Tết nguyên đán VN, CBNV kết hôn, gia đình có việc hiếu;

- Các trường hợp ốm đau về khám tại VN theo thực tế xác định;

3 Phúc lợi

Bảo hiểm nhân thọ và

Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe

- Bảo hiểm nhân thọ thay thế bảo hiểm xã hội không đóng tại Việt Nam.

- Mức đóng BH Nhân thọ tương đương mức Doanh nghiệp đóng BHXH cho Người lao động nếu đóng và theo bậc lương đóng BHXH;

- Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe: Mua theo cấp bậc công việc. Đi khám được Bảo hiểm thanh toán chi phí nội trú và ngoại trú theo quy định;

Tháng lương thứ 13

- Theo phê duyệt từng năm. Thường là 1 tháng lương thực lĩnh theo kết quả đánh giá công việc cá nhân.

Tết nguyên đán

- Quà tết khoảng 1,5 tr VNĐ/xuất.

- Lì xì đầu năm: 500.000 VNĐ

Thưởng các ngày lễ trong năm: 10 ngày theo Luật

- Tùy theo ngày lễ và đối tượng: Từ 300.000 VNĐ, 500.000 VNĐ và 1.000.000 VNĐ.

Thưởng sinh nhật NLĐ, sinh nhật Công ty, Con học giỏi, Rằm trung thu Sinh nhật 300.000 VNĐ.

Sinh nhật Công ty: 500.000 VNĐ

Tùy theo bằng khen: 500.000 – 1.000.000/giải;

Rằm trung thu: 500.000 VNĐ/cháu;

Thăm hỏi ốm đau, hiếu, hỉ, thai sản Tùy theo thời gian nằm viện. Từ 500.000 – 2.000.000 VNĐ;

4 Các chi phí khác

Chi phí thực hiện các thủ tục nhập khẩu lao động nước ngoài Công ty chi trả và làm thủ tục cho NLĐ (quota lao động, giấy phép lao động, thẻ tạm trú, visa đi lại nhiều lần,…)

5 Các chính sách khác

1. Nghỉ mát – Team building: 1 năm/lần;

2. Khám sức khỏe định kỳ: 1 năm/lần;