Trưởng Nhóm Thủ Tục

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

1. Quản lý và điều hành công việc của bộ phận

- Xây dựng, tổ chức và giám sát quy trình thực hiện hồ sơ thủ tục mua bán – cho thuê xe.

- Điều phối, phân công công việc cho nhân viên trong nhóm đảm bảo tiến độ và chất lượng xử lý hồ sơ.

- Đảm bảo hồ sơ được kiểm tra, xác minh đầy đủ, chính xác và đúng quy định trước khi chuyển bước tiếp theo (thẩm định, kế toán, bàn giao xe...).

- Kiểm soát thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế tối đa tồn đọng hoặc sai sót thủ tục.

2. Kiểm soát tuân thủ và chất lượng hồ sơ

- Đảm bảo toàn bộ hồ sơ khách hàng, hợp đồng thuê/mua bán được lập, lưu trữ và cập nhật đúng quy định.

- Thẩm tra, đối chiếu thông tin khách hàng, hợp đồng, chứng từ thanh toán, chứng nhận xe... nhằm giảm thiểu rủi ro pháp lý.

- Phối hợp với Phòng Pháp chế và Kiểm soát nội bộ trong việc rà soát, cải tiến quy trình và hướng dẫn nhân sự tuân thủ.

- Giám sát việc thực hiện chính sách ưu đãi, chiết khấu, phí thuê/mua và các điều khoản đặc thù.

3. Hỗ trợ khách hàng & phối hợp liên phòng ban

- Phối hợp với bộ phận Kinh doanh, Kho xe và Kế toán trong việc hoàn thiện thủ tục bàn giao xe, thanh toán và đăng ký xe.

- Hỗ trợ giải đáp thắc mắc của khách hàng liên quan đến hồ sơ, thủ tục pháp lý và quy trình giao dịch.

- Đóng vai trò cầu nối giữa khách hàng và các đơn vị nội bộ để đảm bảo trải nghiệm dịch vụ liền mạch.

4. Quản lý nhân sự & phát triển năng lực đội ngũ

- Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ, cập nhật quy trình thủ tục cho nhân viên trong nhóm.

- Đánh giá hiệu suất, xây dựng kế hoạch phát triển năng lực nhân viên.

- Đề xuất cải tiến hệ thống thủ tục, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và nâng cao chất lượng dịch vụ.

YÊU CẦU:

1. Trình độ học vấn

- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kinh tế, Tài chính, Quản trị kinh doanh, hoặc các ngành liên quan.

- Ưu tiên có kiến thức về lĩnh vực ô tô hoặc dịch vụ cho thuê.

2. Kinh nghiệm

- Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận hành hoặc kiểm soát hồ sơ thủ tục, trong đó ít nhất 2 năm ở vị trí trưởng nhóm.

- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong ngành ô tô, tài chính, ngân hàng, hoặc lĩnh vực cho thuê – mua bán tài sản.

3. Kiến thức & kỹ năng

- Am hiểu quy trình mua bán, cho thuê xe và quy định pháp lý liên quan.

- Thành thạo kỹ năng quản lý hồ sơ, đối soát dữ liệu, phân tích rủi ro.

- Kỹ năng lãnh đạo, giao việc, kiểm soát tiến độ và đào tạo đội ngũ.

- Sử dụng thành thạo Excel, hệ thống quản trị hồ sơ nội bộ.

- Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và xử lý tình huống linh hoạt.