Trưởng Phòng Hành Chính (Sơn Trà - Đà Nẵng)

(Liệt kê các chức năng, nhiệm vụ chính/ List main job tasks and responsibilities)

Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý, điều hành toàn bộ công việc của Phòng Hành chính; lập kế hoạch, phân công, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của Phòng mình; đồng thời tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về quản trị chi phí và công tác hành chính đối nội – đối ngoại.

Nhiệm vụ chính:

1. Quản lý và điều hành Phòng Hành chính

- Lập kế hoạch, phân công, giám sát, và đánh giá công việc của toàn bộ CBNV trong Phòng.

- Quản lý công tác hành chính – văn thư: soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản; quản lý con dấu và hợp đồng hành chính.

- Điều hành trực tiếp Tổ Hành chính, Tổ lái xe văn phòng, Bếp Nhân viên, Bộ phận Mua hàng, Tổ Y tế.

- Tổ chức, tham gia công tác đối nội, đối ngoại của Công ty.

- Tham mưu cho Ban Tổng Giám Đốc các phương án tiết kiệm chi phí hành chính; Xây dựng kế hoạch chi phí hành chính hàng năm trình Ban Tổng Giám Đốc.

- Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc Công ty.

2. Quản lý tài sản và dịch vụ hậu cần

- Tham gia Ban quản lý Tài sản Công ty, thực hiện công tác quản lý, kiểm kê, báo cáo định kỳ tình hình tài sản cố định, công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng và cơ sở hạ tầng; Tổ chức tiếp nhận, cấp phát, sửa chữa, bảo trì, thanh lý tài sản theo đúng quy trình.

- Giám sát chất lượng các dịch vụ hậu cần: bếp ăn nhân viên, xe đưa đón, y tế và các dịch vụ nội bộ khác, đảm bảo an toàn và hiệu quả.

- Chịu trách nhiệm định hướng, quản lý chung kết quả, tiến độ và chất lượng của BP mua hàng;

3. Quản lý an ninh, vệ sinh môi trường, an toàn vệ sinh lao động và PCCC

- Điều hành giám sát công tác an ninh, an toàn tại Công ty; Giám sát, chỉ đạo lực lượng bảo vệ, duy trì công tác an ninh trong toàn Công ty, xử lý kịp thời các tình huống phát sinh.

- Phối hợp với Phòng kỹ thuật quản lý, kiểm tra, bảo trì hệ thống PCCC, kiểm định các máy móc thiết bị nghiêm ngặt, phòng cháy chữa cháy theo quy định của pháp luật,…; tổ chức huấn luyện an toàn vệ sinh lao động, diễn tập PCCC theo quy định cũng như giám sát công tác vệ sinh môi trường, quản lý chất thải, xây dựng môi trường làm việc xanh – sạch – đẹp.

Trình độ học vấn (Educational background): Tốt nghiệp Đại học trở lên

Chuyên ngành (Major): Chuyên ngành Luật, hành chính văn phòng hoặc chuyên ngành liên quan

Chứng chỉ (Certification): Có các chứng chỉ nghiệp vụ về quản trị hành chính, ISO là 1 lợi thế

Kinh nghiệm (Experience): Có 3 -5 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí quản lý hành chính hoặc tương đương, có quy mô nhân sự từ 500 - 1000 người

- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ, sân gôn, khách sạn, hoặc Chủ đầu tư lớn về lĩnh vực Xây dựng, BĐS

Kiến thức (Knowledge):

- Am hiểu pháp luật lao động, an toàn vệ sinh lao động, phòng cháy chữa cháy, môi trường.

- Hiểu biết về quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng.

- Có kiến thức về công tác hành chính – văn thư, quản lý hồ sơ, hợp đồng.

Kỹ năng/Khả năng (Skills/ Abilities):

- Kỹ năng quản lý, lãnh đạo và đào tạo đội ngũ.

- Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức, giám sát và kiểm soát chi phí.

- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, xử lý tình huống tốt.

- Thành thạo tin học văn phòng; sử dụng được tiếng Anh trong công việc là lợi thế.

- Khả năng làm việc độc lập, phối hợp nhóm, chịu áp lực công việc cao

Thái độ (Attitude):

- Trung thực, trách nhiệm, minh bạch trong công việc.

- Năng động, nhanh nhẹn, quyết đoán.

- Nhiệt huyết, cầu tiến, sẵn sàng gắn bó lâu dài với Công ty.

- Tinh thần phục vụ, hỗ trợ và phối hợp tốt với các phòng ban khác.