Trưởng Phòng, Hỗ Trợ Quản lý Vận Hành Khu đô thị (Bất động sản)

Chịu trách nhiệm về việc quản lý vận hành khu đô thị bao gồm:

• Quản lý vận hành về mặt pháp lý khu dân cư

• Tính phí quản lý, kiểm tra ngân sách, doanh thu, chi phí của các dự án

• Thanh toán cho nhà thầu phụ và thu tiền từ các hợp đồng DMA

• Bàn giao quỹ quản lý vận hành, quỹ bảo trì cho các bên liên quan

1. Hoạt động quản lý vận hành, quản lý hợp đồng dịch vụ

• Kiểm sóatvề mặt pháp lý đối với các hồ sơ, công văn, hợp đồng, thỏa

thuận…với các bên liên quan bao gồm cơ quan chức năng, Ban Quản Trị/

Ban Tự quản và cư dân

• Kiểm soát việc ký kết hợp đồng với các bên liên quan, hợp đồng và phụ

lục hợp đồng DMA cho các dự án, cũng như kiểm soát và đảm bảo nguồn

thu từ DMA

• Kiểm soát việc ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo

công tác vận hành tại các dự án và hợp đồng được ký kết hoàn tất theo

đúng lộ trình vận hành, kiểm soát hồ sơ thanh toán theo đúng điều khoản

trong hợp đồng và thực tế vận hành

• Tham gia và phụ trách tính phí quản lý đối với các dự án (nếu có phát

sinh) và xây dựng phương án vân hành, dòng tiền phù hợp

• Đảm bảo việc bàn giao cho các Ban Quản trị/ Ban Tự quản đầy đủ và tuân

thủ quy định pháp luật

2. Dịch vụ khách hàng và quản lý cộng đồng cư dân

• Đề xuất các phương án lựa chọn nhà thầu dịch vụ trong hoạt động vận

hành nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ

• Tham gia vào việc xây dựng phương án thu phí quản lý vận hành nội,

ngoại khu một cách hiệu quả

• Tham gia kiểm soát các vấn đề của dự án tiềm ẩn nguy cơ khủng hoảng

truyền thông, ảnh hưởng đến danh tiếng của khu đô thị và NLG.

3. Lập – kiểm soát ngân sách & hồ sơ thanh toán

• Làm việc và phối hợp với công ty quản lý lập ngân sách vận hành tòa

nhà, khu đô thị. Đảm bảo hiệu quả vận hành của dự án theo tiêu chuẩn

dịch vụ

• Kiểm soát việc trình duyệt ngân sách của các dự án và việc thu, chi hàng

tháng đối chiếu với ngân sách phê duyệt

• Kiểm tra báo cáo tài chính hàng tháng của tất cả các dự án đảm bảo các

khoản thu chi hợp lý, tuân thủ ngân sách được phê duyệt.

• Thiết lập, rà soát và kiếm soát ngân sách cùng các bên liên quan đảm

bảo doanh thu, chi phí phù hợp và đảm bảo với kết quả kinh doanh được

phê duyệt tại từng thời điểm

• Xây dựng kế hoạch tổng thể về dòng tiền của các dự án, đưa ý kiến tư

vấn đối với Ban Giám Đốc đảm bảo tính hiệu quả.

• Xây dựng kế hoạch nhân sự dựa trên ngân sách vận hành của dự án sau

khi tiếp nhận và đưa vào vận hành

• Kiểm soát hồ sơ thanh toán của tất cả dự án đảm bảo chi phí của các tòa

nhà không vượt quá ngân sách được phê duyệt

• Kiểm soát hồ sơ thanh toán được trình phê duyệt trong thời gian quy định

4. Quản lý danh mục tài sản, công cụ dụng cụ của dự án

• Phối hợp với công ty quản lý lập danh mục quản lý tài sản, công cụ dụng

cụ tại các dự án. Đảm bảo đầy đủ hạng mục, số lượng trong quá trình vận

hành và bàn giao cho Ban Quản trị theo quy định

5. Quản lý các bên cộng sự liên quan

• Phối hợp với các Khối / Bộ phận khác trong NLG để đáp ứng quy trình,

tiêu chuẩn… theo định hướng chiến lược từ tập đoàn.

• Giám sát chặt chẽ việc ký kết hợp đồng tổng thầu DMA với các Chủ đầu

tư, và đảm bảo nguồn tiền thu về theo đúng kế hoạch.

• Giám sát chặt chẽ tất cả các khoản thu chi của các dự án

• Phát triển các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ chiến lược để có mức phí

dịch vụ tốt nhất.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các ngành Quản trị kinh doanh, Kỹ thuật xây dựng, Quản lý vận hành hoặc các ngành liên quan.

• Tối thiểu 5-7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý vận hành dự án, bất động sản hoặc quản lý khu đô thị.

• Kinh nghiệm làm việc với các dịch vụ hỗ trợ vận hành như an ninh, an toàn, pháp lý, và quản lý tài sản.

• Kinh nghiệm quản lý hợp đồng, giám sát việc thực hiện hợp đồng dịch vụ và đánh giá nhà cung cấp dịch vụ.

• Ưu tiên: Có kinh nghiệm làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước và các đơn vị đối tác.

Kiến thức:

+ Hiểu biết về quy định pháp luật liên quan đến vận hành, PCCC, và quản lý tài sản tại các khu đô thị.

+ Hiểu rõ về quản lý tài chính, kiểm soát ngân sách, và xử lý hồ sơ thanh toán của các dự án.

+ Am hiểu về các quy trình quản lý dịch vụ và các hợp đồng dịch vụ liên quan.

• Kỹ năng chuyên môn:

+ Kỹ năng quản lý và điều phối đội ngũ trong việc thực hiện các hoạt động hỗ trợ vận hành.

+ Kỹ năng kiểm soát, lập kế hoạch ngân sách, và quản lý dòng tiền của các dự án.

+ Kỹ năng phân tích và giải quyết các vấn đề liên quan đến an ninh, an toàn, và pháp lý.

Năng lực:

+ Khả năng giao tiếp và đàm phán hiệu quả với đối tác, nhà thầu và các bên liên quan.

+ Khả năng làm việc dưới áp lực, quản lý thời gian và tổ chức công việc hợp lý.

+ Kỹ năng lãnh đạo, huấn luyện, và phát triển nhân viên cấp dưới.