Trưởng Phòng Quản Lý Vận Hành

1. Nhiệm vụ quản lý:
- Quản lý nhân sự:
• Đảm bảo toàn bộ nhân sự của bộ phận thực hiện đúng và đủ các công việc theo mô tả chức năng nhiệm vụ của từng vị trí
• Tuyển dụng và đào tạo nhân sự của bộ phận: đảm bảo chất lượng nhân sự đáp ứng yêu cầu công việc; tổ chức đào tạo nội bộ để các nhân sự nắm rõ và thực hiện đúng theo các nội quy và quy định của Công ty.
- Quản lý tài chính:
• Kiểm soát ngân sách vận hành của các dự án: đảm bảo chi không vượt ngân sách; sử dụng tiết kiệm và hiệu quả ngân sách
• Kiểm soát công nợ của các dự án: đảm bảo khả năng thu hồi công nợ khách thuê các dự án; không để phát sinh nợ xấu.
- Quản lý khách hàng:
• Nắm bắt được các chính sách chăm sóc khách thuê của Công ty: xây dựng Phương án quản lý và chăm sóc phù hợp với từng khách thuê. Từ đó triển khai Phương án tới các Ban QLTN
• Quản lý các hợp đồng thuê: nắm rõ các điều khoản hợp đồng cho thuê, từ đó yêu cầu và giám sát các Ban QLTN đảm bảo cung cấp dịch vụ cho khách thuê theo đúng cam kết của hợp đồng cũng như hướng dẫn yêu cầu khách thuê tuân thủ theo các quy định của hợp đồng.
• Đảm bảo các Ban QLTN thực hiện đầy đủ và thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng: tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu của khách thuê kịp thời và chính xác.
- Quản lý tài sản dự án:
• Cập nhật và quản lý tài sản tại các dự án: đảm bảo kiểm soát mọi biến động tăng/giảm của tài sản.
• Quản lý và vận hành an toàn, hiệu quả các hệ thống kỹ thuật tại các dự án
2. Nhiệm vụ chuyên môn
- Công tác quản lý:
• Chủ trì xây dựng bộ máy tổ chức, nhân sự, quy trình, quy định về quản lý tòa nhà (chung cư, văn phòng thương mại, …). Quản lý, giám sát chất lượng công việc và hiệu quả công việc chung của các Ban quản lý tòa nhà.
• Tham gia tích cực vào quá trình tuyển dụng, đánh giá nhân sự của bộ phận; Ban quản lý tòa nhà.
• Phối hợp với Bộ phận Hành chính - Nhân sự để xác định các nhu cầu đào tạo, đánh giá sau đào tạo đảm bảo CBNV quản lí trực thuộc bộ phận được đào tạo và phát huy đầy đủ năng lực.
- Công tác xây dựng, thiết lập hệ thống quản lý vận hành:
• Xây dựng mô hình quản lý, chức năng, nhiệm vụ của CBNV bộ phận, Ban Quản lý tòa nhà, định biên nhân sự, nhiệm vụ, quyền hạn, tiêu chuẩn với từng vị trí làm việc.
• Xây dựng các bộ tiêu chuẩn, quy trình, quy định trong việc quản lý vận hành tòa nhà.
• Xây dựng, dự trù kế hoạch ngân sách vận hành hàng năm
• Tham gia đánh giá lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài: An ninh; Vệ sinh; Chăm sóc cây; Kiểm soát công trùng,…; cá nhà thầu bảo trì hệ thống kỹ thuật: Thang máy; Máy phát; PCCC; …
- Công tác quản lý vận hành:
• Phân công và quản lý, giám sát việc thực hiện công việc hàng ngày của từng CBNV trong bộ phận và từng Ban quản lý tòa nhà;
• Quản lý, giám sát việc cung cấp dịch vụ của các Nhà thầu dịch vụ thuê ngoài; đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu về chất lượng dịch vụ, an ninh trật tự, PCCC, vệ sinh môi trường, bảo trì, bảo dưỡng,… theo các tiêu chí của hợp đồng và tiêu chuẩn, quy trình quản lý vận hành.
• Đưa ra và chịu trách nhiệm với các quyết định để xử lý các vấn đề khẩn cấp trong quá trình quản lý vận hành (trong phạm vi quyền hạn cho phép).
• Thay mặt Công ty/ Chủ đầu tư giải quyết các vấn đề liên quan tới các khách hàng thuê mặt bằng; thường xuyên duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng để đáp ứng các yêu cầu chính đáng và nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Thay mặt Công ty/ Chủ đầu tư làm việc với các cơ quan chính quyền địa phương, các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành, các khách hàng để giải quyết công việc khi cần thiết.
• Duy trì chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng phù hợp với các tiêu chuẩn đã ban hành, đảm bảo khách hàng luôn hài lòng với chất lượng dịch vụ của tòa nhà đang cung cấp.

II. QUYỀN LỢI
- Thu nhập: Lên tới 40 triệu/tháng chưa kể phụ cấp
- Được hưởng đầy đủ các chế độ BHXH theo quy định của Luật lao động; Bảo hiểm sức khỏe Bảo Việt, Bảo hiểm tai nạn lao động, teambuilding, nghỉ mát, sinh nhật,….
- Thời gian làm việc: từ thứ 2 đến thứ 6 và 02 thứ 7/tháng
- Môi trường làm việc thân thiện, năng động, chuyên nghiệp