Vĩnh Long-Nv Hành Chính Lễ Tân

* Lễ tân

- Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty.

- Tiếp đón khách đến liên hệ công tác tại văn phòng Công ty và hướng dẫn khách đến các Phòng/Ban.

- Giải đáp thắc mắc của khách hàng/đối tác trực tiếp hoặc gián tiếp

- Đặt lịch hẹn, sắp xếp lịch làm việc cụ thể cho Ban Lãnh đạo tiếp khách.

- Đảm bảo an ninh văn phòng thông qua quy trình check in/ check out

* Công tác văn thư

- Quản lý con dấu của Công ty

- Đóng dấu các loại giấy tờ theo Quy định quản lý và sử dụng con dấu

- Tiếp nhận công văn, giấy tờ, bưu phẩm gửi đến Công ty và liên lạc người nhận/chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết.

- Lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan

- Cập nhật/soạn thảo các biểu mẫu, văn bản hành chính

- Scan, in ấn và Photocopy tài liệu khi cần thiết

* Mua sắm - Quản lý tài sản, thiết bị - ngân sách

- Lập kế hoạch, mua sắm, theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị văn phòng

- Thực hiện mua/tặng hoa, quà theo quy định/chính sách chung của Công ty

- Đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…)

- Theo dõi mua bảo dân sự bắt buộc xe ôtô, xe tải trong Công ty

- Kiểm tra và thanh toán đúng hạn các chi phí văn phòng như: điện, nước, điện thoại, internet,…..

- Quản lý ngân sách hành chính, thanh toán chi phí HC theo quy định (ERP)

* Nhiệm vụ khác

- Tổ chức các sự kiện của Công ty

- Sắp xếp việc đăng ký phòng họp cho các bộ phận khi có yêu cầu

- Giám sát công tác vệ sinh chung toàn Công ty

- Thực hiện báo cáo theo yêu cầu

- Các công việc khác liên quan đến văn phòng theo yêu cầu của cấp trên

- Đại học kinh tế, Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng

- Kinh nghiệm: Ít nhất 1 năm kinh nghiệm : hành chính, lễ tân, tổ chức sự kiện

- Ngoại ngữ: ANH VĂN GIAO TIẾP

- Kiến thức: Kiến thức cơ bản về kế toán; Thành thạo tin học (Word, Excel, Powerpoint, email Outlook, …), Hành chính văn phòng

- Kỹ năng chuyên môn: Quản lý sắp xếp, lưu trữ hồ sơ; Đọc hiểu nhanh văn bản, khả năng tiếp cận & sử dụng phần mềm

- Kỹ năng mềm: Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ; Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống; Kỹ năng trình bày, đàm phán, thuyết phục

- Kỹ năng quản lý: Làm việc theo nhóm/ độc lập, xắp sếp công việc; Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả

- Thái độ làm việc: Trung thực; Cẩn thận, tỉ mỉ; Nhiệt tình, chủ động trong công việc