Warehouse Team Leader

Job purpose

• Provide supervisory skills to direct the operation of a warehouse facility/ Cung cấp kỹ năng giám sát để quản lý hoạt động trong kho thuận lợi.

• Work with Principals and Customers in order to achieve their satisfaction/ Làm việc để có được sự hài lòng của Hãng và Khách hàng để đạt được sự hài lòng của họ.

• Develop team in order to meet company development/ Phát triển đội nhóm nhằm đáp ứng sự phát triển của công ty.

Responsibilities

Essential functions of job include but are not limited to / Trách nhiệm cần thiết cho công việc, bao gồm nhưng không giới hạn:

• Direct supervisor of warehouse operations and personnel which include picking, packing, shipping, dispatching and all warehouse functions including pharmaceutical products/ Giám sát trực tiếp các hoạt động và nhân sự trong kho hàng bao gồm soạn hàng, đóng gói, chuyển hàng, phát hàng, và tất cả các chức năng thuộc kho hàng bao gồm dược phẩm.

• Review and analyze reports, record and directives, and confer with Warehouse Team Leader 1 to obtain data required for planning activities, such as new commitments status of work in progress and problems encountered/ Xem xét và phân tích các hướng dẫn, hồ sơ, báo cáo và hội ý với Trưởng Nhóm Kho 1 để có số liệu yêu cầu dung lập kế hoạch hoạt động như những cam kết mới, tình trạng tiến độ công việc và các vấn đề xảy ra bất ngờ.

• Evaluate current procedures and practices for accomplishing department objectives and develop and implement improved procedures and practices/ Đánh giá quy trình và công việc thực tế hiện hành để hoàn thành, phát triển mục tiêu của phòng ban và thực hiện cải tiến những quy trình và thực hành hiện tại.

• Schedule and assign employees with job tasks and meet job training and safety requirements/ Lên kế hoạch đào tạo và phân công cho nhân viên, để nhân viên nắm bắt được công việc và yêu cầu về an toàn.

• Provide instruction, solve problems and set deadlines to ensure timely completion of work/ Hướng dẫn công việc, giải quyết vấn đề và đặt thời hạn hoàn thành để đảm bảo hoàn tất công việc đúng giờ.

• Interview, hire and ensure that new employees are trained properly/ Phỏng vấn, tuyển dụng và đảm bảo nhân viên mới được đào tạo phù hợp với công việc.

• Motivate employees through employee meetings or one on one counseling sessions/ Động viên nhân viên trong các cuộc họp hoặc những buổi họp hướng dẫn riêng.

• Complete and conduct employee performance appraisals/ Hướng dẫn và hoàn thành đánh giá thành tích nhân viên

• Maintain the pharmaceutical warehouse, keeping it clean and orderly and ensuring items are efficiently stored, controlled and accurately followed up/ bảo quản kho dược phẩm, giữ kho sạch, ngăn nắp, và đảm bảo hàng được lưu trữ, kiểm soát hiệu quả và theo dõi chính xác.

• Manage the day to day activities to personnel in the performance of all basic warehousing, and logistic requirements. Supervise daily activities in the warehouse ensuring only appropriate processes are conducted properly and handles any problems that arise/ Kiểm soát hoạt động hàng ngày của nhân viên trong việc thực hiện các tiêu chuẩn trong kho hàng, và yêu cầu về cung ứng. Giám sát các hoạt động hàng ngày trong kho hàng, đảm bảo những tiến trình phù hợp được hướng dẫn đúng đắn và kiểm soát bất kỳ vấn đề nào phát sinh.

• Manage and solve issues that relate to security in warehouse. When having problem to happen, Warehouse Team Leader 2 has to take corrective action immediately and then inform to Warehouse Team Leader 1 right away/ Kiểm soát và giải quyết vấn đề liên quan đến an ninh trong kho hàng, khi có xảy ra sự cố, Trưởng Nhóm Kho 2 phải có hành động khắc phục ngay tức thì và thông báo cho Trưởng Nhóm Kho 1 ngay lập tức.

• Check incoming activities to ensure that all paperwork is complete and accurate/ Kiểm tra các hoạt động nhập đảm bảo tất cả các hoạt động nhập đảm bảo tất cả các chứng từ hoàn tất và chính xác.

• Require good verbal (including telephone) and written communication skills as well as the ability to read and remember details/ Yêu cầu kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói (bao gồm giao tiếp bằng điện thoại) cũng như khả năng đọc và nhớ các chi tiết.

• Must be able to interact effectively with person in all levels of employment at the warehouse as well as other sections and departments/ Phải có khả năng tác động hiệu quả đến cá nhân mọi cấp độ trong kho hàng cũng như các bộ phận và phòng ban khác.

• Maintain pharmaceutical warehouse area, keeping it clean and orderly. Ensure pharmaceutical products, facilities, equipment and properties are efficiently stored and displayed/ Duy trì các khu vực trong kho dược phẩm, giữ vệ sinh sạch và ngăn nắp. Đảm bảo các sản phẩm thuốc, cơ sở vật chất, dụng cụ và tài sản được lưu trữ và sử dụng hiệu quả.

• Test and possibility operate thermo equipment and decides that comes from the shipments or are used in the warehouse/ Kiểm tra và hoạt động các dụng cụ thiết bị kiểm soát nhiệt độ nhập về kho hoặc đang dùng trong kho hàng.

• Coordinate, plan and supervise all aspects of the warehouse training and activities. Organize training and involve the following tasks contacting the personnel, working with the branch director to set up training plan/ Đồng hợp tác, lập kế hoạch và giám sát mọi mặt của hoạt động và đào tạo của kho. Đào tạo được tổ chức vài lần mỗi năm và bao gồm những nhiệm vụ giao tiếp cá nhân, làm việc với Giám đốc chi nhánh để lập kế hoạch đào tạo.

• The continuing challenge of this position are presented by the need to keep the pharmaceutical warehouse operation running at peak efficiently/ Thử thách liên tục tại vị trí này được thể hiện qua yêu cầu giữ hoạt động kho hàng dược phẩm đạt hiệu quả tối đa.

• Manage all cold chain activities comply with company guideline and GSDP requirements/ Quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến hàng lạnh tuân thủ theo hướng dẫn của công ty và yêu cầu GSDP.

• Follow GSP/ GDP requirements in daily practices/ Làm theo yêu cầu GSP/ GDP trong hoạt động hàng ngày.

• Ensure all quality objectives and achieved/ Đảm bảo đạt tất cả các mục tiêu về chất lượng.

• Report to the Warehouse Team Leader 1 on a regular basic/ Báo cáo cho Trưởng Nhóm Kho 1.

• May perform other duties as assigned / Thực hiện các nhiệm vụ được phân công khác.

• Intermediate or High school graduation or higher/ Tốt nghiệp Trung cấp dược hoặc trung học phổ thông trở lên.

• At least 1 year working experience in a compatible position/ Ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

• Understand the SOP/ Hiểu rõ quy trình làm việc

• Good communication skills, solving problem skills / Kỹ năng giải quyết các vấn đề tốt, kỹ năng giao tiếp tốt.

• Ability to work in team / Có kỹ năng làm việc theo nhóm.

• Good in work organizing skills / Kỹ năng quản lý công việc tốt.

• Computer office / Kỹ năng máy tính văn phòng

• Careful, trust, high accuracy, honest, enthusiasm/ Cần thận, trung thực, độ chính xác cao, trung thực nhiệt tình

• Ability to work under high pressure/ Có khả năng chịu được áp lực cao trong công việc