Admin Staff (500$ - 800$)

NHIỆM VỤ CHÍNH:

1. Lễ tân: Đón khách, trả lời điện thoại, giao nhận bưu phẩm và giám sát công việc của các chị tạp vụ để đảm bảo văn phòng ngăn nắp và sạch sẽ;

2. Cơ sở vật chất và dịch vụ:

• Mua sắm thiết bị, máy móc, văn phòng phẩm và các đồ dùng thiết yếu sử dụng trong văn phòng (quản lý ngân sách, thu thập báo giá, so sánh báo giá, thương lượng giá, soạn thảo hợp đồng và kiểm tra các điều khoản & điều kiện với nhà cung cấp) và duy trì cơ sở dữ liệu quản lý tài sản;

• Quản lý trang thiết bị văn phòng: tìm kiếm, liên hệ và xử lý các dịch vụ bảo trì nhằm đảm bảo tất cả thiết bị đều trong tình trạng hoạt động tốt;

• Thanh toán hàng tháng: Theo dõi và kiểm soát các chi phí trong văn phòng (chi phí thuê văn phòng, chi phí mua đồ dùng văn phòng phẩm, phí gửi xe, chi phí taxi…), thu thập hóa đơn, đảm bảo tính chính xác và lập yêu cầu thanh toán đúng hạn;

• Phối hợp chuẩn bị cho các chuyến công tác trong nước và quốc tế bao gồm đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, xin visa (nếu cần);

• Lưu giữ các bản mềm và bản cứng của hợp đồng, công văn đến & đi và các tài liệu khác;

3. Chấm công:

• Thực hiện chấm công hàng tháng (ngày công, đi muộn, về sớm, đi ra ngoài; làm thêm giờ; nghỉ phép, …);

4. Hoạt động gắn kết nhân viên:

• Tổ chức các sự kiện của Công ty (lựa chọn nhà cung cấp, lập kế hoạch, quản lý và chi tiêu theo ngân sách) như: Du lịch Công ty và Tiệc cuối năm …,

• Phối hợp với Ban chấp hành Công Đoàn Công ty tổ chức các hoạt động dành cho nhân viên như: Thi Quý, Sinh nhật Quý, Ngày Quốc tế phụ nữ, Ngày Quốc tế Đàn Ông, Hoạt động văn hóa thể thao….

5. Hỗ trợ người nước ngoài:

• Thu thập các giấy tờ của người nước ngoài như: Visa, Giấy phép lao động, Thẻ tạm trú và hỗ trợ các thủ tục khác theo yêu cầu: Hợp đồng thuê nhà, công chứng và hợp pháp hóa các chứng từ…

6. Các công việc khác:

• Tiến hành cập nhật các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động của công ty đến các cơ quan có thẩm quyền;

• Các công việc khác được giao bởi Quản lý/ Người giám sát;

KEY RESPONSIBILITIES:

1. Reception: Welcome guests, answer phone & deliver-receive packages and supervise tea-ladies to ensure the office is clean and well-organized;

2. Facilities & Services:

· Purchase office equipment, machinery, stationery and necessary office stuffs (from budgeting management, collecting quotations, price comparison & negotiation, drafting contract and reviewing terms & condition with suppliers/ vendors/ contractors) and maintain asset database;

· Manage office equipment and facilities: find, contact and handle maintenance services in order to ensure all are in good working condition;

· Monthly payment: track and control office expenses (office renting, stationery, parking, taxi bill, etc), collect invoices, ensure the accuracy and make requests for payment as deadlines;

· Coordinate for domestic and international business trips, including flight booking, hotel reservations, visa applications (if needed)

· Maintain soft and hard copy of contracts, in-coming and out-going correspondences and other documents;

3. Timesheet Record:

· Record monthly timesheet (attendance, late coming, early leaving, outgoing; overtime; leave, etc);

4. Employee engagement activities:

· Organize Company events (from selecting vendors, planning, budgeting management and execution) such as: Company’s Outing trip and Year End Party, etc

· Coordinate with Company Trade Union’s Executive Committee to organize staff activities such as: Quarter competition; Quarter Birthday Celebration; Women's Day, Men's Day, Sport & Culture Event, etc

5. Expatriate Support:

· Obtain expatriate’s papers such as: Visa, Work Permit, Residence card, and other supports upon requests: House renting contract, notarized and legalized procedures, etc

6. Other tasks

· Proceed updates on business legal documents with government authorities;

· Other tasks assigned by Manager/ Supervisor;

* Yêu cầu công việc:

• Tốt nghiệp đại học hoặc tương đương;

• Có ít nhất 5-6 năm kinh nghiêm liên quan trong lĩnh vực hành chính và Quản lý văn phòng;

• Thành thạo Microsoft Word, Excel, Outlook, và PowerPoint;

• Có kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt;

• Kỹ năng quản lý thời gian tốt với khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ công việc cùng lúc;

• Thông thạo nói và viết Tiếng Anh;

• Sẵn sàng làm thêm giờ;

* Yêu cầu về tính cách:

• Chủ động, nhiệt tình và tâm huyết với công việc để cho ra được kết quả tốt;

• Có tinh thần làm việc nhóm, thái độ tích cực và có khả năng làm việc dưới áp lực cao;

• Đáng tin cậy, cẩn thận, chăm chỉ và có trách nhiệm;

• Sáng tạo và tổ chức tốt.

LỢI ÍCH

*Gói lương:

• Mức lương: Lương cạnh tranh với những chế độ bổ sung hấp dẫn (dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm làm việc);

• Phụ cấp trang điểm cho nhân viên nữ: 50USD/tháng;

• Thời gian làm việc: 9:00 ~ 17:00 (05 ngày/ tuần);

• Thưởng: 02 lần/ năm (tương đương 02 tháng lương) và thưởng doanh thu 1 lần/ năm (tương đương lên đến 3 tháng lương)

• Được trang bị đầy đủ gói bảo hiểm theo quy định của Bộ luật Lao động;

• Đánh giá tăng lương 2 lần/ năm dựa trên hiệu quả công việc và những đóng góp của nhân viên;

• Các quyền lợi khác theo quy định của Luật Lao động Việt Nam;

* Job Requirements:

- University degree or equivalent; major in Foreign Language, HR management, Administration management or Accounting shall be an advantage;

- At least 5-6 years of related experience in Administration and Office management;

- Proficient at Microsoft Word, Excel, Outlook, and PowerPoint;

- Strong communication and negotiation skills;

- Good time management skills with the ability to handle multi-tasks simultaneously;

- Fluent in both written and spoken English;

- Ability of working independent and teamwork;

- Ready to work overtime;

* Personality Requirements:

- Proactive, results-driven and customer-oriented;

- Teamwork spirit, and can-do attitude and able to work under high pressure;

- Reliable, careful, hard working, responsible;

- Creative and well-organized;

Benefits

*Remuneration Package

- Salary: Competitive with lucrative add-ons (based on skills and experience);

- Make up allowance $50 for female staff every month;

- Working hours: 9:00 ~ 17:00 (5 days per week);

- Bonus : Twice a year (equivalent to 2 months salary) and performance bonus once a year (equivalent up to 3months salary)​

- Well-equipped with insurance package as stated by Labor code;

- Salary Review: 2 times/year based on employee's performance and contribution;

- Other benefits as per stated in Vietnamese Labor Law;