Leo Widrich – người đồng sáng lập Buffer đã tìm mọi cách để trả lời cho các câu hỏi này, đồng thời anh cũng đã chỉ ra phương thức giúp mọi nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn mà chẳng cần phải làm thêm bất kì giờ nào. Trước đây, khi tuyển dụng những nhân viên giỏi cho công ty của mình, Leo Widrich đã tuyên bố loại bỏ yêu cầu làm việc 8 tiếng/ngày. Thỏa thuận này nhận được sự ủng hộ song vẫn có nhiều ý kiến trái chiều, bởi số đông cho rằng, một ngày làm việc dưới 8 tiếng thì rất khó có thể hoàn thành đủ lượng công việc được giao huống chi là đạt được kết quả tốt.
Tại Mỹ, một người lao động làm trung bình 8,8 giờ mỗi ngày. Dưới đây là những chỉ số cho thấy cách mà người Mỹ sử dụng 24 tiếng của mình được nghiên cứu bởi Cục Thống kê Lao Động:
Dẫu làm việc nhiều là tốt, tuy nhiên, làm việc nhiều giờ không đánh giá được bạn làm việc có hiệu quả hay không, hiệu quả thế nào, và năng suất ra sao bởi thực tế, trong rất nhiều câu chuyện thành công, có người chỉ làm 4 tiếng/tuần nhưng cũng có người làm đến 16 tiếng/ngày.
Vậy cuối cùng, tại sao lại có sự khác biệt đó? Thay vì tự suy đoán theo cảm tính, Leo Widrich đã làm một cuộc khảo sát nghiên cứu để tìm ra cách tối ưu hóa thời gian làm việc để chúng ta vừa có thể làm việc hiệu quả, vừa có thể hưởng thụ trọn vẹn cuộc sống.
Quy định làm việc 08 tiếng/ngày bắt nguồn từ đâu?
Vào cuối thế kỷ 18, để tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị trong sản xuất, nhiều công ty đã để cho máy móc chạy 24/7 (tức hoạt động không nghỉ 24 tiếng trong vòng 7 ngày liên tiếp). Dĩ nhiên trong thời gian máy vận hành cần có sự giám sát của con người, vì vậy chuyện công nhân làm việc từ 10 đến 16 giờ mỗi ngày dường như đã trở thành một loại tiêu chuẩn.
Đối diện với những căng thẳng mệt mỏi vì làm việc quá sức, chỉ sau khoảng thời gian ngắn, một người đàn ông tên Robert Owen đã dũng cảm đứng lên châm ngòi cho chiến dịch biểu tình để mọi người chỉ phải làm việc 8 tiếng/ngày với khẩu hiệu “8 giờ lao động, 8 giờ giải trí, 8 giờ nghỉ ngơi”.
Dẫu Owen đã có rất nhiều cố gắng, thế nhưng quy định làm 8 tiếng/ngày chỉ mới thật sự được áp dụng đầu tiên khi Henry Ford điều hành công ty Ford Motor vào năm 1914. Henry Ford không chỉ cắt giảm ngày làm việc tiêu chuẩn xuống còn 8 tiếng mà còn tăng gấp đôi lương cho công nhân. Điều này đã gây chấn động trong nhiều ngành công nghiệp và giúp Ford đạt được thành tích kinh doanh vô cùng mỹ mãn: tỉ suất lợi nhuận tăng gấp đôi chỉ trong hai năm. Thành công của Ford đã khuyến khích các công ty khác áp dụng tiêu chuẩn làm việc 8 tiếng/ngày cho toàn thể nhân viên.
Cuối cùng, có thể nói, việc làm 8 tiếng/ngày của chúng ta hiện nay hoàn toàn không dựa trên bất kì cơ sở khoa học nào. Nó chỉ đơn giản là một trào lưu cách đây cả trăm năm trước – hoàn toàn khác với nền kinh tế sáng tạo hiện đại bây giờ. Ngày nay, làm việc hiệu quả hay không đều phụ thuộc vào khả năng của bạn chứ chẳng phải là số giờ làm việc, giống như tác giả Tony Schawartz từng nói: “Hãy quản lý năng lượng chứ không phải thời gian của bạn!”
Theo Schwartz, mỗi ngày chúng ta cần quản lý 4 loại năng lượng sau đây:
- Năng lượng thể chất: Bạn khỏe mạnh như thế nào?
- Năng lượng cảm xúc: Bạn hạnh phúc ra sao?
- Năng lượng tinh thần: Bạn có biết cách tập trung giải quyết một vấn đề nào đó không?
- Năng lượng tâm linh: Tại sao bạn lại chọn công việc này? Mục đích làm việc của bạn là gì?
Máy móc di chuyển một cách tuyến tính, con người di chuyển theo chu kỳ
Để có một ngày làm việc hiệu quả, điều đầu tiên cần làm đó chính là “tôn trọng” những thứ thuộc về bản chất của con người, điển hình là chu kì vận động của cơ thể. Cụ thể là, bạn có thể tập trung hoàn tất công việc trong khoảng thời gian 90 đến 120 phút và sau đó, bạn cần giải lao từ 20 đến 30 phút để “nạp năng lượng” và sẵn sàng tiếp tục hoàn thành nhiệm vụ tiếp theo một cách tốt nhất.
Dưới đây là mô phỏng về chu kì “làm việc” của cơ thể:
Ngay bây giờ, thay vì bạn nghĩ rằng “Tôi sẽ làm được gì trong vòng 8 tiếng/ngày?”, hãy thử nghĩ “Tôi sẽ làm gì với mỗi 90 phút trôi qua?”
Nền tảng của một ngày làm việc hiệu quả chính là sự tập trung
Hãy thử chia tổng số lượng công việc của bạn ra thành những việc nhỏ và cố gắng hoàn thành từng cái một trong vỏn vẹn 90 phút.
Justin Gardener đã nghiên cứu về bộ não của con người và kết luận, bộ não chúng ta thường trải qua 2 bước khi giải quyết một vấn đề nào đó:
- Bước 1:
Tăng cường sự nhạy cảm: não sẽ tự hình dung một bức tranh tổng quan khái quát được mọi đầu công việc mà bạn cần làm, sau đó dành nhiều sự tập trung hơn vào công việc quan trọng nhất. Tương tự như việc bạn nhìn vào một bức tranh thì mắt sẽ tập trung vào sự vật nổi trội nhất rồi mới đến những sự vật bình thường còn lại.
- Bước 2:
Lựa chọn một cách đúng đắn: đây là khi não bắt đầu phân tích kĩ trong những công việc quan trọng đó thì bạn nên ưu tiên làm cái nào trước. Trạng thái này của não được gọi là trạng thái dòng chảy.
Dưới đây là mô phỏng về hai quá trình xử lý công việc của não:
Trong hình A, vì bộ não của chúng ta chỉ tập trung vào duy nhất một công việc và chúng ta có thể tách biệt các yếu tố gây phân tâm (màu xanh) khỏi những gì thực sự quan trọng (màu vàng).
Trong hình B, khi chúng ta phải đối mặt với nhiều công việc cùng một lúc, bộ não của chúng ta ngày càng dễ bị phân tâm hơn bởi các yếu tố môi trường xung quanh (màu xanh).
Từ phân tích trên, Gardner rút ra được kết luận:
- Không nên một lúc làm nhiều việc để tránh bị phân tâm
- Ngay cả khi chỉ có một công việc duy nhất cũng phải tập trung, loại bỏ mọi yếu tố gây xung quanh làm cản trợ bạn hoàn thành công việc năng suất và hiệu quả
Nghe có vẻ khá rõ ràng phải không? Ngay bây giờ, bạn hãy áp dụng vào giải quyết công việc ngay và đừng quên tham khảo một số lời khuyên từ chúng tôi!
4 mẹo giúp cải thiện năng suất công việc hiệu quả
Nhờ áp dụng các quy tắc này vào quy trình làm việc hàng ngày của mình tại Buffer, tôi đã tạo ra những thay đổi rõ rệt từ đó giúp nghiên cứu của mình được hoàn thành một cách tốt nhất.
Đối với quy trình làm việc hàng ngày của tôi tại Buffer, tôi đã thực hiện bốn thay đổi rõ rệt để thực hiện tốt hơn nghiên cứu trên. Dưới đây là 4 cách mà tôi đã áp dụng:
- Bất kì việc gì cũng cần có một “deadline”:
Thật khó để duy trì sự tập trung, đặc biệt là khi những đầu công việc mà bạn làm không có deadline rõ ràng vì bạn sẽ ỉ i khiến mọi thứ bị trì trệ. Hãy tự giao cho mình một deadline và tự treo thưởng cho mình một món quà mà bạn yêu thích nếu bạn hoàn thành được đúng deadline do mình đặt ra.
- Chia một ngày thành nhiều khoảng thời gian, mỗi khoảng kéo dài 90 phút:
Thay vì nghĩ về việc làm 8, 6 hoặc 10 giờ mỗi ngày, hãy chia một ngày của bạn ra thành bốn hay năm khoảng thời gian, mỗi khoảng dài 90 phút. Mỗi 90 phút sẽ ứng với một công việc. Như vậy có nghĩa là một ngày bạn đã giải quyết được 4 đến 5 đầu công việc.
- Lên kế hoạch cho việc nghỉ ngơi mỗi ngày:
Tony Schwartz đã nói: “Người mạnh nhất không phải là người chạy nhanh nhất, mà là người đã tối ưu hóa thời gian nghỉ ngơi của họ.” Thật vậy, chúng ta đã dành quá nhiều thời gian cho việc lên kế hoạch giải quyết công việc trong một ngày mà quên mất việc chúng ta sẽ nghỉ ngơi lúc nào, nghỉ ngơi ra sao. Hãy nắm được bạn sẽ làm gì để “nạp năng lượng” cho 90 phút “chiến đấu” kế tiếp, chẳng hạn như ngủ trưa, đọc sách, ăn vặt, nghĩ về một vấn đề nào đó,…
- Tắt mọi thông báo:
Một trong những ý tưởng hay nhất mà tôi đã từng áp dụng chính là lời khuyên của Joel về việc tắt mọi thông báo trên điện thoại, máy tính – những thứ có khả năng khiến bạn phân tâm.
Và bây giờ đến lượt bạn trả lời rồi đấy, theo bạn thì đâu là cách tốt nhất để sắp xếp một ngày làm việc hiệu quả?
–HR Insider/ Theo LinkedIn–
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
