Cách viết thư cho lãnh đạo chuyên nghiệp và ấn tượng

Trao đổi với cấp trên thực ra không phải là điều dễ dàng đối với cương vị là một nhân viên. Có thể một sai lầm nhỏ sẽ khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp. Tuy nhiên, trong một số trường hợp bắt buộc, bạn cần trao đổi và viết thư cho lãnh đạo của mình. Vậy cách viết thư cho lãnh đạo như thế nào để mang đến sự chuyên nghiệp và ấn tượng? Cùng xem ngay bài viết sau đây.

1. Những trường hợp cần viết thư cho lãnh đạo

Trước khi tìm hiểu về cách viết thư cho lãnh đạo, bạn nên biết đâu là những trường hợp mình nên áp dụng phương thức trao đổi này. Tại nơi làm việc, việc liên hệ với cấp trên của bạn khi có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu nào là điều khá thường thấy. Dưới đây là một số lý do mà bạn có thể viết thư trao đổi cho lãnh đạo của mình:

• Yêu cầu về thời gian nghỉ
• Muốn xin nhờ giúp đỡ trong công việc
• Đặt câu hỏi có sự liên quan đến nơi làm việc
• Cung cấp và xác nhận về một nhiệm vụ đã hoàn thành
• Yêu cầu gia hạn về thời hạn của nhiệm vụ công việc
• Cảm ơn và bày tỏ lòng biết ơn của mình
• Chia sẻ về thông tin quan trọng về một nhiệm vụ hoặc dự án nào đó.

2. Cách viết thư cho lãnh đạo chuyên nghiệp

Dưới đây sẽ là cách viết thư cho lãnh đạo mà bạn có thể tham khảo trong các trường hợp kể trên đây:

2.1 Xác định rõ mục đích viết thư cho lãnh đạo

Trước khi viết thư cho lãnh đạo của mình, bạn cần xác định được lý do bạn cần liên hệ với cấp trên của mình. Điều này có thể giúp bạn có thể đi đúng hướng trong khi viết nội dung thư. Ngoài ra, việc này sẽ đảm bảo rằng đã bao gồm tất cả những ý và thông tin có liên quan đến nội dung bạn muốn truyền đạt. Ví dụ: Nếu bạn muốn được yêu cầu thay đổi thời hạn cho dự án mà bạn đang tham gia, bạn hãy đảm bảo thông tin gồm thời hạn trước đó, thời hạn được yêu cầu đổi mới và lý do thay đổi mới cũng như lý do thay đổi.

2.2 Cách viết mở đầu chỉn chu

Tiếp theo trong cách viết thư cho lãnh đạo chính là viết phần mở đầu chỉn chu. Dòng tiêu đề của bức thư cần tóm tắt được ngắn gọn lý do mà bạn gửi thư. Cần gửi thêm dòng chủ đề có liên quan giúp người nhận thư hiểu được những gì mong đợi và ưu tiên email dựa trên mức độ và khẩn cấp.

Dưới đây sẽ là một số ví dụ về dòng tiêu đề mà bạn có thể đưa vào email gửi tới người giám sát của mình:

• [Tên dự án hoặc nhiệm vụ] hoàn thành vào [ngày]
• Câu hỏi về [chủ đề]
• Yêu cầu thời gian nghỉ từ [ngày] đến [ngày]
• Yêu cầu gia hạn cho [tên dự án]
• Cảm ơn bạn vì [lý do]

Tiếp theo lời chào là dòng đầu tiên trong email của bạn, ngay sau dòng chủ đề. Cần xác định tên chính xác và chức danh của lãnh đạo của mình.

Nếu người lãnh đạo của bạn thích được gọi bằng tên của họ thì đó là cách mà bạn có thể xưng hô ở thư của mình. Nếu bạn không chắc chắn về tên và chức danh mà người giám sát bạn thích thì bạn có thể sử dụng họ của sếp.

Ví dụ:

• Thưa ông Tuấn Nguyễn
• Xin chào cô Lan
• Xin chào ông Trần
• Chị kính mến
• Thưa ông/bà

2.3 Nêu rõ nguyên nhân viết thư

Sau lời chào của bạn, trong một câu mở đầu, hãy cho biết lý do bạn gửi thư cho lãnh đạo ngay sau đó. Mở đầu bức thư bằng cách lý do của bạn bằng cách ngắn gọn và rõ ràng. Dưới đây là một số ví dụ về câu mở đầu:

• Tôi gửi bức thư này để cảm ơn bạn vì [lý do].
• Tôi liên hệ với bạn để xác nhận rằng [tên nhiệm vụ hoặc dự án] đã được hoàn thành vào [ngày và giờ].
• Tôi muốn yêu cầu thời gian nghỉ từ [ngày] đến [ngày].
• Nhóm của tôi và tôi muốn yêu cầu gia hạn [tên nhiệm vụ hoặc dự án] từ [thời hạn ban đầu] sang [thời hạn mới].

2.4 Đề cập đến các đầu việc cần xếp xử lý rõ ràng

Bạn hãy cung cấp thông tin chi tiết và giải thích lý do mình viết thư cho lãnh đạo. Sẽ rất hữu ích nếu bạn đưa ra lời giải thích để sếp của bạn nắm được bối cảnh của tình huống. Dưới đây là một số ví dụ:

• Điều này quan trọng vì [cung cấp lý do].
• Sự trợ giúp của bạn rất hữu ích để [giải thích lợi ích].
• Thay đổi này là cần thiết vì [cung cấp lý do].

Sau khi đã giải thích, hãy cung cấp thông tin về nhiệm vụ mà bạn cần người giám sát hoàn thành khi xem xét thư của bạn. Điều này bao gồm việc phê duyệt đề xuất dự án hoặc thay đổi thời hạn, kiểm tra lợi ích thời gian nghỉ của bạn hoặc đưa ra quyết định liên quan đến dự án.

Ví dụ:

• Sau khi xem xét thông tin đính kèm, vui lòng [mô tả các hành động cần thiết].
• Vui lòng cho tôi biết [thông tin về chủ đề].

Đề cập đến các đầu việc cần xếp xử lý rõ ràng

2.5 Kết thúc thư chuyên nghiệp

Phần kết chính là những dòng cuối cùng của bức thư. Đây là nơi bạn có thể gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo của mình đã dành thời gian để tiếp nhận thư. Nên nhắc lại các thông tin quan trọng hoặc mời họ đặt các câu hỏi liên quan đến nội dung bức thư mà bạn đã gửi. Dưới đây là một số ví dụ về phần kết của bức thư chuyên nghiệp hơn:

• Cảm ơn ông/bà đã dành thời gian xem xét email này.
• Hãy cho tôi biết nếu ông/bà có bất cứ thắc mắc nào.
• Ông/bà có thể liên hệ với tôi nếu có thêm câu hỏi hoặc để biết thêm thông tin.

3. Một số tips trong cách viết thư cho lãnh đạo chuyên nghiệp hơn

Dưới đây là một số mẹo bạn có thể sử dụng khi soạn thảo email cho sếp của mình:

• Viết thư ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin: Nội dung trong thư viết cho lãnh đạo nên ngắn gọn, bao gồm các điểm chỉnh và loại bỏ những thông tin không thật sự cần thiết. Cố gắng sử dụng những câu ngắn gọn, dễ hiểu, đơn giản để truyền tải thông điệp đến lãnh đạo của mình, giúp họ có thể nhanh chóng hiểu ý mà bạn muốn truyền tải.
• Sử dụng email công việc của bạn: Nếu bạn gửi thư của mình qua hình thức email thì tốt nhất nên sử dụng email công việc để thể hiện sự chuyên nghiệp và đảm bảo lãnh đạo có thể nhận được thư kịp thời. Bởi vì một số nơi làm việc sẽ lọc ra email từ tài khoản cá nhân, từ đó dẫn đến việc bỏ lỡ email.
• Đảm bảo nội dung thư dễ hiểu: Người lãnh đạo của bạn có thể sẽ nhận được nhiều email khác nhau trong ngày, vì thế, hãy đảm bảo thư của bạn thực sự dễ hiểu trong trường hợp họ cần đọc lướt hoặc đọc nhanh. Bạn có thể nhờ đồng nghiệp đáng tin cậy đọc qua nó để xem họ có thể hiểu về nội dung đó dễ dàng hay không.
• Hiệu đính: Trước khi gửi thư của bạn, hãy đọc lại nó để tìm lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp và các vấn đề về định dạng qua hình thức email. Gửi một email không có lỗi cho lãnh đạo của bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và đảm bảo dễ hiểu được thông điệp bạn muốn truyền tải.

Trên đây chính là cách viết thư cho lãnh đạo chuyên nghiệp mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Chúng tôi hy vọng trong các trường hợp kể trên, bạn có thể dễ dàng hơn trong việc viết thư cũng như truyền đạt các nội dung cần thiết mà mình mong muốn đến với lãnh đạo của mình, đảm bảo bức thư có văn phong phù hợp, đúng mực và truyền tải thông tin một cách hiệu quả. Cảm ơn bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết của chúng tôi. Nếu hứng thú với những chủ đề tương tự, hãy theo dõi để cập nhật thêm nhiều bài viết khác từ VietnamWorks nhé!