Mọi người thường cho rằng những gì họ nói là quan trọng nhất trong các cuộc phỏng vấn xin việc hoặc trong các cuộc trò chuyện với người giám sát hoặc đồng nghiệp. Rốt cuộc, bạn không thể chứng tỏ bản thân và khả năng của mình nếu không nói cho những người xung quanh biết những gì bạn biết trước tiên, phải không?
Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi cho bạn biết chìa khóa để tạo nên những bước tiến trong sự nghiệp của bạn không chỉ nằm ở những gì bạn nói? Điều gì sẽ xảy ra nếu việc thúc đẩy sự nghiệp của bạn liên quan nhiều đến cách bạn lắng nghe? Hay chính xác là bạn đang “lắng nghe tích cực” thành thạo đến mức nào.
Lắng nghe tích cực là gì?
“Lắng nghe tích cực chỉ đơn giản là hành động lắng nghe có mục đích và chiến lược”, Nadia Ibrahim-Taney, một giảng viên và huấn luyện viên sự nghiệp đại học, người đã dành cả ngày để dạy sinh viên cách được tuyển dụng và trở nên thành công trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Nghệ thuật lắng nghe tích cực là một trong những bài học mà cô hy vọng học sinh của mình sẽ lưu giữ lại khi rời lớp học.
Các nhà nghiên cứu đã gọi việc lắng nghe tích cực là “mức độ lắng nghe cao nhất và hiệu quả nhất”, được mô tả như việc lắng nghe nội dung, ý định và cảm xúc của người mà bạn đang giao tiếp. “Đó là… một cách thu thập thêm thông tin và dữ liệu để có cái nhìn sâu sắc hơn về những gì một người có thể đang cảm nhận hoặc nói,” Leigh Espy, một nhà huấn luyện lãnh đạo và quản lý dự án với 20 năm kinh nghiệm cho hay.
Nhưng lắng nghe tích cực không chỉ là về những gì còn đọng lại từ một cuộc trò chuyện — mà còn là cách bạn truyền đạt sự quan tâm và chú ý đó đến người mà bạn đang giao tiếp, thông qua cả tín hiệu bằng lời nói và không lời. Espy nói: “Lắng nghe tích cực là một cách lắng nghe sử dụng ngôn ngữ cơ thể và lời nói để cho người khác biết bạn đang lắng nghe, đang tham gia và thực sự quan tâm những gì họ đang nói.”
Đó là một kỹ năng có thể đến với một số người một cách tự nhiên hơn những kỹ năng khác, nhưng là kỹ năng mà hầu hết mọi người đều có thể nỗ lực phát triển. Và vì lợi ích của sự nghiệp, bạn nên làm như vậy.
Tại sao Lắng nghe Chủ động lại Quan trọng Đối với Sự nghiệp của Bạn?
Espy nói: “Lắng nghe tích cực rất quan trọng trong môi trường làm việc theo một số cách, và nó có thể mang lại lợi ích cho công việc hàng ngày cũng như sự nghiệp của bạn về lâu dài.
Nó có thể giúp bạn:
Có được thông tin bạn cần
Khi bạn học cách áp dụng phong cách lắng nghe hoàn toàn tương tác, bạn có thể thu thập tất cả thông tin cần thiết để hoàn thành một dự án thành công. Trong một số trường hợp, nó sẽ giúp bạn không phải quay lại với cấp trên của mình với các câu hỏi bổ sung và trong những trường hợp khác, nó sẽ đảm bảo rằng bạn biết khi nào bạn thực sự cần thêm thông tin. Dù bằng cách nào đi nữa, nó cho phép bạn thể hiện mình là một người khởi đầu thông minh và chu đáo, một người được việc.
Cộng tác hiệu quả
Ibrahim-Taney nói: “Lắng nghe tích cực là một kỹ năng cơ bản trong việc hợp tác và thành công đối với hiệu quả và hiệu suất công việc. “Nếu bạn không hiểu người khác hoặc họ không hiểu được bạn, bạn và nhóm mình hoặc khách hàng của bạn sẽ rất khó khăn để bước tiếp”.
Giảm hiểu lầm và công việc vô nghĩa
Tất nhiên, nếu bạn tích cực lắng nghe và làm việc để trở thành một người giao tiếp thuần thục, một trong những lợi ích rõ ràng là những hiểu lầm có thể dẫn đến việc hiệu quả công việc thấp hoặc kết quả sau cùng không chính xác sẽ ít xảy ra hơn. Khi tất cả mọi người đều hiểu kỳ vọng, ý định cơ bản và mục tiêu cũng như các sắc thái khác xung quanh những gì đang được nói, thì khả năng cao hơn nhiều là công việc sẽ được hoàn thành chính xác ngay lần đầu tiên.
Xây dựng các mối quan hệ công sở thành công
Lắng nghe tích cực cũng có thể giúp giảm thiểu tình huống căng thẳng leo thang và cải thiện tinh thần giữa các thành viên trong nhóm. Khi bạn cho ai đó thấy bạn đang ưu tiên những gì họ nói, nhiều khả năng họ sẽ cảm thấy được lắng nghe và được đánh giá cao. Điều này giúp xây dựng lòng tự trọng và mối quan hệ giữa các đồng nghiệp mà bạn giao tiếp, và cuối cùng có thể dẫn đến kết quả tốt hơn.
Làm cho bạn trở thành người mà mọi người muốn làm việc cùng — và giới thiệu cho người khác
Lắng nghe tích cực cũng có thể có tác động lâu dài đến sự nghiệp của bạn. Nói một cách đơn giản, nó khiến bạn trở thành người mà người khác sẽ quan tâm hơn khi làm việc cùng, bây giờ và trong tương lai.
Ibrahim-Taney nói rằng khi bạn lắng nghe một cách chăm chú và thấu đáo, điều đó khiến mọi người cảm thấy được nhìn nhận, được lắng nghe và được hỗ trợ, điều này có thể làm tăng lòng trung thành giữa đồng nghiệp và người giám sát của bạn, ngay cả khi đối mặt với những căng thẳng và sai lầm. Và mặc dù chất lượng công việc của bạn tất nhiên là quan trọng, nhưng mọi người có xu hướng nhớ những đồng nghiệp khác dễ dàng hay khó khăn khi làm việc cùng và cảm giác của họ khi làm việc với bạn. Kỹ năng lắng nghe tốt khiến bạn trở thành người mà họ có nhiều khả năng tìm kiếm lại hoặc giới thiệu cho các dự án, công việc và các cơ hội khác.
Lắng nghe tích cực có thể giúp ích cho việc tìm kiếm việc làm của bạn như thế nào?
Tất nhiên, việc xây dựng các mối quan hệ thường cần có thời gian và nhiều cuộc trò chuyện trong suốt thời gian làm việc cùng nhau. Nhưng điều đó không có nghĩa là lắng nghe tích cực không thể có lợi trong các bối cảnh ngắn hạn như phỏng vấn xin việc. Trên thực tế, Ibrahim-Taney cho biết việc lắng nghe tích cực thường tạo nên sự khác biệt giữa việc bạn có nhận được lời đề nghị nhận việc hay không.
Ibrahim-Taney nói: “Lắng nghe tích cực trong một cuộc phỏng vấn cho thấy bạn có mặt, quan tâm và chủ động trong cuộc trò chuyện, chứ không phải suy nghĩ về câu trả lời tiếp theo mà bạn muốn đưa ra hoặc câu hỏi tiếp theo mà bạn hy vọng sẽ được hỏi. Ở trong cùng một không gian tinh thần với người phỏng vấn của bạn khiến họ cảm thấy như bạn là một phần của cuộc phỏng vấn cùng nhau và nó trở thành một cuộc trò chuyện bình thường hơn là một cuộc trao đổi qua lại.” Cô nói: “Khi người quản lý tuyển dụng cảm thấy hài lòng về người nộp đơn, họ có nhiều khả năng sẽ chuyển họ sang các giai đoạn tuyển dụng tiếp theo.”
Làm thế nào bạn có thể chứng tỏ khả năng lắng nghe tích cực?
Về lý thuyết, nó khá đơn giản. Espy nói: “Lắng nghe tích cực có thể được thực hiện bằng cách tham gia vào một hoạt động bất kì: thực sự lắng nghe người nói. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là nó đơn giản. Rất dễ bị phân tâm bởi những thứ khác hoặc suy nghĩ về những gì chúng ta sẽ nói tiếp theo. Lắng nghe tích cực cũng cần nỗ lực.”
Đó là một nỗ lực bạn có thể thực hiện bằng cách trước tiên tập trung vào việc giao tiếp không lời của chính bạn:
- Giao tiếp bằng mắt.
- Hướng cơ thể của bạn về phía người mà bạn đang giao tiếp.
- Gật đầu để cho thấy bạn hiểu hoặc đồng ý với người đối diện.
- Ghi chú ngắn gọn nếu đây là một cuộc trò chuyện liên quan đến công việc, nơi việc lưu giữ thông tin sẽ rất quan trọng đối với một dự án trong tương lai.
- Phản ứng bằng nét mặt thích hợp (ví dụ: mỉm cười khi người đối diện nói điều gì đó vui nhộn).
- Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của họ — có điều gì họ đang nói với bạn mà không trực tiếp nói ra không? Espy nói: “Nếu một người nói rằng họ bình tĩnh, nhưng họ đang bồn chồn hoặc căng thẳng, bạn sẽ nhận ra ngay. Và những dấu hiệu đó có thể cho bạn cơ hội đặt những câu hỏi cho thấy bạn đang quan tâm đến người nói.
Điều này cho phép chúng ta tham gia bằng lời nói vào việc lắng nghe tích cực – yếu tố đặc biệt quan trọng trong các cuộc họp từ xa và các phiên brainstorm qua mạng. Ibrahim-Taney nói: “Một cách tuyệt vời để diễn đạt việc lắng nghe tích cực bằng lời nói là tóm tắt và xác nhận lại với người nói về những gì họ đang cố gắng truyền đạt. Để thực hiện điều này tốt nhất, cô ấy gợi ý:
Đặt câu hỏi để làm rõ nhu cầu và mối quan tâm.
Ví dụ: nếu bạn được yêu cầu đảm nhận việc lập kế hoạch cho một sự kiện công việc hàng năm, bạn có thể muốn hỏi về mục tiêu và tác động mong muốn của sự kiện đó cũng như những trở ngại mà các nhà lập kế hoạch cũ đã gặp phải trong quá khứ.
Sử dụng thông tin bạn nhận được từ câu trả lời của họ để điều chỉnh hoặc làm rõ vấn đề.
Nếu bạn biết các nhà lập kế hoạch trước đây gặp khó khăn nhất trong việc hoàn thiện một địa điểm, bạn có thể nói, “Được rồi, vì vậy để đảm bảo chúng ta đang đi đúng hướng, chúng ta nên tập trung vào địa điểm trước khi thực hiện các công việc hậu cần khác và nhắm đến việc hoàn thành địa điểm trước [ngày…]. Điều đó nghe có phù hợp với bạn không?”
Trình bày một số giải pháp tiềm năng dựa trên những gì bạn đã học được.
Tại đây, bạn có thể đề xuất liên hệ với các địa điểm hoạt động tốt trước đó để tìm hiểu xem họ có còn trống hay không trước khi gọi cho các khách sạn địa phương khác về phòng hội nghị của họ. Đây là thời điểm tuyệt vời để nhắc lại ưu tiên hoàn thành vấn đề địa điểm.
Ibrahim-Taney, người thường xuyên sử dụng những kỹ thuật này trong công việc của mình cho biết: “Khi tôi trở thành một huấn luyện viên sự nghiệp, tôi phải học tính kiên nhẫn và kỹ năng lắng nghe tích cực.”
Ví dụ: “Nếu một khách hàng thông báo rằng họ đang buồn vì không kiếm được việc làm, tôi có thể sẽ hỏi từ 5 đến 6 câu hỏi tiếp theo thực sự thu hẹp các điểm khó khăn”. Mặc dù cô ấy biết vấn đề chính là họ muốn có một công việc và cảm thấy khó chịu vì họ đã không thành công trong quá trình tìm kiếm việc làm của mình, nhưng cô ấy nói rằng bằng cách hỏi những câu hỏi này, cô ấy có thể nhận ra rằng họ đang lo lắng rằng hồ sơ, kỹ năng phỏng vấn hoặc hồ sơ LinkedIn của họ có vấn đề.
Đây là những vấn đề cụ thể có thể được giải quyết — những vấn đề mà cô ấy chỉ có thể xác định bằng cách ở lại, ghi chép và đặt những câu hỏi điều tra chiến lược. Sau khi có thông tin đó, cô ấy sẽ sắp xếp lại các mối quan tâm cho khách hàng của mình và đưa ra các đề xuất để giải quyết những mối quan tâm đó.
Làm thế nào bạn có thể cải thiện kỹ năng lắng nghe tích cực?
Đây là tin tốt: Ngay cả khi bạn cảm thấy mình không phải là người lắng nghe tốt nhất hiện tại, thì lắng nghe tích cực là một kỹ năng có thể được phát triển.
Ibrahim-Taney nói: “Như các kĩ năng khác, việc lắng nghe tích cực có thể được huấn luyện và do đó có thể được nâng cao thông qua thực hành và phản hồi. Thay vì chờ đợi cho đến khi bạn đang họp với sếp hoặc đang phỏng vấn cho công việc mơ ước của mình, hãy bắt đầu bằng cách luyện tập lắng nghe tích cực ngay bây giờ. Ngay hôm nay. Trong mọi cuộc trò chuyện bạn có với mọi người bạn gặp. Tìm những người sẵn sàng ngồi với bạn từ 5 đến 10 phút và chỉ nói về một ngày của họ. Trong những cuộc trò chuyện đó, hãy tập trung lắng nghe và chú ý mà không bị phân tâm. Sau đó, thực hành đặt câu hỏi và sắp xếp lại những gì bạn đã học được từ cuộc trò chuyện.”
Bạn cũng có thể xem xét đăng ký các khóa học kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân với nhau tập trung vào việc phát triển khả năng lắng nghe tích cực. Hoặc bạn có thể tham gia các nhóm online với mục tiêu chính là rèn luyện kỹ năng lắng nghe tích cực của mình.
Ibrahim-Taney cho biết: Dù bạn chọn thực hành ở hình thức nào, hãy biết rằng “bạn càng làm nhiều, nó càng trở nên dễ dàng và trở thành bản năng thay vì là một kĩ năng học được”. Một khi bạn trở nên thoải mái và tự tin hơn với việc lắng nghe tích cực, bạn càng thấy nó có lợi cho sự nghiệp của mình.
>> Xem thêm: Bí quyết rèn luyện kỹ năng lắng nghe không phải ai cũng biết
— HR Insider—
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
