Đúng thật vậy, khi Vui Vẻ mở Outlook lên thì trời ơi, sao mà tùm lum chức năng, ngay cả nút soạn email nằm ở đâu Vui Vẻ phải nhìn hoài mới tìm được. Đúng là đó giờ toàn xài GMAIL không à, nên đụng vô Outlook là mù tịt luôn.
Cũng như những lần trước, Vui Vẻ lên mạng tìm các phím tắt hay và các cách thực hiện những việc làm thông thường để chia sẻ cho các bạn, để bạn làm việc được nhanh hơn đó!
Các phím tắt hay trong Outlook
Hãy nhớ lại các công việc hàng ngày mà bạn phải tương tác với Outlook. Có phải chỉ là soạn mail mới, reply email, reply email cho tất cả mọi người, và forward không?
Vậy hãy thử những phím tắt đơn giản sau đây để đỡ phải đụng đến con chuột làm mất hết mấy giây quý giá của người làm văn phòng nhé:
- Soạn mail mới, lịch họp mới: Ctrl + N
- Reply email cho người gửi: Ctrl + R
- Reply email cho tất cả mọi người: Ctrl + Shift + R
- Forward email: Ctrl + F
- Chuyển đổi qua lại giữa các tab Mail, Calendar, Contact, và Tasks: Ctrl + 1, 2, 3, 4
- Chuyển đổi qua lại giữa các mail (điều kiện là bạn đã mở cửa sổ đọc mail rồi): Ctrl + . (chấm) hoặc , (phẩy)
- Tìm kiếm tên: F11
- Tìm kiếm thư: F9
Dùng ngôn ngữ tự nhiên khi đặt lịch họp
Làm ở văn phòng, đặt lịch họp cũng là việc thường xuyên bạn phải làm. Nhưng thay vì hẹn thời gian bằng cách ngồi mò mẫm những con số trong lịch như thế này:
Hãy thử gõ bằng ngôn ngữ tự nhiên (rất tiếc là phải gõ bằng tiếng Anh) vào khung ngày tháng, ví dụ như: 3 days after tomorrow. Outlook sẽ tự động tìm đúng đến ngày đó cho bạn.
Mail đầy rồi, lưu lại thôi!
Vui Vẻ cảm thấy ghen tị với mấy bạn làm ở công ty có dung lượng lưu trữ hộp mail outlook lên đến mấy Gb. Ở công ty Vui Vẻ, cứ lâu lâu là Vui Vẻ phải lưu email (archive) lại để có thêm chỗ trống cho mail mới vào đó. Bạn nào gặp tình trạng như Vui Vẻ thì làm theo hướng dẫn này nha:
- Vào File chọn Archive…
- Browse để chọn folder và tạo tập tin lưu mail vào
- Chọn hộp mail để archive
Vậy là xong. Sau này khi muốn kiểm tra lại các mail cũ, bạn chỉ cần vào lại folder Archive như sau:
Hẹn giờ gửi email
Giả sử bạn làm xong việc sếp giao vào chiều nay. Sếp thì đã về rồi. Bạn cũng muốn gửi mail ngay lúc này vì sợ sáng mai lu bu quên mất. Thế nhưng bạn cũng sợ rằng từ giờ tới tối sẽ có rất nhiều đồng nghiệp “spam” hộp mail của sếp làm email của bạn chạy tuốt xuống phía dưới. Sáng hôm sau sếp nhiều khi bỏ qua luôn email của bạn. Vậy thì hãy thử hẹn giờ gửi email của bạn ngay trong Outlook nhé!
Hãy:
- Soạn một email
- Mở hộp thoại Option trên thanh công cụ
- Chọn Do not deliver before và nhập vào thời gian mong muốn
Vậy là xong. Bảo đảm sáng hôm sau email của bạn sẽ đến đúng hẹn.
Lỡ gửi nhầm 1 email! Recall ngay!
Cách đây không lâu, Google có chức năng Undo Send cho những bạn làm lỡ gửi mail rồi mà đột nhiên thấy điều gì sai sót nên muốn lấy mail lại. Outlook cũng có 1 chức năng tương tự vậy, gọi là Recall.
Để Recall mail thì bạn hãy làm như sau nhé:
- Chọn email vừa gửi trong hộp thư Sent
- Ở thẻ Action, chọn Other Actions và chọn Recall This Message
Nhưng mà email của bạn chỉ lấy lại được khi người nhận chưa mở cửa sổ Outlook lên thôi. Chứ nếu họ đang mở cửa sổ Outlook, dù cho họ chưa mở mail của bạn ra thì bạn cũng không thể recall được. Vậy nên nhớ đọc lại email thật kỹ trước khi gửi nha.
– Bạn tốn quá nhiều thời gian tìm kiếm trên mạng để chọn lựa công việc phù hợp.
– Bạn thụ động và mong chờ các email công việc gửi đến mình mỗi ngày sẽ có một công việc phù hợp với mình.
– Bạn chỉ upload CV trên mạng và mong chờ “phép màu” sẽ xảy ra.
Hãy là một ứng viên tích cực và hiện đại, rất nhiều ứng dụng và tính năng mới hiện nay sẽ giúp bạn tìm việc hiệu quả và nhanh chóng mà bạn không cần tốn quá nhiều thời gian riêng tư của mình. Đó là BEST JOB của VietnamWorks. Chỉ vài thao tác đơn giản bạn sẽ nhận được ngay 3 công việc phù hợp nhất với mức lương mong muốn, kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Đặc biệt, 3 công việc này được thay đổi mỗi ngày để đảm bảo bạn luôn được cập nhật những công việc mới nhất và tốt nhất thị trường lao động.
– MR. Vui Vẻ / HR Insider / VietnamWorks –
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
