Những kỹ năng văn phòng mà nhân viên công sở cần nắm

Kỹ năng văn phòng là gì?

Kỹ năng hành chính văn phòng là những kỹ năng liên quan đến công việc tại tổ chức văn phòng và cần thiết cho nhiều công việc khác nhau. 

Trong mọi ngành nghề, doanh nghiệp, khối văn phòng đều yêu cầu nhân viên nắm vững các kỹ năng để phụ trách công việc và xử lý các tình huống phát sinh. Kỹ năng văn phòng cũng là nền tảng cơ bản mà các nhà tuyển dụng luôn mong muốn tìm thấy ở các ứng viên.

Các kỹ năng văn phòng cơ bản mà dân công sở cần nắm

Hầu hết các kỹ năng văn phòng đều thuộc nhóm kỹ năng mềm, không yêu cầu kiến thức chuyên sâu nhưng đòi hỏi sự tinh tế và khả năng xử lý tình huống, giải quyết vấn đề của nhân viên.

Kỹ năng giao tiếp

Đây là kỹ năng văn phòng cần có đầu tiên mà bất kỳ nhân viên công sở nào cũng cần. Giao tiếp tốt sẽ giúp bạn gây ấn tượng với người xung quanh. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ thể hiện ở cách bạn quan sát, kiên nhẫn lắng nghe và bình tĩnh thuyết phục mọi người.

Tuy nhiên, bạn cần nhớ giao tiếp không phải là hùng biện, có thể bạn hùng biện giỏi nhưng không hẳn là giao tiếp tốt. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý, không nên thể hiện bản thân quá mức trước đám đông vì sẽ khiến bạn trở nên “khó ưa” trong mắt mọi người. 

Kỹ năng làm việc nhóm

Các nhà quản lý luôn mong muốn nhân viên có mối quan hệ tốt với nhau để tăng hiệu quả công việc. Vì thế, kỹ năng làm việc nhóm là một trong các kỹ năng mềm cần thiết mà bất cứ nhân viên công sở nào cũng cần.

Để làm việc nhóm thành công, bạn cần dựa trên nguyên tắc bình đẳng, trọng và thống nhất ý kiến với nhau. 

Kỹ năng tin học văn phòng

Kỹ năng tin học là một trong các kỹ năng văn phòng cơ bản mà bất kỳ nhân viên công sở nào cũng cần có. Kỹ năng này bao gồm: kỹ năng gõ bàn phím nhanh, sử dụng thành thạo MS Word – Excel – Powerpoint, sử dụng Email, sao lưu dữ liệu và bảo vệ thiết bị khỏi phần mềm độc hại.

Thành thạo kỹ năng tin học, đặc biệt là kỹ năng excel văn phòng sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc, các báo cáo trở nên nhanh chóng hơn.

Kỹ năng quan sát

Có kỹ năng quan sát tốt giúp bạn học hỏi được nhiều điều hơn trong cuộc sống. Trong môi trường công sở, không phải mọi vấn đề bạn đều được chỉ dạy hoặc nói ra cho bạn biết. Để tiến bộ hơn, bạn cần rèn luyện khả năng quan sát, phân tích các trường hợp, vấn đề xảy ra trong cuộc sống và công việc.

Kỹ năng quản trị văn phòng

Để thăng tiến trong sự nghiệp, quản trị văn phòng là kỹ năng không thể thiếu. Trong quá trình làm việc, hãy đảm bảo bạn đã điều hành mọi việc một cách cẩn thận và đi đúng với mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn cần có tinh thần chịu trách nhiệm cao trong công việc, luôn cố gắng làm tròn nghĩa vụ công việc theo cương vị và chức trách của mình trong doanh nghiệp.

Kỹ năng quản lý thời gian

Bạn cần sắp xếp lịch trình khoa học, theo thứ tự ưu tiên và thời gian cụ thể cho mỗi công việc hằng ngày. Trong quá trình làm việc, sẽ có những công việc đòi hỏi khá nhiều thời gian để giải quyết, cũng có những công việc chỉ cần vài giờ đồng hồ là đã có thể giải quyết tốt. Việc sắp xếp và ưu tiên thứ tự công việc sẽ giúp bạn quản lý thời gian và sắp xếp kế hoạch tốt hơn.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong môi trường công sở, sự cố có thể xuất bất kỳ lúc nào. Vì thế, bạn cần đặt mình vào tâm thế luôn sẵn sàng để giải quyết các vấn đề. Hãy nhớ người khác không thể xử lý hết mọi việc giúp bạn. Bạn cần rèn luyện khả năng tư duy phản biện, tìm lý do và tự giải quyết vấn đề của mình một cách chủ động.

Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn

Trong môi trường công sở, không phải 100% mọi người đều hài lòng với nhau, những ganh đua, tranh chấp hay va chạm trong công việc đều có thể là nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn. Vì thế, để có mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và tăng cơ hội phát triển trong sự nghiệp, bạn cần rèn luyện kỹ năng văn phòng cơ bản này và tìm cách giải quyết mâu thuẫn, bất đồng một cách có hiệu quả.

Kỹ năng ra quyết định

Đây là kỹ năng văn phòng cần có dù bạn ở vị trí cấp quản lý hay chỉ là nhân viên bình thường. Nếu ở cương vị lãnh đạo, việc ra quyết định đúng lúc rất quan trọng, giúp công ty đạt được nhiều thành quả to lớn. Nếu ở cấp độ nhân viên, khi được giao nhiệm vụ, bạn hãy suy xét kỹ khả năng hoàn thành công việc của bản thân rồi ra quyết định nhận nhiệm vụ, từ chối hay nhờ sự giúp đỡ, để không ảnh hưởng đến kết quả công việc của nhóm, phòng ban và của cả doanh nghiệp.

Là các kỹ năng văn phòng cơ bản nhưng không phải tự nhiên sẽ có, bạn phải nỗ lực và nhiệt huyết mới có thể sở hữu được chúng. Kinh nghiệm và kỹ năng của bạn sẽ lên ở tầm cao mới nếu bạn không ngừng nỗ lực học hỏi và nghiên cứu bền bỉ. Chúc bạn thành công và đạt được những kỹ năng trên.

>>Xem thêm: 4 kiểu giao tiếp nơi công sở mà bạn cần phải thấm nhuần để sớm thành công