Phương pháp ghi chú hiệu quả rất quan trọng bởi nó sẽ giúp bạn ghi nhớ tốt hơn các thông tin cần thiết từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Vậy làm sao để có được một bản ghi chú hiệu quả mà không mất quá nhiều thời gian? Bí quyết mà HR Insider bật mí dưới đây sẽ giúp bạn tìm được câu trả lời, cùng theo dõi ngay!
1. Tầm quan trọng của phương pháp ghi chú
Việc sử dụng phương pháp ghi chú sẽ giúp bạn gặt hái được nhiều lợi ích trong công việc, bao gồm:
- Giúp tăng khả năng ghi nhớ và hiểu rõ hơn về các khái niệm và dự án được giao. Những ghi chú tốt hơn giúp bạn tập trung vào nội dung chính và tóm tắt lại những điều quan trọng, từ đó giúp bạn lưu giữ thông tin một cách hiệu quả.
- Giúp bạn lắng nghe những gì sếp và đồng nghiệp đang truyền tải. Khi bạn tập trung vào việc ghi chú, bạn sẽ tự động chú ý đến những gì đang được nói và tránh bị phân tâm bởi những suy nghĩ khác.
- Những ghi chú tốt hơn giúp bạn tạo ra một hệ thống thông tin trong đầu và tạo liên kết giữa các điểm quan trọng, giúp bạn hiểu rõ hơn về các mối quan hệ giữa các dự án và công việc.
- Những ghi chú tốt hơn giúp bạn lưu giữ lại những thông tin quan trọng sau một buổi họp và sẽ rất hữu ích trong việc đánh giá lại chất lượng của buổi họp đó.
- Khi bạn biết mình đã chuẩn bị tốt cho buổi họp bằng việc ghi chú, bạn sẽ tự tin hơn và giảm bớt căng thẳng trong quá trình làm việc.
Vì vậy, việc học cách sử dụng các chiến lược và phương pháp ghi chú hiệu quả là rất quan trọng, đặc biệt là khi bạn đang ở giai đoạn mới bắt đầu thực tập và đối mặt với nhiều thử thách.
2. Những phương pháp ghi chú hiệu quả trong công việc
2.1 Tự tay viết lại ghi chú
Hạn chế tối đa việc ghi chú bằng laptop, máy tính bảng hoặc các thiết bị điện tử. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, các thiết bị điện tử thường dễ gây ra sự sao nhãng khiến người viết mất tập trung xuyên suốt quá trình ghi chú và xâu chuỗi thông tin.
Tuy nhiên, nếu bạn lo lắng việc ghi chú bằng tay sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian, hãy thử tập viết tốc ký. Cũng là một nội dung ấy, nhưng hãy sử dụng những ký hiệu, viết tắt, hoặc thậm chí vẽ ra 1 hình ảnh biểu tượng, miễn rằng bạn có thể hiểu được. Vừa hiệu quả, vừa giúp bạn bắt kịp với nội dung.
2.2 Hãy vẽ lại ghi chú của mình
Nghe có vẻ tuy vô lý nhưng sự thật đã chứng minh thì lại vô cùng thuyết phục. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng: Việc vẽ lại ghi chú thực sự giúp bạn nhớ thông tin của mình lâu hơn rất nhiều. Nguyên nhân xuất phát từ việc: việc phác hoạ lại trí nhớ của bạn bao gồm rất nhiều công đoạn: Mường tượng nội dung, hình dáng của sự vật, sau đó vận dụng hết chất xám để vẽ lại trên giấy. Điều này giúp bộ não của bạn có cơ hội liên tục hoạt động và ghi nhớ nhiều khía cạnh của nội dung hơn là việc chỉ đơn thuần là viết.
2.3 Ứng dụng phương pháp Bullet Journal
Kỹ thuật Bullet Journal, có thể tạm hiểu là “hệ thống hoá thông tin ghi chú” của bạn dưới dạng các biểu tượng, các gạch đầu dòng, các đề mục. Điều này rất hiệu quả trong việc giúp bạn phân bổ và hệ thống hoá lại khối lượng nội dung của mình theo từng danh mục riêng biệt, tương ứng với những ưu tiên xử lý riêng biệt, một cách rõ ràng và trực quan nhất. Qua đó, bạn có thể dễ dàng nắm bắt được tiến độ công việc của mình, mà không bao giờ bị rối nùi vì những bản thảo “dài dòng, lê thê”.
Phương pháp Bullet Journal
Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về phương pháp này tại website của Bullet Journal, nhưng về cơ bản cách thực hiện sẽ như sau:
- Dành một vài trang đầu quyển sổ ghi chép của bạn cho việc hệ thống lại mục lục của quyển sổ.
- Ghi chép lại đề mục của nội dung mà bạn sắp thể hiện, có thể thêm ngày tháng, hoặc tên quyển sách mà bạn muốn ghi chú về nó.
- Lật lại phần mục lục ở đầu quyển sổ và ghi chú lại phần đề mục đó.
Phương pháp này sử dụng những dấu hiệu để ghi chú các sự kiện và các tasks. Bạn có thể thêm những phân loại các theo cách của riêng mình hoặc có thể tạo ra những icon để ghi nhận lại những ý tưởng bất ngờ vụt qua.
2.4
Phương pháp Mind Map
Nếu bạn có tư duy trực quan, thì phương pháp ghi chú bằng mind map có thể là lựa chọn hiệu quả nhất. Bạn bắt đầu bằng một ý chính ở giữa trang và vẽ các nhánh mọc ra từ ý chính đó, mỗi nhánh dành cho một chủ đề phụ. Bên cạnh đó, bạn có thể bao gồm các ghi chú cụ thể hơn tương ứng với từng chủ đề phụ. Phương pháp này tốn nhiều thời gian hơn một chút, tuy nhiên nó giúp tổ chức các ý tưởng một cách hiệu quả và dễ dàng quét theo chủ đề.
Trong quá trình ghi chú, nếu cuộc trò chuyện của bạn đi chệch hướng khỏi các chủ đề phù hợp với chủ đề chính trong bản đồ tư duy của bạn, bạn có thể tạo một danh sách nhỏ sang một bên để ghi lại các hướng chuyển hướng để quay lại sau. Phương pháp ghi chú bằng bản đồ tư duy này cho phép bạn tự do sáng tạo để đảm bảo các ghi chú phù hợp với nhu cầu của bạn. Thay vì viết ra từng điều nhỏ nhặt, bạn có thể chia chủ đề thành những cách có ý nghĩa nhất đối với bản thân.
2.5 Phương pháp Cornell
Phương pháp ghi chú hiệu quả này có thể đã được bạn áp dụng kể từ khi bạn còn là sinh viên đại học. Phương pháp Cornell yêu cầu bạn đặt các từ khóa hoặc ý tưởng lớn ở phía bên trái của trang ghi chú và các ghi chú chi tiết ở phía bên phải của trang, được phân tách bằng một đường thẳng đứng đơn giản. Bên dưới, bạn có thể viết một bản tóm tắt hoặc bài học rút ra từ các cuộc họp, buổi thảo luận hoặc họp dự án với khách hàng.
Phương pháp Cornell
Phương pháp này đã giúp bạn tìm hiểu về năm chu trình sinh địa hóa và cũng có thể giúp bạn trong công việc. Ngay cả khi bạn đang ghi chú cuộc họp về một dự án mới hoặc điều gì đó thường xuyên, bạn có thể sử dụng phương pháp Cornell để theo dõi các ý tưởng lớn và các ghi chú tương ứng.
Phương pháp ghi chú này giúp bạn nghĩ về bức tranh toàn cảnh và tất cả các thành phần cùng một lúc. Sau đó, bạn có thể quay lại ghi chú của mình và nhanh chóng quét qua những nội dung quan trọng một cách chi tiết. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các ghi chú phức tạp hơn, vì bạn phải hiểu nội dung để tạo các ghi chú đó.
2.6 Phương pháp viết thành câu
Phương pháp ghi chú viết thành câu hoạt động là phù hợp với các nội dung phức tạp mà càng viết nhiều ghi chú càng tốt. Bạn viết thông tin khi bạn nghe hoặc học nó, và viết tắt nếu cần. Phương pháp này có thể thực sự hiệu quả nếu mỗi dòng là một ghi chú mới, giúp bạn nhanh chóng quét danh sách các khái niệm.
Nếu tài liệu trở nên quá dài hoặc phức tạp, bạn có thể nhập các ghi chú vào một dàn bài dễ đọc và có cấu trúc hơn sau cuộc họp. Tuy nhiên, đôi khi có quá nhiều ghi chú vẫn tốt hơn là quá ít. Bạn chỉ nên giữ lại nhiều thông tin như vậy khi một chủ đề hoàn toàn mới hoặc bạn đang tìm hiểu rất nhiều chi tiết. Ngay cả những chi tiết thực sự quan trọng cũng có thể bị bỏ sót nếu bạn tiếp thu quá nhiều. Mặc dù phương pháp này có vẻ không có tổ chức, mục tiêu ở đây là thu thập càng nhiều thông tin càng tốt để bạn có thể tổ chức nó sau này. Đây là phương pháp ghi chú hiệu quả ở mặt chi tiết hơn là ý tưởng lớn.
2.7 Phương pháp biểu đồ
Phương pháp biểu đồ
Nếu bạn muốn xử lý thông tin một cách có tổ chức, phương pháp ghi chú dưới dạng biểu đồ hoặc bảng có thể rất hữu ích. Bạn có thể tổ chức ghi chú bằng cách đặt một chủ đề phụ mới trong mỗi hàng và các chi tiết hoặc câu hỏi khác nhau dưới dạng các cột, hoặc bất kỳ cách nào khác mà bạn thấy hợp lý nhất.
Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi bạn cần phân tích nhiều thông tin và so sánh các chủ đề khác nhau hoặc tách biệt các chi tiết nhỏ. Nó giúp bạn sắp xếp nhiều thông tin thành một sản phẩm thực tế và chọn ra các chi tiết chính xác mà bạn cần sau này. Nếu bạn không muốn tìm kiếm thông qua các ghi chú phức tạp thì đây là một lựa chọn tuyệt vời.
Vậy là HR Insider đã bật mí 7 phương pháp ghi chú hiệu quả trong công việc đến bạn đọc. Hy vọng sẽ giúp bạn có thêm được nhiều ý tưởng mới để cải thiện năng suất làm việc cho bản thân. Chúc bạn thành công!
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
