Nghỉ việc và những lưu ý quan trọng khi viết thư xin nghỉ việc

Bạn luôn tìm hiểu cách viết thư ngỏ việc (cover letter) sao cho ấn tượng và súc tích. Thế nhưng đã bao giờ bạn tìm hiểu mình phải chào tạm biệt nhà tuyển dụng như thế nào cho chuyên nghiệp hay chưa? Thư xin nghỉ việc (resignation letter) cũng quan trọng như thư xin việc. Đây được xem như dấu ấn đẹp cuối cùng mà bạn dành cho công việc cũ.

Mỗi người sẽ có một lý do riêng, một cách viết riêng cho thư xin nghỉ việc, tuy nhiên một lá thư thôi việc thông thường sẽ bao gồm 3 phần cơ bản mà VietnamWorks gợi ý sau đây:

Phần 1: Thông báo

Bạn không cần phải dẫn đề một cách rườm rà hay sáng tạo, chỉ cần đề cập đến vị trí bạn muốn từ chức và ngày mà bạn sẽ chính thức nghỉ việc. Có thể sếp bạn đã biết lý do vì sao bạn muốn nghỉ việc từ cuộc họp riêng với bạn, nên bạn không cần phải đề cập lý do này trong email. Hãy viết một cách đơn giản nhất có thể.

Tiếng Anh:

Dear [your boss’ name],

Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as [position title] with [company name]. My last day will be [your last day—usually 30 days from the date you give notice].

Tiếng Việt:

Anh/ chị [tên sếp của bạn] thân mến,

Tôi viết email này để thông báo chính thức rằng tôi sẽ từ chức vị trí [tên vị trí công việc]. Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là ngày [ghi ngày/tháng/năm làm việc cuối cùng của bạn – thường là 30 ngày sau khi bạn gửi đơn xin nghỉ].

Phần 2: Cám ơn

Tiếp theo bạn nên dành một lời cám ơn đến sếp, công ty và những người đã dành cho bạn cơ hội làm việc, kể ra một vài điều mà bạn đã học được khi làm việc tại đây. Hãy viết một cách chân thành nhất cho dù bạn mong muốn thoát khỏi công việc hiện tại đến thế nào. Hãy nhớ tạo ấn tượng tốt với mọi người ngay cả khi bạn không còn làm việc nữa, vì dù gì bạn cũng cần đến họ cho phần người tham khảo khi tìm đến công việc mới.

Tiếng Anh:

Thank you so much for the opportunity to work in this position for the past [amount of time you’ve been in the role]. I’ve greatly enjoyed and appreciated the opportunities I’ve had to [a few of your favorite job responsibilities], and I’ve learned [a few specific things you’ve learned on the job], all of which I will take with me throughout my career.

Tiếng Việt:

Tôi chân thành cảm ơn về [thời gian bạn làm vị trí hiện tại] làm việc tại đây. Tôi đã có khoảng thời gian gắn bó tuyệt vời, hợp tác cùng những đồng nghiệp tốt và được làm những công việc mà tôi yêu thích như [liệt kê một vài đầu mục công việc mà bạn thích], học được những kỹ năng cần thiết như [liệt kê một vài kỹ năng tiêu biểu mà bạn đã luyện được khi làm việc]. Tất cả những điều này rất giá trị và sẽ là hành trang vô giá trên con đường sự nghiệp của tôi.

Phần 3: Bàn giao

Hãy thể hiện tinh thần làm việc nghiêm túc đến tận những ngày cuối cùng. Bạn không cần phải kể ra quá chi tiết là mình sẽ bàn giao những công việc gì, bàn giao cho ai, ngày nào… chỉ cần thể hiện một vài dòng rằng bạn sẽ tập trung tinh thần làm việc đến giây phút cuối và hoàn thành bàn giao công việc suôn sẻ.

Tiếng Anh:

During my last 30 days, I’ll do everything possible to wrap up my duties and train other team members. Please let me know if there’s anything else I can do to aid during the transition.

I wish the company continued success, and I hope to stay in touch in the future.

Sincerely,

[Your name]

Tiếng Việt:

Tôi sẽ cố gắng hoàn tất bàn giao công việc và hướng dẫn người mới trong những ngày làm việc cuối cùng. Nếu anh/chị cần tôi hỗ trợ gì thêm, cứ cho tôi biết, tôi sẽ cố gắng hỗ trợ hết mình.

Nghỉ việc không phải là kết thúc, tôi hy vọng chúng ta vẫn tiếp tục giữ mối quan hệ tốt đẹp trong tương lai.

Trân trọng 

[Tên của bạn]

Lời kết:

Trên đây là gợi ý mẫu cho một lá thư xin nghỉ việc căn bản, bạn có thể tự điều chỉnh dựa theo kinh nghiệm của mình hoặc tùy theo văn hóa công ty.

Tất nhiên quá trình để hoàn tất thủ tục nghỉ việc không chỉ có mỗi thư thôi việc này, bạn sẽ có thể phải tham gia nhiều cuộc phỏng vấn thôi việc (exit interview), ký nhiều biên bản liên quan… nhưng với thư xin nghỉ việc này, bạn sẽ gây ấn tượng được với sếp cũ (có thể sẽ là người tham khảo trong tương lai) và đó sẽ là dấu ấn đẹp cuối cùng mà bạn có thể dành cho công việc cũ.

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam