Trong quá trình học tập và làm việc, sử dụng email để trao đổi thông tin là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, việc đặt tên email hay và chuyên nghiệp để tạo ấn tượng cho người nhận không phải là điều mà ai cũng biết. Trong bài viết này, HR Insider sẽ chia sẻ đến bạn những gợi ý về tên email đẹp và chuyên nghiệp nhất để bạn có thêm ý tưởng và tham khảo.
1. Tên email hay, chuyên nghiệp là thế nào?
Một tên email hay và chuyên nghiệp khi nó đáp ứng một số tiêu chí sau:
- Ngắn gọn: Địa chỉ email nên ngắn và dễ nhớ, tránh sử dụng các ký tự phức tạp hoặc quá dài.
- Chứa tên đầy đủ hoặc tên gọi: Sử dụng tên của bạn hoặc tên gọi một cách rõ ràng để người nhận có thể dễ dàng nhận biết bạn.
- Không sử dụng các ký tự đặc biệt quá mức: Tránh sử dụng quá nhiều ký tự đặc biệt, vì nó có thể tạo ấn tượng không chuyên nghiệp.
- Chứa thông tin về công việc hoặc doanh nghiệp (nếu cần): Nếu bạn sử dụng email trong mối quan hệ công việc, có thể thêm vào địa chỉ email thông tin về công việc hoặc doanh nghiệp của bạn để tạo thêm tính chuyên nghiệp.
Ví dụ:
- hai.hoang@domain.com
- hoang.hai.marketing@domain.com
- hhoang@company.com
Lưu ý rằng sự chuyên nghiệp của một địa chỉ email cũng phụ thuộc vào ngữ cảnh và mục đích sử dụng.
2. Lợi ích khi đặt tên email hay, chuyên nghiệp
Việc sử dụng tên email hay, chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích quan trọng, đặc biệt là khi bạn đang tìm kiếm việc làm hoặc tương tác với đối tác. Cụ thể như sau:
Phản ánh thái độ và tác phong làm việc
Thái độ của ứng viên là một yếu tố quyết định đánh giá và sự ấn tượng của nhà tuyển dụng. Một tên email hay thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng, tạo ra một ấn tượng tích cực từ đầu tiên. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng đây chỉ là một phần nhỏ, và năng lực làm việc của bạn vẫn là yếu tố quyết định chính.
Tăng cơ hội lọt vào vòng phỏng vấn
Một CV xuất sắc nhưng đi kèm với địa chỉ email không chuyên nghiệp có thể làm giảm mức độ ưu tiên của ứng viên trong quá trình xem xét. Trong số lượng ứng viên đa dạng, việc sử dụng tên email hay có thể là một yếu tố quyết định giúp bạn lọt vào vòng phỏng vấn.
Thuận tiện cho đồng nghiệp và đối tác ghi nhớ
Đặt tên email một cách chuyên nghiệp và dễ nhớ giúp đồng nghiệp và đối tác dễ dàng tương tác với bạn. Khi có thông báo quan trọng hoặc cần liên lạc, email của bạn sẽ nhanh chóng nằm trong tâm trí họ, tạo thuận lợi trong việc gửi thông điệp quan trọng.
3. Các cách đặt tên email hay nhất
Sử dụng tên miền riêng
Để tạo ấn tượng chuyên nghiệp và thuận tiện cho chiến lược marketing cũng như tương tác với khách hàng, việc sử dụng tên email hay theo tên miền riêng là một bước quan trọng. Quá trình đăng ký email theo tên miền riêng làm việc không phức tạp, chỉ cần đăng ký tại [địa chỉ cung cấp dịch vụ] để có ngay địa chỉ email trong vòng 5 phút với chi phí hợp lý, là một giải pháp hiệu quả và tiết kiệm cho doanh nghiệp.
Nếu bạn chưa có tên miền riêng, việc đăng ký tại Nhân Hòa sẽ mang lại ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng giá trị thương hiệu cho tương lai. Điều này càng có ý nghĩa khi liên quan đến tính hợp pháp và uy tín của website.
Tránh ký tự đặc biệt và số
Đối với cá nhân, việc sử dụng tên, họ, tên kết hợp với tên đệm, hoặc thậm chí kết hợp với ngành nghề (ví dụ như beauty, doctor,…) là cách tốt để tạo địa chỉ email chuyên nghiệp. Điều này không chỉ giúp xác định chủ sở hữu mà còn truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng.
Đối với doanh nghiệp, việc đặt tên email hay theo vai trò hoặc tên riêng kết hợp với tên miền doanh nghiệp là lựa chọn thích hợp. Ví dụ như linhhr@nhanhoa.com, chamsockhachhang@nhanhoa.com, linhth@nhanhoa.com, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và khách hàng nhận biết nguồn tin nhắn và vai trò của người gửi.
Lưu ý rằng, cần tránh sử dụng ký tự đặc biệt và số, vì chúng thường tạo ra ấn tượng không chuyên nghiệp, thiếu nghiêm túc và làm khó khăn trong việc đọc và hiểu bản tin của khách hàng.
Đặt tên email hay theo vai trò
Thay vì sử dụng các câu lệnh như ‘Liên hệ tại đây’ hoặc thông tin email cá nhân, điều quan trọng là thiết lập các địa chỉ email dành cho các hộp thoại dịch vụ hỗ trợ. Ví dụ như info@nhanhoa.com, hotro@nhanhoa.com. Khi có thư, các bộ phận trong công ty có thể chuyển tiếp email đến các bộ phận nhỏ hơn hoặc người có trách nhiệm trực tiếp để quản lý vấn đề.
Cách tên email hay này giúp tăng cường tổ chức và hiệu quả trong việc xử lý thông tin từ email, mỗi địa chỉ email đều phản ánh một vai trò cụ thể trong công ty. Điều này không chỉ làm tăng độ chuyên nghiệp mà còn tạo ra ấn tượng tích cực với khách hàng và đối tác.
4. Lưu ý quan trọng khi đặt tên email chuyên nghiệp
Qua những ví dụ trước đó, bạn đã có cái nhìn về cách tạo ra một địa chỉ email chuyên nghiệp. Tuy nhiên, khi đặt tên email, có một số điều quan trọng cần lưu ý:
- Giữ tên email hay ngắn gọn: Tên email quá dài có thể làm cho việc ghi nhớ trở nên khó khăn. Rút gọn email theo hướng dẫn trước đó để tạo thuận lợi trong trao đổi thông tin.
- Đặt tên email dễ nhìn: Nếu tên của bạn dài, hãy chia chúng bằng dấu chấm hoặc dấu gạch nối để làm cho email dễ nhìn, giúp tránh sự rối mắt và hiểu lầm.
- Hạn chế sử dụng các con số: Tránh sử dụng con số quá nhiều khi đặt tên email để tránh làm cho nó trở nên lộn xộn và không duyên.
- Không sử dụng từ ngữ spam: Tránh sử dụng các từ ngữ như yeuanh, yeuem, cobemuadong, vì chúng có thể làm cho email của bạn giống spam hơn là một email chuyên nghiệp.
- Tránh sử dụng tên vợ hoặc chồng: Không nên đặt tên vợ, chồng hoặc người yêu vào địa chỉ email, để tránh tình trạng không phù hợp khi liên lạc với người khác.
- Tránh sử dụng từ ngữ vô nghĩa hoặc viết tắt quá ngắn: Tránh sử dụng từ ngữ không mang ý nghĩa hoặc viết tắt quá ngắn, để tránh gây khó khăn trong ghi nhớ và giao tiếp đối với người nhận email.
Trên đây là hướng dẫn đặt tên email hay và chuyên nghiệp nhất trong năm 2024. Hy vọng rằng những thông tin mà HR Insider chia sẻ sẽ giúp bạn tạo ra một địa chỉ email lý tưởng. Chúc bạn thành công!
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
