3 cấp độ phản hồi email được đánh giá cao trong công việc

Cấp độ 3: Phản hồi email sau 24 giờ

Với những email dưới đây, bạn có thể thong thả trả lời sau 24 giờ mà không lo bị đánh giá chậm trễ trong công việc:

– Câu trả lời cần có sự hợp tác cung cấp thông tin từ nhiều người như đồng nghiệp, khách hàng… Chẳng hạn như tổng hợp ý kiến đồng nghiệp về ý tưởng dự án mới, hoặc khảo sát đánh giá của khách hàng về sản phẩm…

– Nội dung phản hồi cần được cân nhắc kỹ lưỡng và thận trọng kẻo “xôi hỏng bỏng không”. Ví dụ như bạn chọn chuyển công tác xa nhà mà lương cao, hay ở lại để gần nhà dù lương thấp?

– Bạn phải đưa ra một ý tưởng mới hoặc một quyết định mang tính chiến lược quan trọng. Điển hình có thể kể đến là bạn phải sáng tạo nên một cốt truyện hấp dẫn, hoặc phải quyết định chọn triển khai dự án lớn nhất năm là A hay B…

– Người nhận email đang trong thời gian nghỉ bệnh hoặc nghỉ phép thì nếu bạn có vội trả lời lúc này họ vẫn chưa thể check email được.

Cấp độ 2: Phản hồi email trong 24 giờ

Không cần trả lời gấp nhưng cũng không nên “ngâm” lâu như cấp độ 3, những loại email sau bạn cần phản hồi trong vòng 24 giờ để được đánh giá chuyên nghiệp trong công việc:

– Thời điểm nhận email sau 17 giờ thì bạn có thể đợi ngày làm việc tiếp theo để phản hồi. Và cũng có thể người gửi đã về sau khi gửi email, dù bạn có nán lại trả lời thì ngày mai người ấy mới check được.

– Đó là một vấn đề khó khiến bạn cần thời gian suy nghĩ, nhưng cần giải quyết trong 24 giờ đồng hồ. Chẳng hạn như có nên đầu tư cho dự án quan trọng sẽ quyết định vào cuộc họp 2 ngày nữa hay không?

– Cần thêm thời gian để kiểm tra thông tin, thường là trong 24 giờ. Ví dụ như bạn phải đi khảo sát và lập báo cáo về những khách hàng đã đến chi nhánh 2 và 3 trong ngày hôm qua.

– Bên cạnh đó, nếu ngôn từ trong email thiếu tế nhị hoặc gây cảm giác khó chịu thì bạn không cần phải phản hồi ngay nhé. Đợi 24 giờ mới trả lời cũng là cách “đáp trả” thông minh đấy.

Cấp độ 1: Phản hồi email ngay lập tức

Có những loại email được đưa vào danh sách khẩn cấp cần được bạn gác mọi công việc lại để phản hồi ngay lập tức. Vì nếu chậm trễ sẽ tác động tiêu cực đến hiệu suất công việc, đồng thời bạn cũng bị đánh giá thấp trong vấn đề xử lý công việc.

– Những email ghi rõ “hãy trả lời email ngay lập tức” thì bạn phải phản hồi ngay khi nhận được nhé. Chẳng hạn như Sếp hỏi chiều nay bạn có đến sự kiện HOT để “săn tin” được không. Trường hợp này, bạn cần trả lời gấp để Sếp kịp sắp xếp nhân viên khác thay thế nếu bạn không đi được.

– Người gửi ghi rõ thời gian cụ thể yêu cầu bạn trả lời email, ví dụ như “vui lòng phản hồi trước 15 giờ hôm nay”. Hoặc người gửi yêu cầu bạn “vui lòng phản hồi email nhanh nhất ngay khi có thể”. 

– Nếu người gửi là khách hàng khó tính hay quản lý cấp cao trong công ty, bạn nên ưu tiên phản hồi email sớm nhất có thể. Sự chậm trễ có thể khiến vị khách hàng khó tính cảm thấy không hài lòng, còn quản lý cấp cao sẽ đánh giá thấp khả năng xử lý công việc của bạn.

– Đặc biệt, nếu đó là vấn đề khẩn cấp thì phải trả lời email ngay khi nhận được bạn nhé. Điển hình có thể kể đến như đoàn phim phải di chuyển sang địa điểm khác thay thế, cần bạn duyệt gấp hợp đồng thuê địa điểm mới để đạo diễn, diễn viên, quay phim… không phải đợi. 

Trên đây là 3 cấp độ phản hồi email được đánh giá cao trong công việc mà bạn nên tuân thủ. Đừng chậm trễ khi trả lời email khẩn cấp, và cũng không nên gác hết mọi chuyện để vội trả lời những email chưa cần phản hồi gấp bạn nhé!

Xem thêm: Bí quyết được yêu được quý nhờ biết cách chọn chủ đề giao tiếp với Sếp và đồng nghiệp

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam