Kỹ năng mềm là gì?
Các kỹ năng mềm (soft skills) là tập hợp kỹ năng liên quan đến hoạt động trong cuộc sống. Có thể kể đến một số “kỹ năng cần thiết” như kỹ năng giao tiếp tốt, sử dụng ngôn ngữ, kỹ năng truyền cảm hứng, thái độ giữa người với người, tư duy, kỹ năng làm việc nhóm, thuyết trình, giải quyết xung đột… Nói một cách dễ hiểu thì kỹ năng mềm là những thuộc tính cá nhân ảnh hưởng đến mức làm việc hoặc tương tác với những người khác. Những kỹ năng này giúp bạn dễ dàng hình thành mối quan hệ với mọi người, tạo niềm tin và sự tin cậy cũng như dẫn dắt đội nhóm.
Các kỹ năng mềm (soft skills) là tập hợp kỹ năng liên quan đến hoạt động trong cuộc sống
Về bản chất, chúng rất cần thiết cho sự thành công của bạn ở nơi làm việc, thành công của công ty và cuộc sống cá nhân của bạn. Thông qua các kỹ năng mềm, người quản lý có thể đánh giá được khả năng tương tác, làm việc trong tập thể của ứng viên, từ đó xem xét sự phù hợp với môi trường của doanh nghiệp.
Các loại kỹ năng mềm phổ biến và cơ bản có thể nhắc đến đó là:
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng tương tác
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Kỹ năng lãnh đạo
- Kỹ năng lắng nghe
- Kỹ năng sáng tạo
- Kỹ năng giải quyết vấn đề.
Tại sao kỹ năng mềm lại quan trọng đến thế?
Hầu hết các tương tác giữa người với người đều yêu cầu một số kỹ năng mềm nhất định. Tại một môi trường làm việc cụ thể, bạn có thể thực hiện các đàm phán giao dịch để giành được hợp đồng mới, hoặc trình bày ý tưởng mới của bạn với đồng nghiệp, kết nối tìm kiếm công việc mới,… Chúng ta sử dụng các kỹ năng mềm hàng ngày tại nơi làm việc và việc phát triển các kỹ năng mềm này sẽ giúp bạn giành được nhiều lợi thế hơn trong kinh doanh, đẩy nhanh tiến trình phát triển sự nghiệp của bạn.
Mặt khác, thiếu kỹ năng mềm cũng có thể hạn chế tiềm năng của bạn, hoặc thậm chí dẫn đến sự suy sụp của cả doanh nghiệp. Bằng cách phát triển khả năng lãnh đạo, ủy quyền, làm việc nhóm và giao tiếp mạnh mẽ, bạn có thể điều hành các dự án suôn sẻ hơn, mang lại kết quả làm hài lòng mọi người và thậm chí ảnh hưởng tích cực đến cuộc sống cá nhân của bạn.
Phân biệt kỹ năng mềm và kỹ năng cứng
Kỹ năng mềm và kỹ năng cứng đều là những kỹ năng cực kỳ quan trọng trong môi trường công sở hiện nay. Việc sở hữu các kỹ năng này không chỉ giúp giải quyết công việc trôi, hiệu quả mà còn góp phần mang lại sự thành công cho họ.
| Yếu tố | Kỹ năng mềm (Soft skills) | Kỹ năng cứng (Hard skills) |
| Khái niệm | Đặc điểm cá nhân và kỹ năng tương tác với xã hội | Thường được đào tạo thông qua giáo dục và đào tạo. |
| Phương thức phát triển | Có thể được phát triển và cải thiện thông qua việc học hỏi và thực hành. | Thường được đào tạo thông qua giáo dục và đào tạo |
| Tính chất | Khó để đo lường, đánh giá một cách chính xác bằng các tiêu chí cụ thể. | Có thể đo lường hoặc đánh giá bằng các tiêu chí cụ thể như chứng chỉ, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc,… |
| Vai trò | Ngày càng được đánh giá cao trong môi trường làm việc đa dạng và tập đoàn lớn. | Vẫn rất quan trọng trong quá trình tuyển dụng và được đánh giá cao trong các ngành nghề có tính chuyên môn cao. |
Nhà tuyển dụng ngày nay đang tìm kiếm sự kết hợp tốt giữa cả kỹ năng cứng và mềm khi tuyển dụng nhân sự. Điều này phản ánh xu hướng ngày càng tăng của sự đánh giá cao những nhân viên có khả năng linh hoạt và đa nhiệm, thể hiện cả trong kỹ năng cứng và mềm, trong môi trường làm việc ngày nay.
Những kỹ năng mềm quan trọng nhất chốn công sở
Ở môi trường làm việc hiện đại, có nhiều kỹ năng mềm quan trọng mà nhân viên cần phát triển để thành công trong công sở. Dưới đây là một số kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng cần trau dồi và phát triển:
Giao tiếp hiệu quả
Năng lực lắng nghe giúp chúng ta có thể hiểu rõ ý kiến của người khác, đặc biệt là khi trao đổi với cấp trên. Giao tiếp tốt giúp bạn biết cách truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và thuyết phục.
Làm việc nhóm
Để có thể hợp tác và phối hợp với các phòng ban cũng như đồng nghiệp trong việc hoàn thành công việc thì kỹ năng làm việc nhóm thực sự quan trọng. Kỹ năng làm việc nhóm tốt cũng sẽ giúp bạn kiểm soát cảm xúc tránh các vấn đề xung đột. Tích cực đóng góp vào mục tiêu chung của nhóm.
Những kỹ năng mềm quan trọng nhất chốn công sở
Quản lý thời gian
Quản lý thời gian tốt giúp bạn có khả năng ưu tiên công việc và hoàn thành công việc theo deadline. Hiểu rõ về sự quan trọng của việc quản lý thời gian để tối ưu hóa năng suất trong công việc.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong công việc và các mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng sẽ không tránh khỏi được các vấn đề xảy ra. Sở hữu kỹ năng này giúp bạn có khả năng phân tích vấn đề và đưa ra giải pháp hiệu quả. Điều này giúp bạn trong việc tránh các vấn đề không mong muốn xảy ra.
Tinh thần tự chủ
Trong chốn công sở, không những bạn cần sở hữu kỹ năng làm việc nhóm mà tinh thần tự chủ cũng vô cùng quan trọng. Đó chính là khả năng tự quản lý công việc mà không cần sự giám sát liên tục. Sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm và quyết định trong những công việc của mình. Điều này giúp cấp trên có thể nhìn nhận được năng lực và ghi nhận sự cố gắng của bạn.
Tinh thần làm việc chăm chỉ
Sự cam kết và kiên trì trong việc hoàn thành công việc chắc chắn sẽ mang đến cho bạn những thành công và quả ngọt trong công việc. Sẵn sàng làm thêm giờ khi cần thiết để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ.
Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng bằng cách tránh lãng phí vào những hoạt động không cần thiết, mà còn phản ánh sự kỷ luật cá nhân. Nó giúp rèn luyện khả năng tự quản lý và linh hoạt trong việc thích ứng với thay đổi và tình huống bất ngờ. Bằng cách này, kỹ năng lập kế hoạch không chỉ tạo ra hiệu suất làm việc cao mà còn thể hiện sự chủ động và định hình tích cực đối với mục tiêu cá nhân và tổ chức.
Kỹ năng quản lý cảm xúc
Kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong việc giữ được sự kiểm soát trong tình huống căng thẳng, đặc biệt là trong môi trường công việc và trong các thách thức của cuộc sống hàng ngày. Việc nhận biết, hiểu rõ và điều chỉnh cảm xúc cá nhân giúp mỗi người có khả năng xử lý những tình huống khó khăn một cách bình tĩnh và tỉnh táo.
Kỹ năng quan sát
Ở môi trường làm việc, kỹ năng quan sát giúp nhân viên và lãnh đạo có khả năng phát hiện vấn đề, lỗi lầm trong quy trình làm việc và từ đó thực hiện các biện pháp cải thiện. Ngoài ra, khả năng quan sát cũng giúp họ nắm bắt được nhu cầu của khách hàng và tìm ra những cơ hội kinh doanh mới. Bằng cách này, họ có thể phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ của mình một cách hiệu quả và đáp ứng đúng đắn với yêu cầu thị trường.
Làm gì để cải thiện những kỹ năng mềm?
Có rất nhiều lợi ích trong việc cải thiện các kỹ năng mềm của bạn, bao gồm góp phần xây dựng các mối quan hệ với đồng nghiệp tốt hơn, đồng thời phát triển sự nghiệp toàn vẹn hơn.Và sau đây là 5 cách đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả trong việc cải thiện kỹ năng mềm của bản thân trong môi trường làm việc.
Cởi mở đón nhận những đánh giá và nhận xét
Phần lớn việc cải thiện các kỹ năng mềm của bạn đến từ việc bạn cởi mở trong việc đón nhận các đánh giá từ người giám sát, người quản lý và thậm chí là đồng nghiệp của mình. Khi duy trì được một suy nghĩ thoáng hơn, bạn có thể chuyển biến những lời chỉ trích thành động lực và sử dụng chính thông tin đó để cải thiện giá trị của mình tại nơi làm việc.
Trong suốt quá trình làm việc, bạn chắc chắn sẽ nhận được những đánh giá về kỹ năng giao tiếp, khả năng làm việc nhóm, quản lý thời gian, hay tiềm năng lãnh đạo của mình. Dù đó là tích cực hay tiêu cực, hãy cảm ơn những cá nhân hay tổ chức đã đưa ra những nhận xét đánh giá đó. Nhờ đố bạn có thể có cái nhìn tốt hơn về những mặt tốt và mặt thiếu sót của bản thân, đồng thời cải thiện được kỹ năng mềm của mình.
Duy trì giao tiếp thường xuyên
Giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng mềm mang lại lợi ích cho tất cả mọi người tại nơi làm việc. Mặc dù bạn có thể có những công việc không đòi hỏi việc giao tiếp quá nhiều, nhưng hãy tận dụng những cơ hội đó để hình thành mối quan hệ với những người xung quanh. Nó có thể là giao tiếp trực tiếp, qua email, cũng như trong các bài thuyết trình. Vì hầu hết mọi phương pháp giao tiếp đều khác nhau, điều quan trọng là bạn phải giao tiếp thông qua nhiều phương diện khác nhau để các kỹ năng mềm về giao tiếp của bạn được hoàn thiện hơn.
Khi bạn giao tiếp, hãy nghĩ về cách bạn đang xưng hô với người khác, mức độ rõ ràng của thông điệp, ngôn ngữ cơ thể và âm giọng của bạn. Bạn cũng sẽ có thể xem cách người khác giao tiếp, học các mẹo và kỹ thuật từ họ để tìm ra phong cách giao tiếp phù hợp với bạn.
Bước ra khỏi vùng an toàn của bản thân
Nếu bạn muốn cải thiện điều gì, việc quan trọng là phải bước ra khỏi vùng an toàn của mình để tiếp nhận một điều gì đó mới. Đây có thể là một bối cảnh mới, trách nhiệm mới hoặc vai trò lãnh đạo mới. Bạn thậm chí có thể được đề nghị trở thành người thuyết trình trong nhóm dự án như một cách để bạn cải thiện kỹ năng khả năng giao tiếp trước đám đông của mình. Đặt mình vào một hoàn cảnh hoàn toàn xa lạ nhưng với phong thái chuyên nghiệp sẽ khiến người quản lý đánh giá bạn là người nghiêm túc với công việc như thế nào và nhờ đó bạn học được những điều hoàn toàn mới.
Luôn trong tâm thế học hỏi
Khi trải qua quá trình cải thiện bất kỳ kỹ năng mềm nào, bạn có thể gặp phải những thất bại, nhưng bạn cũng có thể gặp nhiều thành công. Trong cả hai trường hợp, điều quan trọng là bạn học được gì từ nó.
Ví dụ: nếu bạn đang phụ trách một dự án và đang luyện tập các kỹ năng mềm thiên về khả năng lãnh đạo, hãy cân nhắc dành thời gian thu thập những đánh giá về khả năng lãnh đạo của bạn trong suốt quá trình thực hiện dự án đó. Những người bạn làm việc cùng chính là những nhà đánh giá công tâm nhất để nói cho bạn biết điều gì đang diễn ra và bạn đang làm tốt hay không. Điều quan trọng là phải biết lắng nghe, và luôn trong trạng thái tiếp thu điều mới từ mọi người xung quanh.
Luôn trong tâm thể học hỏi
Học hỏi thông qua việc quan sát mọi người
Một trong những cách hiệu quả nhất để bạn có thể cải thiện kỹ năng mềm của mình là quan sát những người xung quanh. Điều này có nghĩa là chú ý đến người quản lý, đồng nghiệp và nhân viên từ các bộ phận khác trong công ty. Quan sát cách họ hoàn thành nhiệm vụ, bao gồm cách họ tương tác với những người khác, và quá trình này có thể liên quan đến nhiều kỹ năng mềm khác nhau. Điều quan trọng là phải cởi mở để học hỏi từ mọi người, vì họ đều đến nơi làm việc với bộ kỹ năng riêng và độc đáo.
Tất nhiên, trên đây không phải là toàn bộ những cách bạn có thể thực hiện để trau dồi kỹ năng mềm của bản thân. Bạn có thể tham khảo từ nhiều khía cạnh khác nhau, học hỏi thêm nhiều phương thức độc đáo và phù hợp hơn. Bởi lẽ quá trình học hỏi và rèn luyện thì không có điểm dừng, nó phụ thuộc và mức độ sẵn sàng của một cá nhân thôi.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
