Cách sử dụng Powerpoint chi tiết và dễ hiểu cho người mới

PowerPoint chìa khóa vạn năng cho mọi bài thuyết trình. Khám phá cách sử dụng Powerpoint hiệu quả. Bí quyết tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp chỉ 5 phút. Tìm hiểu cùng HR Insider ngay dưới đây!

Powerpoint là gì?

PowerPoint là một phần mềm trình chiếu do Microsoft phát triển, được sử dụng để tạo các bài thuyết trình. Nó một phần của bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office, có thể cài đặt và sử dụng được trên cả máy tính dùng hệ điều hành Windows lẫn Mac OS. Phần mềm cho phép người dùng tạo các bản trình bày đa phương tiện bao gồm văn bản, hình ảnh, video, âm thanh và các hiệu ứng đồ họa khác nhau.

Powerpoint dùng để làm gì? 

Powerpoint là một công cụ đa năng và hữu ích cho nhiều mục đích khác nhau. Từ giải trí, công việc, giáo dục…Với khả năng tạo các bản trình bày trực quan và sinh động, PowerPoint giúp người dùng truyền tải thông tin hiệu quả và đạt được mục tiêu của mình. Powerpoint đã không còn quá xa lạ với người dùng, phần mềm thường được dùng để.

• Truyền tải thông tin hiệu quả, rõ ràng và dễ hiểu cho đối tượng mục tiêu.
• Tạo bài thuyết trình: Các slide PowerPoint được sử dụng để minh họa cho bài thuyết trình.
• Lập bảng sơ đồ tư duy
• PowerPoint có thể được sử dụng để thuyết phục người thông qua các hình ảnh, video, biểu đồ và các yếu tố trực quan khác.
• Tạo bài giảng tổng quan cho các buổi học sinh động, dễ tiếp cận hơn.
• Tạo các tài liệu giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, quảng bá thương hiệu…
• Tạo các bài thuyết trình cho các sự kiện, chương trình biểu diễn…

Xem thêm: Microsoft powerpoint là gì? Khám phá ứng dụng và tính năng nổi bật

Powerpoint dùng để làm gì

Các thuật ngữ quan trọng trong Powerpoint cần nắm 

• Slide: Trang hiển thị nội dung trong bài thuyết trình.
• Slides Pane: Cửa sổ hiển thị danh sách tất cả các slide trong bài thuyết trình.
• Notes Pane: Cửa sổ hiển thị ghi chú cho từng slide.
• Status Bar: Thanh trạng thái hiển thị thông tin về slide hiện tại và bài thuyết trình.
• Master Slide: Slide mẫu định dạng chung cho tất cả các slide trong bài thuyết trình.
• Placeholder: Vị trí đặt văn bản, hình ảnh hoặc các đối tượng khác trong slide.
• Theme: Giao diện bài thuyết trình gồm màu sắc, phông chữ và hiệu ứng.
• Animations: Hiệu ứng chuyển động các đối tượng trên slide.
• Transitions: Hiệu ứng chuyển đổi các slide.

Hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint

Tạo file mới trong Powerpoint: Mở Powerpoint > Chọn Blank Presentation

Tạo file mới trong Powerpoint

Chọn theme cho slide

Bước 1: Chọn Design trên thanh công cụ > Chọn các mẫu nền có sẵn.

Bước 2: Nhấn chọn Picture or texture fill > Chọn Insert tại mục Picture source.

Bước 3: Chọn hình ảnh bạn muốn dùng làm nền > Nhấn OK hoặc Insert. Ngay lập tức hình nền sẽ được thay đổi.

Chọn Design trên thanh công cụ

Format Background

Thêm một slide mới

Chọn Home > Nháy vào mũi tên bên cạnh mục New Slide > Chọn slide bạn muốn thêm vào.

Thêm một slide mới

Xóa một slide

Cách 1: Nháy chuột phải vào slide muốn xoá > Chọn Delete Slide.

Cách 2: Chọn slide cần xoá > Nhấn Delete trên bàn phím.

Xóa một slide

Nhân bản một slide

Nhấn chuột phải vào slide muốn nhân bản > Duplicate slide Thêm nội dung vào slide

Bước 1: Chọn Insert > Chọn Textbox.

Bước 2: Click chuột vào vị trí thích hợp và tạo lập nội dung.

Định dạng văn bản trên slide

Để định dạng văn bản trên slide, cần chọn nội dung muốn định dạng, tại Home và sử dụng các lệnh trong hộp thoại Font để định dạng.

Định dạng văn bản trên slide

Chèn hiệu ứng vào slid

Chọn đối tượng cần chèn hiệu ứng > Chọn Animations trên thanh công cụ > Lựa chọn hiệu ứng phù hợp.

Chọn slide muốn chèn > Chọn Transitions trên thanh công cụ > Chọn hiệu ứng cần chèn.

Chèn hình ảnh vào slide

Cách 1: Chọn slide cần chèn > Insert > Pictures > Di chuyển đến thư mục ảnh phù hợp.

Cách 2: Để chèn ảnh trực tuyến, người dùng chọn Insert > Picture > Online Picture.

Chèn hình ảnh vào slide

Sắp xếp slide trong Powerpoint

Để sắp xếp slide, người dùng nhấn giữ chuột vào slide muốn di chuyển và kéo đến vị trí thứ tự phù hợp.

Tạo Slide Master cho Powerpoint

Bước 1: Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master.

Bước 2: Thiết lập định dạng slide theo mong muốn và không nhập bất kỳ nội dung nào.

Thiết lập màn hình để trình chiếu

Bước 1: Tại View trên thanh công cụ > Nhấn Slide Master.

Bước 2: Ở Slide Size > chọn tỉ lệ thích hợp 4:3 hoặc 16:9.

Bước 3: Nhấn Close Master View để quay trở lại giao diện Powerpoint.

Trình chiếu slide trên Powerpoint

Cách 1: Nhấn F5 hoặc chọn Slide Show > Chọn biểu tượng chiếc cốc góc dưới bên phải để trình chiếu.

Cách 2: Nhấn Shift + F5 hoặc chọn Slide Show > Chọn Current Slide Show để trình chiếu từ trang đang mở.

Trình chiếu slide trên Powerpoint

Cách lưu file Powerpoint

Bước 1: Chọn biểu tượng Save trên màn hình

Bước 2: Đặt tên file > Chọn nơi lưu trữ > Định dạng file > Nhấn Save để hoàn tất.

Một số lưu ý khi sử dụng Powerpoint cần nắm 

Sử dụng phông chữ phù hợp: Chọn phông chữ dễ đọc, rõ ràng, có kích thước phù hợp (tối thiểu 24px).Hạn chế sử dụng quá nhiều phông chữ khác nhau (nên sử dụng 2-3 phông chữ).

Cân chỉnh nội dung hợp lý: Tránh trình bày quá nhiều thông tin trên một slide. Sử dụng dấu đầu dòng, gạch ngang liệt kê thông tin. Căn chỉnh nội dung trái – phải, trên – dưới hợp lý. Sử dụng khoảng trắng để tạo sự thoáng mát cho slide.

Sử dụng hình ảnh và video chất lượng cao:.Cắt tỉ lệ hình ảnh phù hợp với kích thước slide. Chèn hình ảnh và video một cách hợp lý để minh họa cho nội dung.

Hạn chế sử dụng hiệu ứng quá nhiều: Sử dụng một cách hợp lý, tránh gây rối mắt cho người nhìn. Ưu tiên các hiệu ứng dễ nhìn, phù hợp.

Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi trình bày: 

• Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp.
• Kiểm tra định dạng slide.
• Kiểm tra chất lượng hình ảnh, video.
• Kiểm tra thời gian thuyết trình.

Một số lưu ý khi sử dụng Powerpoint

Mẹo hay để có bản Powerpoint hiệu quả 

Xác định rõ ràng mục tiêu của bài thuyết trình: Bạn muốn truyền tải thông điệp gì? Bạn muốn khán giả hiểu được điều gì? Xác định đối tượng: Họ là ai? Họ có kiến thức và trình độ ra sao? Họ quan tâm đến điều gì?

Lập dàn ý chi tiết cho bài thuyết trình, bao gồm các luận điểm chính, dẫn chứng và kết luận. Dàn ý sắp xếp logic, dễ hiểu và đảm bảo bạn không bỏ sót thông tin quan trọng nào.

Sử dụng các điểm chính, hình ảnh, biểu đồ và video để minh họa cho nội dung. Sử dụng phông chữ dễ đọc và kích thước phù hợp. Đảm bảo màu sắc và bố cục slide hài hòa, dễ nhìn.

Sử dụng các hiệu ứng chuyển đổi mượt mà giữa các slide để tránh gây rối mắt cho khán giả. Tránh sử dụng quá nhiều, sẽ khiến bài thuyết trình trở nên khó theo dõi.

Phím tắt tiện ích khi dùng Powerpoint

Sử dụng phím tắt là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả khi sử dụng PowerPoint. Bỏ túi ngay một số phím tắt thông dụng dưới đây.

• Phím B: Làm đen màn hình trong lúc đang trình chiếu. Nhấn B hai lần để slide tiếp tục chạy.
• Phím W: Làm trắng màn hình trong lúc đang trình chiếu. Nhấn W hai lần để slide tiếp tục chạy.
• Số trang + Enter: Trở lại slide được chọn.
• Ctrl + D: Nhân đôi slide.
• Shift + F3: Đổi chữ hoa sang chữ thường.
• Shift + F5: Bắt đầu trình chiếu từ slide hiện tại, giúp kiểm tra slide hiện tại chạy ra sao trong bài thuyết trình.

Phím tắt tiện ích khi dùng Powerpoint

Với PowerPoint, bạn có thể biến những ý tưởng của mình thành những bài thuyết trình truyền cảm hứng và chinh phục mọi thính giả. Thông qua bài viết này, HR Insider hy vọng giúp ích cho người dùng về cách sử dụng Powerpoint chi tiết và dễ hiểu. Mong rằng, đây sẽ là kiến thức bổ ích giúp bạn tạo bài thuyết trình thành công trong tương lai.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách tải video lên Powerpoint đơn giản và nhanh chóng
• Microsoft word là gì? Ứng dụng thực tế và các phiên bản Microsoft word
• Chức năng chính của microsoft word là gì? Tầm quan trọng trong văn phòng

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam