Bài viết sau, HR Insider sẽ chia sẻ cách viết hồ sơ xin việc chuyên nghiệp chuẩn mà các bạn có thể tham khảo.
1. Hồ sơ xin việc là gì?
Trước khi tìm hiểu chi tiết về cách viết hồ sơ xin việc, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về khái niệm hồ sơ xin việc là gì nhé!
Hồ sơ xin việc chính là tập hợp những tài liệu quan trọng tóm tắt về bản thân người tìm việc. Trong hồ sơ xin việc sẽ thể hiện đầy đủ về thông tin cá nhân cũng như quá trình học tập, các quá trình làm việc trước đó của người tìm việc. Trong đó, phần CV xin việc thường được nhà tuyển dụng quan tâm đầu tiên để đánh giá ứng viên có phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không?
2. Hồ sơ xin việc bao gồm những gì?
Vậy thì hồ sơ xin việc sẽ bao gồm những gì? Những người tìm việc thông thường sẽ cần phải chuẩn bị 07 loại giấy tờ cơ bản sau đây nhằm cấp đầy đủ thông tin của mình cho người tuyển dụng lao động:
- 01 sơ yếu lý lịch tự thuật về bản thân (sơ yếu lý lịch cần có xác nhận công chứng của địa phương tại nơi bạn đang đăng ký hộ khẩu thường trú).
- 01 đơn xin việc (đơn có thể theo hình thức viết tay hoặc đánh máy).
- 01 bản CV cá nhân (thông thường thì bản CV này được ứng viên gửi trước cho người sử dụng lao động qua email).
- 01 bản sao các giấy tờ tùy thân như: CMT/CCCD, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu/ giấy xác nhận thông tin về cư trú có dấu công chứng đầy đủ.
- 01 các loại bằng cấp cũng như chứng chỉ liên quan đến công việc bạn đang ứng tuyển.
- 01 giấy khám sức khỏe có xác nhận và có hiệu lực trong vòng 6 tháng.
- 03 – 04 ảnh chân dung với kích thước 4×6 hoặc 3×4 (tùy theo công việc bạn ứng tuyển/ yêu cầu của người sử dụng lao động).
3. Cách viết hồ sơ xin việc
Bạn có thể hoàn thành hồ sơ xin việc của mình đầy đủ với hướng dẫn cách viết hồ sơ xin việc như sau:
3.1 Cách viết bìa hồ sơ xin việc
Bạn cần điền chính xác những thông tin được in sẵn trên bìa hồ sơ và liệt kê các loại giấy tờ được đựng bên trong hồ sơ. Vì công ty có thể tuyển nhiều vị trí cùng lúc nên bạn hãy viết họ tên và vị trí ứng tuyển bằng chữ in hoa để nhà tuyển dụng dễ nhận biết bạn ứng tuyển vào vị trí nào.
3.2 Cách chọn ảnh cho hồ sơ xin việc
Đa số ảnh ở hồ sơ xin việc có kích cỡ là 3×4 hoặc 4×6, vì vậy bạn nên chuẩn bị các hình ảnh của mình với đúng kích cỡ ảnh theo khung có sẵn. Một bức ảnh chân dung gây thiện cảm cần có nét mặt tươi tắn, trang phục lịch sự và có phông nền đơn giản như nền trắng hoặc xanh lam.
3.3 Cách viết sơ yếu lý lịch xin việc
Khi viết sơ yếu lý lịch trong hồ sơ xin việc, bạn cần điền chính xác các hoàn cảnh và thông tin gia đình giống như trong sổ hộ khẩu của nhà mình, cùng quá trình học tập và công tác của bản thân thời gian qua.
Hướng dẫn cách viết sơ yếu lý lịch xin việc
Lưu ý: Cách viết hồ sơ xin việc/sơ yếu lý lịch cần cung cấp đầy đủ và thông tin một cách chuẩn chỉnh, điều này rất quan trọng bởi nhà tuyển dụng sẽ xác thực thông tin về bạn đấy.
3.4 Cách viết CV xin việc
Dưới đây sẽ là các phần thông tin mà bạn sẽ cần cung cấp đầy đủ, chi tiết và logic trong bản CV xin việc của mình cho nhà tuyển dụng. Đây là một trong những phần vô cùng quan trọng, vì bạn cần thể hiện được kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm cùng những nét đặc trưng của mình phù hợp với vị trí tuyển dụng.
- Thông tin cá nhân
- Giới thiệu về bản thân
- Kinh nghiệm làm việc
- Trình độ văn hóa
- Kỹ năng
- Khác (chứng chỉ, bằng cấp, dự án cá nhân, người tham chiếu – nếu có)
3.5 Cách viết đơn xin việc
Đơn xin việc là một loại văn bản để ứng viên có thể bày tỏ nguyện vọng cũng như sự quan tâm của mình đối với vị trí công việc đang ứng tuyển (có thể viết tay hoặc đánh máy). Trong đơn xin việc ứng viên sẽ đề cập đến những thông tin về kiến thức và kinh nghiệm và các thành tích nổi bật của mình trong quá trình làm việc trước đó nhằm thu hút cũng như thuyết phục nhà tuyển dụng đặt lịch hẹn phỏng vấn.
Nội dung đơn xin việc thể hiện ngắn gọn một số thông tin như:
- Nguyện vọng của bản thân được ứng tuyển vào vị trí mong muốn
- Thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy được bạn có tìm hiểu về thông tin công ty
- Trình kiến thức, kinh nghiệm phù hợp với vị trí đang ứng tuyển
- Thể hiện tính cách của mình có sự phù hợp với tính chất công việc
- Để lại số điện thoại/ email liên hệ.
Lưu ý:
- Sử dụng những từ ngữ đơn giản, lịch sự, thể hiện đầy đủ thông tin về bản thân nhằm thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng và tuân thủ bố cục nội dung cách viết đơn xin việc.
- Trình bày ngắn gọn các kỹ năng, kinh nghiệm hay thành tích nổi bật của mình phù hợp với vị trí ứng tuyển.
- Thể hiện nguyện vọng được hẹn phỏng vấn từ nhà tuyển dụng bằng cách để lại số điện thoại/ email của mình và cảm ơn nhà tuyển dụng.
4. Vai trò của hồ sơ xin việc là gì?
Đối với cả nhà tuyển dụng và người tìm việc thì hồ sơ xin việc đều có những ý nghĩa riêng. Cụ thể:
Vai trò của hồ sơ xin việc là gì
4.1 Đối với nhà tuyển dụng
Hồ sơ xin việc sẽ giúp nhà tuyển dụng biết rõ lý lịch, thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc của các ứng viên,… Từ đó có thể đánh giá, chọn lọc các ứng viên có thực sự phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không để có sự lựa chọn phù hợp nhất với công việc. Đảm bảo việc tuyển đúng ứng viên mà không mất quá nhiều thời gian tìm kiếm ứng viên.
4.2 Đối với người tìm việc
Những thông tin được cung cấp đầy đủ trong hồ sơ xin việc chính là cơ hội để bạn thể hiện năng lực của mình với nhà tuyển dụng. Qua đó, nhà tuyển dụng không chỉ thấy được những giá trị bạn đang sở hữu mà còn thể hiện được thái độ làm việc, mục tiêu nghề nghiệp của bạn.
5. Một số lưu ý cần nắm khi viết hồ sơ xin việc
5.1 Mua đúng bộ hồ sơ
Bạn có mua đúng bộ hồ sơ xin việc chuẩn tại các cửa hàng văn phòng phẩm hoặc nhà sách. Đừng quên kiểm tra lại mẫu hồ sơ xin việc có bao gồm đầy đủ các tài liệu như sơ yếu lý lịch, đơn xin việc,… đã được liệt kê theo danh sách ở mục 2 không nhé!
5.2 Công chứng đầy đủ các giấy tờ được yêu cầu
Sở dĩ nhiều công ty yêu cầu các ứng viên làm điều này nhằm đảm bảo tính xác thực của những giấy tờ và thông tin này. Vì thế, hãy làm đúng với những yêu cầu để quá trình ứng tuyển của bạn có thể diễn ra suôn sẻ. Khi đi công chứng, bạn nhớ mang theo các bản gốc như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh,…để cơ quan thẩm quyền đối chiếu và xác thực.
5. 3 Sử dụng một loại màu mực
Mạn nên chỉ sử dụng một loại màu mực để điền các thông tin, đây chính là cách viết hồ sơ xin việc bạn cần nhớ nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và đồng bộ cho bộ hồ sơ của mình. Nếu không nhà tuyển dụng đánh giá bạn thiếu chỉn chu và chuyên nghiệp đấy nhé.
5. 4 Tránh viết sai chính tả hoặc sai thông tin
Sai chính tả chính là lỗi cơ bản nhất mà nhiều ứng viên thường hay gặp khi viết hồ sơ xin việc. Vì vậy bạn cần lưu ý và đảm bảo đã kiểm tra lỗi chính tả cho bộ hồ sơ của mình cũng như cung cấp thông tin một cách chính xác nhé.
5.5 Viết rõ ràng, không viết tắt
Đảm bảo chữ viết gọn gàng, dễ đọc khi ghi các thông tin trong hồ sơ xin việc. Hạn chế viết chữ cách điệu, đặc biệt là viết tắt khiến người đọc khó hiểu. Và chắc chắn không nhà tuyển dụng nào muốn phải đoán ứng viên viết gì khi đọc hồ sơ.
5.6 Chuẩn bị 3 – 5 bộ
Bạn có thể sẽ gặp phải nhiều trường hợp công ty không trả lại hồ sơ cho bạn. Vì thế, bạn nên chuẩn bị cho mình từ 3 – 5 bộ hồ sơ dự phòng để đỡ mất thời gian và công sức để viết hồ sơ xin việc mới và công chứng lại các loại giấy tờ khi cần.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết hồ sơ xin việc chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo cho mình. Sở hữu một bộ hồ sơ chuyên nghiệp chính là bước đệm tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng và tăng thêm cơ hội giúp bạn nhanh chóng có được công việc yêu thích. Chúc các bạn sớm tìm được công việc phù hợp với bản thân nhé!
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
