Hành chính nhân sự là gì?
Bộ phận hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động của công ty bằng cách liên kết giữa “hành chính” và “nhân sự”. Các nhân viên hành chính nhân sự có nhiệm vụ lên kế hoạch, quản lý các hoạt động nội bộ của công ty, giám sát quá trình làm việc của nhân viên, hỗ trợ về các chính sách và lương thưởng cho nhân viên. Họ đóng góp vào việc điều phối công việc và tạo một môi trường làm việc thoải mái và tốt nhất cho tất cả nhân viên, hỗ trợ cho các quyền lợi của nhân viên công ty. Việc này tác động đáng kể đến sự gắn bó của nhân viên với công ty.
Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự trong doanh nghiệp
Sau khái niệm hành chính nhân sự là gì thì vai trò của vị trí này trong doanh nghiệp như thế nào?
Hành chính nhân sự trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng và được phân chia thành các vị trí đảm nhận từng yêu cầu công việc cụ thể, đảm bảo hiệu quả công việc. Cơ cấu phòng hành chính nhân sự bao gồm:
- Bộ phận tuyển dụng: Đây là vị trí giúp tìm kiếm và chiêu mộ nhân viên cho các vị trí còn thiếu trong công ty. Họ lên kế hoạch tuyển dụng và thực hiện quá trình tuyển dụng trên nhiều kênh mạng xã hội. Để đảm bảo chất lượng, họ cần nắm rõ yêu cầu của từng phòng ban và tìm người phù hợp.
- Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B): Chịu trách nhiệm xây dựng và phát triển hệ thống chính sách lương thưởng hấp dẫn. Đồng thời cân đối giữa quyền lợi của nhân viên và quy định lao động. Nhân viên C&B phải nắm rõ quy định, chính sách và luật lao động.
- Bộ phận hành chính: Nhân viên hành chính nhân sự quản lý, lưu giữ và giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ, văn bản, thư từ, thông báo, trang thiết bị, tài sản của công ty. Họ cũng sắp xếp lịch hẹn đối tác, cuộc họp và thực hiện các công việc khác tùy theo yêu cầu của công ty.
- Bộ phận đào tạo và phát triển: Nhân viên ở vị trí này đảm nhiệm việc đào tạo và phát triển nhân viên để tăng hiệu suất công việc. Họ xây dựng nền tảng cho nhân viên phát triển bản thân và thăng tiến trong công việc.
Xem thêm: HR là gì? Làm thế nào để thăng tiến trong nghề HR?
Mô tả công việc của hành chính nhân sự
Quản lý các tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp
- Theo dõi, quản lý, bàn giao và nhận bàn giao các thiết bị, máy móc thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đến các bộ phận hoặc nhân sự liên quan.
- Lên lịch bảo trì và đổi mới máy móc, thiết bị. Nếu thiết bị, máy móc bị hư hỏng cần thay mới, bộ phận quản lý tài sản và vật tư sẽ làm đề xuất để được mua mới.
- Kê khai các văn phòng phẩm theo yêu cầu của các phòng ban khác hàng tháng.
Theo dõi, quản lý, bàn giao và nhận bàn giao các thiết bị, máy móc thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đến các bộ phận hoặc nhân sự liên quan.
Quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ
- Tiếp nhận và xử lý các công văn, đơn thư, giấy tờ đề nghị, các văn bản hoặc tài liệu khác được chuyển đến doanh nghiệp.
- Giải quyết các văn bản trong phạm vi quyền hạn của bộ phận và lưu trữ chúng vào kho dữ liệu của doanh nghiệp.
- Tiếp nhận và xử lý các giấy tờ liên quan đến nhân sự doanh nghiệp như giấy xin nghỉ phép, giấy báo ốm, giấy giải trình.
- Theo dõi và quản lý các hoạt động liên quan đến duy trì văn hóa của doanh nghiệp.
- Theo dõi và quản lý các văn bản liên quan đến chế độ lương và thưởng của nhân sự công ty.
Xử lý bảng lương
Trong một số doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân viên hành chính nhân sự có thể được yêu cầu hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc xử lý bảng lương. Các công việc hỗ trợ này có thể bao gồm theo dõi bảng chấm công, lập danh sách lương và thưởng hàng tháng, thực hiện chi trả và thanh toán lương đúng hạn.
Lưu giữ các cơ sở dữ liệu, hồ sơ nhân sự
Ngoài ra, nhiệm vụ chính của công việc này là lưu trữ hồ sơ lao động đã được ký kết giữa doanh nghiệp và nhân sự để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin.
Hỗ trợ công tác lễ tân
Ngoài những nhiệm vụ chính trên, nhân viên hành chính nhân sự đôi khi cũng được yêu cầu hỗ trợ công việc lễ tân khi doanh nghiệp thiếu người đảm nhận vị trí này. Công việc lễ tân sẽ bao gồm:
- Tiếp đón khách hàng và khách đến công ty.
- Tiếp nhận một số giao dịch thông qua cuộc gọi điện thoại hoặc trực tiếp.
- Tham gia hỗ trợ các sự kiện của công ty (nếu có), các sự kiện nội bộ để phát triển văn hóa doanh nghiệp.
Những kỹ năng và tố chất một nhân viên hành chính nhân sự
Vậy kỹ năng và tố chất của một nhân viên hành chính nhân sự là gì? Bạn sẽ cần phải trang bị những yếu tố bao gồm:
Trình độ chuyên môn
Để hoàn thành công việc một cách xuất sắc và tăng cơ hội thăng tiến, bạn cần nắm vững kiến thức từ cơ bản đến chuyên sâu. Ngoài các kỹ năng mềm, những kiến thức chuyên môn liên quan đến bảo hiểm, xây dựng bảng lương và thuế đóng vai trò quan trọng trong công việc của vị trí này. Chính vì vậy, việc nắm vững những kiến thức này sẽ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả hơn.
Kỹ năng giao tiếp
Với tính chất công việc sẽ phải trực tiếp thường xuyên làm việc với con người. Vì vậy, việc có kỹ năng giao tiếp tốt giúp bạn đáp ứng các yêu cầu của nhân viên từ các phòng ban khác cũng như nhân viên dưới quyền một cách hiệu quả, tránh được những sự quở trách từ cấp trên. Ngoài ra, sẽ có những tình huống bất ngờ và khó khăn trong công việc xảy ra mà không ai có thể lường trước được. Ở những thời điểm này, khả năng bình tĩnh và linh hoạt trong xử lý tình huống sẽ giúp bạn vượt qua khó khăn và đạt được thành công. Nếu xử lý tình huống tốt, bạn có thể thu hút được sự quan tâm và nể phục của cấp trên và thành viên khác trong công ty.
Kỹ năng tin học văn phòng
Vị trí này sẽ phải làm việc trong phòng ban, lưu trữ giấy tờ, thống kê bảng báo cáo tiền lương và quản lý hồ sơ. Tất cả những công việc này đều được thực hiện trên máy tính hàng ngày. Vì vậy, để có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả, việc thành thạo tin học văn phòng là bắt buộc đối với nhân viên hành chính nhân sự.
Kỹ năng xử lý tình huống
Môi trường làm việc không thể tránh khỏi những mâu thuẫn, đặc biệt đối với vị trí này khi phải giao tiếp với toàn bộ nhân viên trong công ty. Vì vậy, bạn sẽ cần trang bị kỹ năng xử lý tình huống khéo léo. Nếu làm được điều này, bạn sẽ để lại được ấn tượng tốt và có được điểm cộng trong việc thăng tiến sau này.
Kỹ năng tổ chức và quản lý
Phòng hành chính nhân sự sẽ có một phần chịu trách nhiệm tổ chức các hoạt động trong công ty. Ngoài ra, công việc của vị trí này còn bao gồm cả quản lý giấy tờ, chính sách, văn bản và con người. Để hoàn thành công việc, bạn cần có kỹ năng tổ chức và quản lý tốt.
Phòng hành chính nhân sự sẽ có một phần chịu trách nhiệm tổ chức các hoạt động trong công ty
Nhanh nhạy và ham học hỏi
Tinh thần ham học hỏi là điều tất yếu trong bất kỳ ngành nghề nào nếu muốn nắm bắt được cơ hội thăng tiến. Và hành chính nhân sự cũng không ngoại lệ. Để đảm nhiệm nhiều công việc và quản lý chúng một cách hiệu quả, bạn phải có tính nhạy bén và nhanh nhẹn trong việc xử lý công việc.
Tỉ mỉ, chú ý đến các chi tiết nhỏ
Để đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc và hạn chế sai sót, bạn cần rèn luyện tính tỉ mỉ và chú ý đến từng chi tiết, dù là nhỏ nhất. Điều này đặc biệt quan trọng trong công việc liên quan đến chính sách và lương thưởng, một vấn đề khá nhạy cảm.
Mức lương của nghề hành chính nhân sự
Hành chính nhân sự là một nghề có mức lương khá cao, bởi vai trò quan trọng và đảm nhiệm nhiều vị trí, đòi hỏi hội tụ nhiều tố chất và kỹ năng. Vì vậy, mức lương cho nhân viên hành chính nhân sự sẽ dao động từ 7 đến 10 triệu/tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm và thời gian làm việc. Các vị trí cao hơn như trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ có mức lương cao hơn, dao động từ 15 đến 20 triệu/tháng.
Tìm việc làm hành chính nhân sự ở đâu?
Bạn có thể tìm kiếm các vị trí công việc trong lĩnh vực hành chính nhân sự trên các trang web tìm việc làm, các hội nhóm hay trang fanpage trên của các doanh nghiệp. Hoặc ứng tuyển vào các cơ quan tổ chức nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân.
Tuy nhiên, bạn có thể tìm kiếm công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách truy cập vào trang web VietnamWorks – Trang thông tin tuyển dụng uy tín hàng đầu hiện nay được rất nhiều người yêu thích. Với sứ mệnh “Trao cơ hội việc làm cho hàng triệu người với môi trường làm việc chuyên nghiệp cùng mức lương hấp dẫn nhất”. Hãy tạo CV ngay tại WowCV để tăng gấp 5 lần cơ hội có được công việc với mức lương tốt nhất nhé!
Hy vọng với những chia sẻ về chủ đề hành chính nhân sự là gì ở trên đây, bạn đọc đã có được cho mình những thông tin cần thiết để là hành trang trên con đường xây dựng sự nghiệp. Chúc bạn thành công!
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
