Thời đại công nghệ đã phát triển vượt bậc, thì cho dù ở bất cứ đâu chúng ta vẫn có thể làm việc. Điều quan trọng là phải thiết lập và triển khai các công nghệ mới nhất để giúp các cá nhân hay công ty luôn giữ kết nối, có tổ chức và bảo mật.Dưới đây là những công nghệ, những phần mềm hàng đầu đã thay đổi cách mọi người làm việc từ xa và lý do tại sao công ty nên xem xét tích hợp chúng vào các quy trình vận hành công ty thời điểm này.

Danh sách tham khảo các công nghệ tốt nhất để làm việc từ xa

Cloud Computing (Điện toán đám mây)

Nếu như bạn không biết đến thuật ngữ “Cloud Computing” vào những năm 2020, nó giống như việc bạn chưa từng biết đến sự hiện diện của internet vậy. Điều này có nghĩa bạn hay công ty của bạn đã bị tụt lại rất xa so với các đối thủ cạnh tranh của mình. Điện toán đám mây cho phép người dùng tăng mức độ bảo mật, đẩy mạnh quá trình làm việc trực tuyến. Dưới đây là một số lợi ích khác mà điện toán đám mây mang lại:

• Tiết kiệm chi phí: Bạn không cần phải chi tiền cho các nhu cầu về thiết bị hoặc cơ sở hạ tầng, đồng nghĩa với việc giảm bớt gánh nặng cho các nhân viên CNTT của công ty.
• Khả năng Scale-up: Bạn có thể mở rộng hoặc xóa bớt các dịch vụ không cần thiết (như lưu trữ,…)
• Tính tiện nghi cao: Nhân viên từ xa có thể truy cập dễ dàng và dữ liệu đám mây, giúp cho trải nghiệm công tác và chia sẻ thông tin dễ dàng.

Đây có lẽ là nền tảng mà các nhân viên làm việc từ xa rất quan tâm và yêu thích vì nó tạo ra trải nghiệm liền mạch và an toàn cho mỗi lần đăng nhập từ mọi nơi, với mọi thiết bị.

Business Apps (Ứng dụng kinh doanh)

Sau khi thiết lập và chạy trên đám mây, bạn có thể cải thiện khả năng cộng tác với các ứng dụng kinh doanh dựa trên nền tảng này một cách chỉnh chu và hiệu quả hơn.   Chẳng hạn như những ứng dụng liên quan đến quản lý dự án hoặc kết nối giao tiếp. Những điều này cung cấp cho những bạn làm việc từ xa có thể truy cập vào các dữ liệu, ứng dụng, nền tảng kinh doanh không khác gì so với các nhân viên đang làm tại văn phòng cả.

Việc tích hợp các ứng dụng cho nhân viên từ xa tuy rất cần một kế hoạch tỉ mỉ và liên tục cập nhất, nhưng kết quả đầu ra lại vô cùng xứng đáng.

Mobile Tools (Công cụ di động)

Các nhân viên ở xa thường làm việc từ nhiều nơi khác nhau và phụ thuộc nhiều vào thiết bị di động và máy tính xách tay của họ. Việc tối ưu hóa các thiết bị di động này đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của bất cứ ai. Chúng không những đem lại sự linh hoạt trong công việc, mà còn tạo ra hiệu quả rõ ràng hơn.

Ví dụ: Các tổ chức, hay công ty có thể giúp nhân viên của mình thiết lập các ứng dụng di động này bằng cách triển khai chúng trên thiết bị di động hoặc cung cấp cho họ quyền truy cập từ xa thông qua VPN. Công ty cũng có thể cung cấp cho nhân viên thiết bị WiFi di động để họ có thể có kết nối ổn định cho dù ở bất cứ đâu.

Unified Communication (Truyền thông tích hợp)

Truyền thông tích hợp cho phép bạn hợp nhất các kênh liên lạc được kết nối sẵn với nhau, nhằm mục đích đơn giản hóa việc truy cập vào dữ liệu. Sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến mang lại nhiều lợi ích không ngờ:

• Khả năng tăng cường hợp tác giữa các cá nhân hoặc tổ chức doanh nghiệp.
• Nâng cao cải thiện, và đem lại sự đa dạng các lựa chọn giao tiếp.
• Tăng năng suất làm việc giao tiếp đáng kể.

Điều đáng nói là bạn có thể làm cho tất cả công việc ngay lập tức. Nó cho phép bạn tăng cường sự tiện lợi và tính chất hiệu quả. Hãy thử các công cụ như Google Suite, Slack và Skype để kết nối, hợp tác và chia sẻ ý tưởng trực tuyến nhé.

Project Management Tools (Công cụ quản lý dự án)

Khi nhân viên buộc phải làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau, các công cụ quản lý dự án cho phép họ giao tiếp và cộng tác một các đồng bộ (thông qua công cụ trò chuyện – chat box) hoàn thành công việc. Có các công cụ quản lý dự án chung như Asana và Monday.com hoặc những công cụ cụ thể cho các lĩnh vực kinh doanh khác nhau (ví dụ: GitHub và Jira) cải thiện đáng kể năng suất hiệu quả của bất kỳ dự án nào. Bất kể bạn đang làm việc từ xa hay tại văn phòng, sẽ luôn luôn có một phần mềm quản lý dự án chân ái nhất dành cho bạn.

Video Conference (Hội nghị trực tuyến)

Các giải pháp triển khai các cuộc họp hay hội nghị qua điện thoại audio đã không còn quá xa lạ và dường như đã có dấu hiệu lỗi thời rồi. Ngày nay, khi nói đến các cuộc họp trực tuyến, các cuộc gọi video luôn là điểm mấu chốt nhất. Vì những nhân viên này thường không thể tham gia các cuộc họp trực tiếp, hội nghị trực tuyến đã trở thành một trong những công nghệ hữu ích nhất cho cả nhân viên nội bộ và nhân viên từ xa. Các công cụ camera thông minh từ các ứng dụng hội nghị trực tuyến, như Meeting Owl Pro, cho phép nhân viên từ xa cảm thấy như thể họ đang ở trong phòng họp với các đồng nghiệp tại văn phòng vậy.

Mọi người có thể nói chuyện với nhau trong ngay thời điểm thực tại, từ bất kỳ đâu mà họ đang làm việc. Bằng cách đồng bộ hóa quá trình làm việc với giải pháp hội nghị trực tuyến chất lượng, các tổ chức doanh nghiệp mang đến cho các thành viên của mình những tương tác trực tiếp chất lượng nhất. Đồng nghĩa với việc, điều này tạo ra sự khác biệt to lớn về sự gắn kết và năng suất công việc.

Những nhân viên làm việc từ xa ngày nay cần những công cụ phù hợp để giúp họ làm việc hiệu quả và thành công. HR Insider tin rằng bằng cách tích hợp và áp dụng các công nghệ mới nhất, các công ty có thể dễ dàng đạt được tất cả mục tiêu đề ra, đồng thời định vị công ty như là một nơi làm việc đầy sáng tạo và hiện đại.

Xem thêm: 5 bí quyết tìm việc ưng ý mùa dịch Covid 19

— HR Insider—
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam