1. Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình tổ chức và điều phối các hoạt động và công việc trong khoảng thời gian nhất định để tận dụng hiệu quả và đạt được mục tiêu cụ thể. Nó liên quan đến việc ưu tiên nhiệm vụ, phân công thời gian cho các công việc quan trọng, và giữ cho lịch trình làm việc có tổ chức.

Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp chúng ta có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả mà còn giúp giảm stress, tăng cường sự tập trung và cải thiện chất lượng cuộc sống. Nó bao gồm việc lập kế hoạch, ưu tiên công việc, sử dụng công cụ hỗ trợ (như lịch và ứng dụng quản lý thời gian), và thực hiện các chiến lược để ngăn chặn lãng phí thời gian.

Quản lý thời gian là gì?

2. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian hiệu quả rất quan trọng vì nó có thể ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của cuộc sống cá nhân và công việc. Dưới đây là một số điểm quan trọng về tầm quan trọng của việc quản lý thời gian:

• Tăng năng suất: Quản lý thời gian đúng cách giúp tăng cường khả năng làm việc, từ đó gia tăng năng suất cá nhân và tổ chức.
• Giảm stress: Việc có lịch trình làm việc rõ ràng và khả năng ưu tiên công việc giúp giảm áp lực và stress, tạo điều kiện cho tinh thần làm việc tích cực hơn.
• Đạt được mục tiêu: Quản lý thời gian giúp tập trung vào những công việc quan trọng nhất để đạt được mục tiêu cá nhân và tổ chức.
• Cải thiện chất lượng cuộc sống: Bằng cách sắp xếp thời gian một cách thông minh, bạn có thể dành thời gian cho các hoạt động giải trí, gia đình và sức khỏe, giúp cải thiện chất lượng cuộc sống.
• Xây dựng kỹ năng quản lý: Việc học cách quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng, có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực cuộc sống và sự nghiệp.
• Tránh lãng phí thời gian: Quản lý thời gian giúp ngăn chặn việc lãng phí thời gian vào những hoạt động không quan trọng, tăng cường hiệu suất làm việc.
• Tăng sự tự chủ: Việc tự quản lý thời gian tạo ra sự tự chủ và kiểm soát trong cuộc sống, giúp người quản lý định hình được hướng đi của mình.
• Tạo cơ hội mới: Bằng cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể tạo ra cơ hội mới, mở rộng mối quan hệ và phát triển bản thân.

Tóm lại, quản lý thời gian không chỉ là kỹ năng quản lý công việc mà còn là yếu tố then chốt quyết định sự thành công và hạnh phúc trong cuộc sống.

3. Những tác động của việc quản lý thời gian kém

Quản lý thời gian kém có những tác động tiêu cực đáng kể đối với cả cá nhân và tổ chức. Dưới đây là một số tác động chủ yếu của việc quản lý thời gian không hiệu quả:

Năng suất làm việc kém

Việc quản lý thời gian không hiệu quả có thể dẫn đến năng suất làm việc kém. Khi không có sự ưu tiên và phân công thời gian đúng đắn, công việc trở nên lỏng lẻo, làm giảm khả năng hoàn thành nhiệm vụ và dẫn đến hiệu suất làm việc thấp.

Năng suất làm việc kém

Lãng phí thời gian

Quản lý thời gian kém thường đi kèm với việc lãng phí thời gian vào những hoạt động không quan trọng. Những thời gian này có thể được sử dụng cho công việc quan trọng hơn, góp phần làm tăng năng suất và đạt được mục tiêu cá nhân và tổ chức.

Lãng phí thời gian

Không đảm bảo thời gian công việc

Khi quản lý thời gian kém, việc không đảm bảo thời gian cho từng công việc cụ thể có thể dẫn đến áp lực và stress. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng công việc và khả năng giải quyết vấn đề, gây khó khăn trong việc đáp ứng các deadline.

Chất lượng công việc kém

Quản lý thời gian không tốt thường đi kèm với việc làm việc trong tình trạng vội vã, dẫn đến chất lượng công việc giảm sút. Công việc được thực hiện một cách hấp tấp và thiếu sự chăm sóc chi tiết, ảnh hưởng đến uy tín và đánh giá cá nhân cũng như của tổ chức.

Mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Quản lý thời gian kém có thể dẫn đến mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Người ta có thể dành quá nhiều thời gian cho công việc, bỏ lỡ những khoảnh khắc quan trọng với gia đình, bạn bè và hoạt động giải trí. Điều này có thể gây ra vấn đề căng thẳng và ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần.

Mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Giảm giá trị bản thân

Quản lý thời gian kém có thể dẫn đến sự giảm giá trị bản thân. Không thể hoàn thành công việc đúng hạn và đạt được mục tiêu cá nhân khiến người ta cảm thấy không tự tin và thiếu lòng tự trọng, ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển cá nhân và sự nghiệp.

4. Vì sao bạn luôn chạy đua thời gian thay vì làm chủ nó?

Thói quen trì hoãn xem nhẹ tốc độ của thời gian

Thói quen trì hoãn xuất hiện là khi bạn đang bắt đầu chần chừ với công việc, sẽ để dành trong một lúc nào đó thay vì ngay lập tức. Sự trì hoãn có một cách xâm nhập vào ngày hôm nay của bạn, ăn mòn vài phút ở chỗ này và chỗ kia hoặc thậm chí hút cả giờ trong ngày của bạn.

Thói quen trì hoãn

Chúng ta hay làm việc theo một xu hướng chung như là thực hiện những nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn thay vì những việc khẩn cấp hơn, hoặc làm những việc thú vị hơn thay cho những việc ít thú vị hơn dẫn đến sự trì hoãn cho những công việc kém quan tâm dù deadline đang đến gần.

Ben Franklin – một nhà chính trị của Hòa Kỳ đã nói rằng “Đừng trì hoãn cho đến ngày mai với những gì bạn có thể làm hôm nay.” Cũng vì thế, sự trì hoãn là yếu tố ảnh hưởng nhất đến tốc độ hoàn thành mục tiêu cho bất kì công việc nào.

Bí quyết khắc phục sự trì hoãn: 

• Mỗi ngày hoặc mỗi tuần, hãy tạo hai danh sách việc cần làm. Một nên là những việc “cần” phải hoàn thành, và hai là những việc sẽ bổ trợ tốt nên hoàn thành.
• Đánh số cả hai danh sách dựa trên mức độ quan trọng.
• Bám sát danh sách của bạn, theo thứ tự ưu tiên. Tránh cám dỗ thay đổi thứ tự bạn đã thiết lập mà không có lý do nghiêm trọng

Thiếu động lực và năng suất thực hiện để tối ưu quỹ thời gian

Động lực thấp dẫn đến việc quản lý thời gian kém vì nó tạo cho bạn cái cớ để trì hoãn. Nếu bạn thậm chí không có đủ động lực để tạo ra những danh sách việc cần làm đó, bạn sẽ không bao giờ có thể tận dụng tối đa 24 giờ quý giá mà bạn được giao mỗi ngày.

Để duy trì một động lực mỗi ngày không phải là điều dễ dàng. Bạn cần phải khởi động một động cơ trong lối suy mới mẻ, chỉ có thế bạn mới có thể cung cấp nhiên liệu cho não bộ phát huy tối đa động cơ thúc đẩy động lực hàng ngày.

Vậy mới thấy rằng, nếu không có động lực, bạn sẽ rất khó có cảm hứng để thực sự đặt ra các mục tiêu, thực hiện chúng và cuối cùng là theo đuổi ước mơ của mình.

Thiếu động lực và năng suất

Bí quyết nạp động lực mỗi ngày:   

•  Nhắc nhở bản thân về những mục tiêu đã đặt ra. Trước khi dành thời gian để chinh phục một điều gì đó, chúng ta thường đặt ra mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
• Kiểm tra công việc hàng tuần để theo dõi tiến độ. Để duy trì động lực, bạn cần phải nhìn thấy các bước tiến của họ trong việc hoàn thành mục tiêu.
• Đừng quá nghiêm khắc ép bản thân phải hoạt động hết công suất. Hãy cố gắng hoàn tất mục tiêu tiếp theo trước thời hạn để bạn có dư thời gian hoàn thành công việc còn tồn đọng trong lần trước.

Kỷ luật với bản thân vẫn còn nhẹ nhàng

Kỷ luật là thứ đưa bạn ra khỏi giường mỗi ngày, ngay cả khi bạn không cảm thấy có động lực đặc biệt. Đó là thứ giúp bạn thực hiện ước mơ của mình mỗi ngày, từng chút một, cho đến khi bạn hoàn thành chúng.

Kỷ luật kém là một trong những nguyên nhân chính của việc quản lý thời gian kém vì nếu bạn không kỷ luật, bạn sẽ không thể cưỡng lại những cám dỗ lãng phí thời gian.

Khi bạn xây dựng kỷ luật trong một phần của cuộc sống (chẳng hạn như thiết lập thói quen buổi sáng), bạn sẽ dễ dàng hơn và giải phóng năng lượng mà bạn có thể khai thác để thực hành kỷ luật trong một phần khác của cuộc sống.

Bí quyết nghiêm khắc với bản thân: 

• Bắt đầu xây dựng những thói quen nhỏ và dễ dàng.
• Một khi bạn không còn khó duy trì một thói quen nào nữa, hãy từ từ thêm vào những thói quen mới.
• Tắt thông báo. Đừng để điện thoại kêu hoặc máy tính kêu bíp kéo bạn ra khỏi khu vực cho mỗi văn bản, email hoặc bài đăng trên Facebook.
• Duy trì những nghi thức đều đặn mỗi ngày có tác dụng khôi phục lại năng lực tự chủ.

Thật rằng, mọi người đều phải vật lộn với việc quản lý thời gian ở một mức độ nào đó. Nhưng nếu bạn thực sự nghiêm túc trong việc đưa sự nghiệp của mình lên một tầm cao mới và đạt được thành công thực sự, bạn phải tìm cách khai thác lịch trình của mình và tận dụng tối đa 24 giờ bạn được giao để làm việc mỗi ngày.

Xem thêm: Thái độ tích cực có làm nên sự thành công?

— HR Insider—
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam