HR Insider xin giới thiệu các bạn chức năng lợi hại trong Gmail, phối hợp với Google Drive: Trộn thư và gửi email tự động đến nhiều người với chức năng Mail Merge trong Gmail áp dụng Google Script viết sẵn.
Trộn thư là gì?
Trộn thư, hay Mail merge là cách xây dựng các email dựa trên một mẫu chung, trong đó một số thông tin được lấy từ danh sách dữ liệu khách có sẵn.
Trộn thư được ứng dụng trong một số trường hợp như: viết thư mời họp, thư mời hội thảo, giấy khen cho nhiều người. Các hình thức này đều có chung một mẫu khung sẵn, riêng họ tên, địa chỉ, chức danh là phụ thuộc vào từng người và được lấy từ trong bảng dữ liệu thay thế vào.
Nếu không dùng trộn thư, bạn sẽ phải viết thư cho từng người rồi tự thay bằng tay các thông tin cá nhân cho thích hợp với danh sách dài đến hàng chục, hàng trăm người.
Nếu dùng trộn thư tự động, bạn chỉ cần soạn 1 thư dùng chung, trong đó các vị trí điền thông tin cá nhân được tự động lấy từ file dữ liệu với thời gian rất nhanh.
Mail Merge (trộn thư) trong Gmail có tác dụng gì?
Đây là sự kết hợp giữa trộn thư và gửi email hàng loạt (Mass mail). Tức là sau khi thư được trộn xong từng e-mail, thư sẽ được tự động gửi đến người nhận thông qua tài khoản Gmail của mình.
Để sử dụng chức năng này, bạn cần có:
- Một file dữ liệu danh sách thông tin những nhân vật cần gửi email (Tên, địa chỉ email,…),
- Soạn sẵn một email mẫu và đánh dấu các vị trí chèn thông tin cá nhân trong file dữ liệu.
Để cho dễ hình dung, mời các bạn xem video kết quả dưới đây:
Đánh dấu như thế nào, file dữ liệu điền ra sao, mời các bạn xem cách làm bên dưới.
Chức năng trộn và gửi thư này khác với chức năng Mail Merge trong MS Word ở chỗ Mail Merge trong Gmail tự động trộn và gửi thư đến tận email người nhận. Mail Merge trong MS Word thì trộn xong sẽ xuất ra file Word phục vụ in ấn.
Cách trộn thư rồi gửi email tự động hàng loạt
Đăng nhập vào tài khoản Gmail dự định sẽ gửi email.
Click vào “Yes, Make a copy” để tạo một bảng dữ liệu mẫu.
Sau khi click “Yes, Make a copy”, Google Docs sẽ tạo cho bạn một bảng tính Spreadsheet (Như Excel) chứa dữ liệu mẫu. Tiếp theo bạn cần xóa các dữ liệu mẫu này và nhập vào dữ liệu của bạn. Đây là bảng chứa danh sách họ tên, email của những người cần gửi thông tin. Bạn có thể sửa lại tùy theo nhu cầu cụ thể. Xem tiếp hướng dẫn bên dưới.
Để sử dụng tính năng trộn thư, đầu tiên bạn cần cấp quyền để Google Drive có quyền gửi thư bằng email của bạn cũng như một số quyền khác. Chọn Menu -> Mail Merge -> Step 1: Initilize
Click OK trong hộp thoại hiện ra
Click Acept để xác nhận cấp quyền.
Xóa dữ liệu mẫu, nhập nội dung bảng dữ liệu mới cho riêng bạn: Chọn Menu -> Mail Merge -> Clear Sheet
Nhập dữ liệu của bạn vào. Mỗi dòng là thông tin của người bạn cần gửi email. Trong ví dụ này, tôi chỉ nhập 2 dòng làm ví dụ, đây là 2 khách hàng của tôi và tôi chỉ quan tâm đến First Name, Email, Executive Name mà thôi. Ngoài ra, bạn cũng có thể sửa các tên cột lại cho dễ nhớ.
Tiếp theo, dùng tài khoản Gmail hiện tại của bạn, soạn một thư nháp. Trong thư nháp này, soạn thảo nội dung mẫu dùng chung. Các biến là tên cột nằm giữa cặp dấu $%…%. Trong hình trên, tôi dùng biến $%First Name% và $%Executive Name% để tự động thay thế Tên ngắn và tên dài trong bảng dữ liệu vào email này.
Quay lại bàng tính Spreadsheet, chọn Menu -> Mail Merge -> Step 2: Start Mail Merge để bắt đầu trộn và gửi thư mẫu cho tất cả các người trong danh sách Spreadsheet.
Hộp thoại hiện ra yêu cầu chọn Mẫu email cần trộn. Hãy chọn mẫu email bạn vừa soạn ở trên.
Sau khi chọn mẫu và điền một vài thông tin không bắt buộc khác. Ấn Nút Start Mail Merge để trộn và gửi thư.
Mất vài giây để Mail Merge trộn và gửi email. Khi gửi xong, Cột Mail Merge Status sẽ hiện thông tin “EMAIL_SENT”. Chúc mừng bạn đã trộn và gửi thư thành công.
Đây là kết quả của Mail Merge mà khách sẽ nhận được.
Để ý các vị trí khoanh đỏ, thông tin đã được lấy từ bảng tính dữ liệu Spreadsheet và thay thế tương ứng vào email mẫu.
Để ý các vị trí khoanh đỏ, thông tin đã được lấy từ bảng tính dữ liệu Spreadsheet và thay thế tương ứng vào email mẫu.
Chúc các bạn thành công.
— HR Insider / Theo www.trungtamtinhoc.edu.vn —
Xem thêm các việc làm hấp dẫn trong ngành Hành Chính/Thư Ký tại www.vietnamworks.com
Khóa học dành cho bạn:
Làm Chủ Word 2016 Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
Đỗ Trung Thành
Kết thúc khóa học, học viên sẽ được cung cấp các kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Word với phiên bản mới nhất trong thời điểm hiện tại (Office 2016).
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
Tải Bài Viết
