Ngành nghề xuất nhập khẩu hiện nay được rất nhiều bạn trẻ quan tâm và hứng thú vì mức lương đáng mơ ước và môi trường làm việc thú vị. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ bản chất công việc của nhân viên xuất nhập khẩu. Vậy một nhân viên xuất nhập khẩu làm gì?
Trong một công ty xuất nhập khẩu, có rất nhiều vị trí làm việc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu nhân viên xuất nhập khẩu làm gì ở 3 vị trí công việc khác nhau.
1. Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu
Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu hay còn gọi là nhân viên sales xuất nhập khẩu được biết đến là một trong những công việc thú vị và có thu nhập cao nhất trong ngành xuất nhập khẩu.
Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu làm gì?
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho sản phẩm tiềm năng của công ty
- Đàm phán, thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng
- Nghiên cứu, phát triển thị trường mới tiêu thụ sản phẩm
- Nghiên cứu luật pháp, biểu thuế suất nhập khẩu tại các quốc gia của khách hàng. Tư vấn cho khách hàng để có được sản phẩm, dịch vụ tốt nhất
- …
Kiến thức cần có
- Khả năng sử dụng ngoại ngữ tốt (tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Trung,…)
- Biết lập kế hoạch và chịu áp lực cao
- Có khả năng tìm kiếm thông tin thị trường và khách hàng
- Kỹ năng sử dụng các tài khoản B2B (Alibaba, Tradekey,…)
Tích lũy kinh nghiệm thức tế về xuất nhập khẩu ở đâu?
- Thực tập tại các công ty xuất nhập khẩu như thủ công mỹ nghệ, than đá, thủy sản, gỗ,…
- Học thực tế từ các kênh thông tin thực tế như: website, ground sale xuất nhập khẩu
2. Nhân viên chứng từ làm gì?
Nhân viên chứng từ (Document staff) thuộc bộ phận chứng từ có chức năng chính là tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng nhập, xuất được chở lên tàu do các công ty khai thác và Forwarder yêu cầu.
Bộ phận này có trách nhiệm là phải đảm bảo tính chính xác của chứng từ về hàng hóa xuất – nhập trên tàu trước khi thông quan, đảm bảo việc giao hàng cho khách hàng tuân thủ theo đúng quy trình và thủ tục pháp lý.
Nhân viên chứng từ
Công việc của nhân viên xuất nhập khẩu ở vị trí nhân viên chứng từ:
- Soạn thảo và xử lý các chứng từ xuất nhập khẩu: hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, lệnh giao hàng, giấy báo hàng đến, khai thông tin hàng hóa với hải quan,…
- Chuẩn bị bộ chứng từ khai hải quan, bộ chứng từ xin cấp C/O hồ sơ xin cấp phép (đối với hàng hóa yêu cầu giấy phép). Ngoài ra còn có hồ sơ xin đăng ký chất lượng (đối với một số mặt hàng có yêu cầu). Các công văn, tờ trình cho các bên có liên quan
- Liên hệ với khách hàng và phối hợp với bộ phận hiện trường (Operator) làm thủ tục thông quan cho các lô hàng xuất nhập khẩu
- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ như: thư từ giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ, hàng mẫu,…
- Liên hệ với các nhà cung ứng và khách hàng về lịch chuyển hàng và giao nhận hàng
- Cập nhật thông tin các văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu
- Thực hiện việc lập báo cáo, đối chiếu hàng hóa nhập tồn và đối chiếu, hàng tuần, hàng tháng với các phòng, ban liên quan.
Kiến thức cần có:
- Ngoại ngữ: tiếng Anh khá. Có thể đọc hiểu và soạn thảo các chứng từ bằng tiếng Anh, giao tiếp cơ bản. (chủ yếu qua email và Skype)
- Thành thạo tin học văn phòng
- Khả năng giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt, tỉ mỉ trong công việc
- Có khả năng làm việc dưới áp lực vì nhân viên chứng từ luôn phải chịu áp lực về thời gian hoàn thành, về áp dụng các quy định mới trong quá trình xuất nhập khẩu hay vận chuyển. Và phải chịu trách nhiệm đối với mọi sai sót trong hợp đồng.
- Kiến thức về chứng từ: Hợp đồng, invoice, packing list,…
- Phù hợp với các bạn có tính tỉ mỉ, cẩn thận trong công việc
Tích lũy kinh nghiệm làm xuất nhập khẩu về chứng từ:
Ngoài những kiến thức chuyên môn tại trường thì việc học hỏi và trau dồi kiến thức bên ngoài không bao giờ là thừa cả. Hiện tại có nhiều CLB Logistics tại Việt Nam như:
CLB Logistics FTU2, CLB Logistics ĐH giao thông vận tải, CLB Logistics BVU,…
Ngoài việc tổ chức các buổi họp định kỳ để cung cấp kiến thức cho thành viên. Các CLB này còn tổ chức các buổi hội thảo, chuyên đề hoặc cuộc thi giúp các bạn hiểu rõ hơn về nhóm ngành này, đặc biệt là vị trí nhân viên chứng từ.
3. Nhân viên xuất nhập khẩu làm gì ở vị trí mua hàng
Nghề thu mua là một nghề có tính học hỏi rất cao và bạn phải cập nhật giá cả cũng như thông tin về các nguyên vật liệu mới liên tục.
Một nhân viên thu mua phải đảm bảo rằng, các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc sản xuất của công ty được mua từ các nhà cung cấp uy tín. Điểm mấu chốt của chuyên viên thu mua là họ phải tìm được giá trị tối đa cho công ty thông qua việc thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp.
Bạn đã nắm rõ một nhân viên xuất nhập khẩu làm gì chưa? Bạn muốn có được công việc ở vị trí nào? Chúc bạn thành công trong công việc này nhé!
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
