Xử lý tình trạng nội bộ đùn đẩy trách nhiệm

I. Nguyên nhân xuất hiện tình trạng đùn đẩy trách nhiệm

Trong các công ty và tổ chức vẫn thường xuất hiện tình trạng nội bộ đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, dùng là các phòng ban hay thành viên trong từng team. Mặc dù, đằng sau đó sẽ có nhiều lý do để trốn tránh việc giải trình và nhận trách nhiệm, nhưng dưới đây sẽ là một số lý do phổ biến hơn:

Một số cá nhân cảm thấy có quyền: Một số người nghĩ rằng, họ đang có năng lực tốt hơn những người khác nên có quyền làm những gì họ muốn mà không phải gánh chịu hậu quả. Vậy nên đùn đẩy trách nhiệm là những nỗ lực vô thức mà họ muốn giảm sự nghi ngờ của bản thân, lòng tự trọng thấp hoặc sự bất an.

Quá cầu toàn: Những người cầu toàn đánh giá cao bản thân dựa trên hiệu suất và thành tích của họ. Vì vậy, phạm sai lầm và thừa nhận mình không hoàn hảo là điều quá khó khăn đối với họ.

Lo sợ đánh mất hình ảnh: Xấu hổ là một cảm giác khá là khó chịu và đau đớn. Và khi mọi người cảm thấy xấu hổ về hành vi của mình, họ có thể phủ nhận, che giấu hoặc nói dối về hành vi của mình. Đẩy trách nhiệm cho các bên khác để giữ thể diện và giảm bớt sự đau khổ mà họ cảm thấy về điều đó.

Lo sợ bị khiển trách: Trong công việc, sẽ có nhiều vấn đề xảy ra mà nguyên nhân có thể từ cá nhân hay một tập thể. Nhưng khi mọi người chọn cách đùn đẩy trách nhiệm có thể là do hậu quả xảy ra quá lớn và ảnh hưởng nghiêm trọng đến nhiều bên nên mọi người lo sợ bị khiển trách.

Không có kế hoạch phân chia nhiệm vụ rõ ràng: Trong phòng ban không có kế hoạch làm việc cụ thể cũng sẽ là nguyên nhân dẫn đến sự đùn đẩy. Khi mà các thành viên trong nhóm không biết mình cần phải làm gì và làm như thế nào, và trách nhiệm của những người khác. Do đó, khi có hậu quả nghiêm trọng sẽ khó để chỉ ra đó là trách nhiệm của ai.

II. Cách xử lý tình trạng nội bộ đùn đẩy trách nhiệm hiệu quả

1. Xây dựng kế hoạch làm việc rõ ràng hơn

Nhiều người có tinh thần hăng hái làm việc thường có xu hướng nhảy vào hành động trước khi họ được hướng dẫn, lập kế hoạch hoặc liên kết những gì họ đang làm với chiến lược của tổ chức. 

Do đó, các quản lý nên tổ chức và tập hợp mọi người lại để trao đổi, sau đó là tạo ra một kế hoạch hoàn chỉnh cho dự án. Nhờ đó, những người khác cũng có thể biết được đâu là phận họ nên cải thiện kỹ năng và thời gian hoàn thành. 

Một bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ làm rõ ai đang làm gì; nên nhớ khi mọi người cùng chịu trách nhiệm thì không ai phải chịu trách nhiệm. Cung cấp cho thành viên định hướng rõ ràng và sự liên kết công việc với chiến lược của tổ chức sẽ giúp họ hiểu công việc họ đang làm ăn khớp với sứ mệnh của tổ chức như thế nào.

2. Đặt mục tiêu theo giai đoạn và đưa ra thời hạn 

Đặt mục tiêu theo từng giai đoạn sẽ giúp nhóm dễ đạt được mục tiêu, từ đó, tạo ra sự gắn kết và hài lòng hơn ở các thành viên trong nhóm. Để thúc đẩy nhóm đạt được những mục tiêu đó, hãy kết hợp thời hạn cho công việc. 

Mặc dù mọi người có thể không thích việc đặt deadline cho công việc, tuy nhiên khi có deadline hiệu suất làm việc của họ sẽ thay đổi.

Nếu bạn phản đối việc đặt ra các mục tiêu dài hạn cho nhóm của mình, hãy bắt đầu bằng cách hỏi nhóm của bạn những câu hỏi như “Cần những gì để hoàn thành mục tiêu này sớm hơn hai tuần?”. Việc đặt ra những thách thức và hỗ trợ họ hoàn thành một mục tiêu khó khăn sẽ làm các thành viên cảm thấy hạnh phúc hơn với công việc của họ.

Do đó, khi bạn đặt ra thời hạn mục tiêu, nhân viên sẽ tăng sự cam kết và hiểu rõ trách nhiệm của họ đối với công việc giải quyết được tình trạng đùn đẩy sau này.

3. Đưa ra nhiều phản hồi tích cực hơn

Đưa ra các phản hồi tích cực nhằm cải thiện hiệu suất làm việc và thúc đẩy tinh thần nhân viên tốt hơn, thay vì thông qua các mục tiêu và thời hạn. 

Các nhà lãnh đạo là những người quan sát và có kinh nghiệm làm việc sẽ có kỹ năng đưa ra phản hồi tốt. Cụ thể, những người quản lý nên đưa ra phản hồi tích cực bằng cách dành thời gian lắng nghe và hiểu quan điểm của nhân viên. 

Không nên đưa ra các ý kiến khó nghe và kết thúc buổi họp nhanh chóng, bởi bạn sẽ bỏ lỡ nhiều thông tin quan trọng nếu quá vội. Đôi khi phản hồi tích cực sẽ là lời động viên tuyệt vời cho đội ngũ của bạn và dễ dàng nắm được các vấn đề nhanh chóng. 

4. Giải quyết mâu thuẫn và xây dựng đội ngũ đoàn kết

Bạn có từng ở trong một đội ngũ mà mọi thành viên đều tích cực đóng góp và mang lại kết quả tốt chưa? Những nhóm như thế này thường phân công công việc rõ ràng và quy trình hợp lý, đồng thời họ cũng thường xuyên tương tác để hiểu rõ tiến độ công việc của nhau. Trong các nhóm này, không chỉ sếp thúc đẩy các thành viên, mà mỗi người đều có ý thức trách nhiệm để hoàn thành công việc. Từ đó, các bất đồng cũng được giải quyết dễ dàng dựa trên tinh thần đoàn kết để hoàn thành mục tiêu.

Xây dựng văn hóa nhóm là một yếu tố quan trọng để nhân viên thực hiện tốt công việc. Có rất nhiều thứ liên quan đến việc xây dựng đội ngũ hiệu suất cao. Do đó, vấn đề xảy ra trong nhóm thường đến từ sự khác biệt tính cách và xung đột giữa các thành viên trong nhóm. Nên việc xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ hạn chế được những tình huống phức tạp. Quản lý nên hướng dẫn kỹ năng phản hồi cho các nhân viên để họ biết cách trả lời câu hỏi của khách hàng theo yêu cầu.

Xem thêm: “Việc nhẹ lương cao”- phải làm sao để không mắc bẫy?

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam