Backlog là một thuật ngữ quan trọng trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm, giúp doanh nghiệp điều hành các hoạt động và đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện một cách hiệu quả. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan về các yêu cầu và công việc cần thực hiện. Hãy cùng khám phá sâu hơn về Backlog là gì, vai trò và ý nghĩa của nó, cũng như các phương pháp quản lý Backlog mà nhà quản lý không nên bỏ qua.
Backlog là gì?
Backlog là gì? Backlog hay còn được gọi là “tồn đọng”, là danh sách các công việc, nhiệm vụ, tính năng hoặc yêu cầu chưa hoàn thành và cần được xử lý. Trong môi trường doanh nghiệp, Backlog được sử dụng để theo dõi và quản lý các đầu mục dự án để đảm bảo tiến độ và thời hạn công việc được duy trì, đồng thời tránh bỏ sót bất kỳ công việc nào.Danh sách Backlog có thể bao gồm các yêu cầu từ khách hàng, tính năng cần phát triển, lỗi cần sửa chữa, hoặc các vấn đề cần giải quyết. Các mục trong danh sách này được sắp xếp theo mức độ ưu tiên để tập trung vào những công việc quan trọng nhất và mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.
Backlog là gì? Bí quyết quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp
Vai trò của Backlog là gì?
Vai trò của Backlog là gì? Backlog đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp với nhiều mặt lợi ích:
- Đầu tiên, nó giúp xác định thứ tự ưu tiên của các công việc, đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng được hoàn thành trước, từ đó giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc.
- Thứ hai, nó hỗ trợ quá trình lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc, tạo ra sự tự chủ trong việc thực hiện nhiệm vụ và giúp nhân viên tránh việc quên hoặc bỏ sót công việc.
- Thứ ba, vai trò của Backlog là gì? Backlog cung cấp cơ hội cho các thành viên trong dự án để thảo luận sâu hơn về công việc, tạo ra cái nhìn chi tiết về từng nhiệm vụ cần thực hiện, từ đó tạo ra sự hiểu biết và đồng thuận chung.
- Cuối cùng, Backlog cũng đóng góp vào việc định hình phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp bằng cách liệt kê chi tiết các tính năng, cải tiến hoặc yêu cầu từ khách hàng, từ đó hỗ trợ việc xây dựng các biện pháp khắc phục và chiến lược phát triển.
Xem thêm : Cách trả lời “Bạn mong muốn điều gì khi đến với công ty?” dành cho ứng viên
Nội dung cơ bản của một Backlog hoàn chỉnh
Nội dung cần có của Backlog là gì? Một backlog thường chứa thông tin cơ bản về các nhiệm vụ, công việc hoặc yêu cầu trong dự án. Dưới đây là các thành phần cần có trong một backlog đầy đủ:
- Danh sách nhiệm vụ: Liệt kê các công việc, nhiệm vụ hoặc yêu cầu cần thực hiện trong dự án. Mỗi mục nên được mô tả một cách rõ ràng và đủ chi tiết để hiểu được yêu cầu cần thiết.
- Thời gian hoàn thành: Phải được xác định cụ thể về ngày giờ bắt buộc hoàn thành nhiệm vụ. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án và dễ dàng báo cáo tiến trình công việc.
- Người thực hiện: Thông tin về người hoặc nhóm người được giao trách nhiệm thực hiện mỗi nhiệm vụ. Xác định người thực hiện giúp phân chia công việc một cách rõ ràng và tạo ra trách nhiệm cá nhân trong dự án.
- Mức độ ưu tiên: Mỗi nhiệm vụ trong backlog cần được xác định mức độ ưu tiên. Điều này giúp nhận biết công việc quan trọng nhất và cần được hoàn thành trước. Các tiêu chí như giá trị, ảnh hưởng hoặc cần thiết có thể được sử dụng để đánh giá mức độ ưu tiên.
- Trạng thái nhiệm vụ: Thể hiện tình trạng hoặc tiến trình của công việc. Các trạng thái như “chưa bắt đầu”, “đang tiến hành”, “hoàn thành” hoặc “đã hủy” giúp quản lý tiến độ và biết công việc nào cần quan tâm và ưu tiên.
Backlog là gì? Bí quyết quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp
Phân loại Backlog
Các loại của Backlog là gì? Việc phân loại Backlog cụ thể như sau:
Product Backlog: Danh sách các tính năng sản phẩm
Product Backlog là danh sách các yêu cầu, tính năng và công việc cần thực hiện để phát triển hoặc nâng cấp sản phẩm. Nó được xây dựng dựa trên các yêu cầu từ khách hàng, người dùng cuối cùng và các bên liên quan khác. Product Backlog sử dụng các yếu tố như sự phức tạp, sự khẩn cấp và giá trị kinh doanh để ưu tiên và sắp xếp nhiệm vụ cần thiết. Danh sách này thường được cập nhật và điều chỉnh khi có thêm thông tin hoặc yêu cầu mới.
Sprint Backlog: Danh sách các nhiệm vụ cho mỗi sprint trong Scrum
Sprint Backlog là gì? Sprint Backlog là một phần của Product Backlog, đại diện cho tập hợp các công việc được chọn để thực hiện trong một “Sprint” – một đơn vị thời gian cố định trong phương pháp Scrum. Sprint Backlog được sử dụng để theo dõi tiến độ và thực hiện công việc, đồng thời được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên dựa trên giá trị kinh doanh và rủi ro. Các công việc trong Sprint Backlog thường được chia thành các “User Story” nhỏ hơn và ước lượng thời gian hoàn thành.
Technical Backlog: Danh sách các công việc kỹ thuật cần thực hiện
Technical Backlog là gì? Đây là danh sách các công việc kỹ thuật cần thực hiện để hỗ trợ phát triển và duy trì sản phẩm. Công việc trong Technical Backlog có thể bao gồm việc tối ưu hóa mã nguồn, xử lý nợ kỹ thuật, hoặc triển khai các cải tiến hạ tầng. Technical Backlog giúp đảm bảo rằng sản phẩm được phát triển và duy trì một cách hiệu quả và bền vững từ mặt kỹ thuật.
>>> Tìm hiểu ngay : Khám phá kỹ năng tổ chức dành cho nhà lãnh đạo
Sự khác biệt giữa Sprint Backlog và Product Backlog là gì?
Sự khác nhau giữa Sprint Backlog và Product Backlog là gì? Bạn có thể hình dung qua bảng sau:
| Tiêu chí | Product Backlog | Sprint Backlog |
| Khái niệm | Danh sách các nhiệm vụ, yêu cầu, tính năng hoặc công việc cần thực hiện trong một dự án. | Danh sách con của Product Backlog, tập hợp các nhiệm vụ được chọn lọc và cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định. |
| Mục tiêu | Tạo ra tầm nhìn tổng thể về sản phẩm và thường có thể bao gồm hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn đầu mục công việc. | Áp dụng để theo dõi tiến độ và thực hiện công việc trong suốt quá trình Sprint. |
| Sự thay đổi | Thường được cập nhật và điều chỉnh theo thời gian để phản ánh sự thay đổi trong yêu cầu. | Thường giữ cố định và cần ước lượng cụ thể thời gian hoàn thành nhiệm vụ. |
| Ví dụ | – Tạo giao diện người dùng cho ứng dụng. – Tích hợp hệ thống thông báo và thông tin liên lạc giữa người dùng. – Phân quyền truy cập và quản lý người dùng. – Tối ưu hóa hiệu suất và bảo mật của ứng dụng. |
– Tạo giao diện cho trang đăng nhập và đăng ký. – Xây dựng chức năng đăng nhập và xác thực tài khoản. |
Quy trình quản lý Backlog
Các bước để quản lý Backlog là gì? Quản lý Backlog là một phần quan trọng của quy trình phát triển sản phẩm hoặc dự án. Dưới đây là một quy trình cơ bản để quản lý Backlog một cách hiệu quả:
Xác định mục tiêu và phạm vi
Trước hết, cần xác định rõ mục tiêu tổng thể của dự án hoặc sản phẩm mà đội nhóm đang thực hiện. Điều này bao gồm việc định rõ những gì doanh nghiệp muốn đạt được với dự án và những giá trị mà họ muốn mang lại cho khách hàng. Sau đó, Nhà quản lý cần cụ thể hóa phạm vi của dự án bằng cách định rõ các tính năng, yêu cầu và nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Thiết lập mức độ ưu tiên trong backlog
Bước tiếp theo để quản lý Backlog là gì? Doanh nghiệp cần thiết lập mức độ ưu tiên của các yêu cầu và tính năng trong Backlog. Từ đó, xác định các công việc quan trọng nhất và cần được ưu tiên thực hiện trước. Mức độ ưu tiên có thể được xác định dựa trên giá trị kinh doanh mà các yêu cầu mang lại, sự phức tạp của công việc, sự khẩn cấp, yếu tố may rủi và các yếu tố khác liên quan.
Ước lượng thời gian hoàn thành
Sau đó, cần xác định thời gian hoàn thành cho mỗi yêu cầu hoặc tính năng trong Backlog để Nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về thời gian cần thiết để hoàn thành dự án hoặc sản phẩm. Đo lường thời gian hoàn thành được tính toán dựa trên kinh nghiệm trước đây, khả năng của thành viên, đội nhóm và các yếu tố khác như sự phức tạp của công việc.
Quản lý nguồn lực và phân chia công việc
Quy trình quản lý Backlog là gì? Sau khi đánh giá nguồn lực có sẵn cho dự án hoặc sản phẩm, Nhà quản lý cần xác định những nguồn lực cụ thể như nhân lực, kỹ năng chuyên môn và các tài nguyên khác. Tiếp theo, quản lý phải phân chia công việc từ Backlog thành các đơn vị công việc cụ thể, bao gồm việc gán người thực hiện cho mỗi công việc và phân bổ nguồn lực để đảm bảo rằng các công việc được thực hiện đúng tiến độ.
Theo dõi và cập nhật thường xuyên
Bước cuối cùng trong quy trình Backlog là gì? Nhà quản trị cần theo dõi tiến độ công việc và cập nhật Backlog thường xuyên theo định kỳ, có thể là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc theo quý. Điều này giúp tổ chức duy trì kiểm soát đối với tiến trình thực tế của dự án hoặc sản phẩm và cập nhật thông tin trong Backlog để phản ánh sự thay đổi và phản hồi từ khách hàng.Doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc họp định kỳ sau mỗi giai đoạn hoặc Sprint để đánh giá và xem xét Backlog, điều chỉnh ưu tiên, thời gian hoàn thành và phân chia công việc nếu cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án tiếp tục diễn ra một cách hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Backlog là gì? Bí quyết quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp
Tham khảo thêm về: Bạn đã biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên?
Các phương pháp quản lý Backlog hiệu quả
Phương pháp quản lý Backlog là gì? Có nhiều phương pháp quản lý backlog mà các nhà quản lý dự án có thể áp dụng để đảm bảo hiệu quả trong việc tổ chức, ưu tiên và theo dõi các yêu cầu dự án. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến và hiệu quả:
Bảng tính Excel / Google Sheet
Một cách đơn giản để tạo và quản lý Backlog cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ là sử dụng Excel hoặc Google Sheet. Nhà quản trị có thể tạo danh sách công việc và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, ghi chú thời gian dự tính và người thực hiện theo các cột và hàng trong bảng tính. Phần mềm này cung cấp tính năng lọc, tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu, giúp các thành viên trong dự án dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin.
Bảng Kanban
Giải pháp để quản lý Backlog là gì? Kanban là một phương pháp quản lý công việc dựa trên hệ thống bảng Kanban. Bảng Kanban được chia thành các cột đại diện cho trạng thái của công việc gồm: To-do, In Progress, Done,…Bằng cách kéo thả, các công việc được di chuyển qua các cột tương ứng khi chúng trong tiến trình hoặc hoàn thành. Kanban hỗ trợ quản lý Backlog bằng cách cho phép theo dõi và điều chỉnh công việc theo trạng thái và ưu tiên.
Mô hình MoSCoW
Cách quản lý Backlog là gì? Mô hình MoSCoW là viết tắt của 4 thành phần: Must-have, Should-have, Could-have và Won’t-have. Đây là phương pháp đánh giá ưu tiên các yêu cầu và tính năng trong Backlog dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp:
- Must-have là những yêu cầu bắt buộc và cần thiết phải hoàn thành.
- Should-have là những yêu cầu quan trọng nhưng không cần hoàn thành ngay.
- Could-have là những yêu cầu có thể thực hiện nếu có thời gian và tài nguyên.
- Won’t-have là những yêu cầu không được ưu tiên hoặc loại bỏ.
Khung công việc Agile & Scrum
Agile và Scrum là một khung công việc linh hoạt được sử dụng rộng rãi trong phát triển phần mềm và quản lý dự án. Backlog trong phương pháp này được quản lý theo hình thức Product Backlog và Sprint Backlog.
- Product Backlog chứa tất cả các yêu cầu và tính năng của sản phẩm cần thực hiện.
- Sprint Backlog chứa các công việc được lựa chọn để hoàn thành trong một Sprint cụ thể.
Quy trình Scrum cung cấp cơ chế để ưu tiên và quản lý Backlog trong quá trình phát triển sản phẩm.
Backlog là gì? Bí quyết quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp
Ứng dụng phần mềm
Phần mềm quản lý công việc là công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Với giao diện trực quan và các tính năng mạnh mẽ, nó hỗ trợ nhà quản trị tạo và theo dõi Backlog một cách hiệu quả, ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.HR Insider đã chia sẻ về Backlog là gì và thông tin liên quan nhằm giúp các nhà lãnh đạo và quản lý có khả năng theo dõi mọi nhiệm vụ trong dự án. Đồng thời, họ đề cập đến 5 phương pháp quản lý Backlog hiệu quả. Các phương pháp này đều có ưu điểm và hạn chế riêng, và việc lựa chọn phương pháp phù hợp nên dựa trên đặc điểm của doanh nghiệp cũng như các yêu cầu cụ thể của dự án hoặc sản phẩm.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
THẢ GA HỌC E-LEARNING MIỄN PHÍ
|
ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN TÌM VIỆC VietnamWorks là nền tảng tuyển dụng trực tuyến lớn nhất Việt Nam, với hơn 20 năm kinh nghiệm và hàng triệu ứng viên tiềm năng. VietnamWorks kết nối hiệu quả người tìm việc với các nhà tuyển dụng uy tín trên mọi lĩnh vực, giúp người tìm việc nhanh chóng tìm được công việc mơ ước. Tại VietnamWorks, người tìm việc sẽ được truy cập hàng ngàn tin tuyển dụng mới nhất, cập nhật liên tục từ các doanh nghiệp hàng đầu, tìm kiếm việc làm phù hợp với năng lực, kinh nghiệm và sở thích. Ứng tuyển dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản. Đặc biệt, người tìm việc làm có thể tạo CV trực tuyến miễn phí, chuyên nghiệp và thu hút nhà tuyển dụng và nhận gợi ý việc làm phù hợp dựa trên CV và kinh nghiệm, để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước. |
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
