Bạn kiệt sức với hàng tá công việc đang đợi giải quyết? Vậy thì hãy xem những điều cần biết để có 1 ngày làm việc hiệu quả nhé!
Đầu tiên, sẽ chẳng bao giờ có một cách thức chung cả, hãy tự khám phá ra điều gì sẽ phù hợp với cách thức bạn muốn cải thiện hiệu quả công việc. Hãy tự suy ngẫm rằng: bạn là một người hay lên kế hoạch? Là một người thích chuẩn bị hay là một người của những ý tưởng?
Học cách trở nên gọn gàng, ngăn nắp
Tiếp theo đó, bạn phải học cách trở nên ngăn nắp hơn. Bạn sẽ chẳng làm xong việc gì nếu như bạn vẫn còn trong mớ hỗn độn của bản thân. Bắt đầu từ thứ nhỏ nhất – bàn làm việc của mình. Nhiều nghiên cứu đã cho thấy rằng không gian làm việc bừa bộn sẽ cản trở năng suất làm việc của nhân viên văn phòng, bạn sẽ tốn nhiều thời gian vô ích chỉ để tìm kiếm tài liệu trên chính bàn làm việc của mình. Ai cũng phải có những mối bận tâm riêng của mình – công việc, gia đình, việc cá nhân – tuy nhiên không phải việc gì cũng đều quan trọng như nhau. Hãy thử liệt kê tất cả những thứ đó ra và xem xét chuyện nào bạn cần ưu tiên hơn. Khi bạn viết những điều đó ra trên giấy, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan và lựa chọn chính xác hơn, xem xét xem bạn đã và đang đi đúng hướng chưa và còn mắc kẹt ở đâu.
Nếu bạn làm việc từ xa hay tại nhà, bạn càng cần phải kiểm soát chặt chẽ hơn nhưng gì bạn làm. Hãy đảm bảo không gian làm việc của bạn đầy đủ đồ dùng (máy in, máy tính, dụng cụ làm việc chuyên dụng,..) để không cản trở năng suất của bạn. Nếu bạn là một người sếp đang không muốn nhân viên của mình làm việc ở nhà vì sợ họ sẽ giảm năng suất, thế nhưng các nghiên cứu lại cho thấy những người làm việc hiệu quả, khi được làm ở một môi trường mình yêu thích (tại nhà, quán cà phê,..) thì năng suất của họ còn tốt hơn cả trong môi trường văn phòng công sở.
Quản lí thời gian là điều quan trọng không thể thiếu
Hãy dành cho mỗi công việc một khoảng thời gian nhất định để bạn có mục tiêu để theo đuổi, cũng như không quá tiêu tốn quá nhiều thời gian vào một việc. Nếu người sếp của bạn có thói quen hay xuất hiện vào “phút chót” với quá nhiều phàn nàn về các thiếu sót trong bài báo cáo của bạn, hãy trực tiếp đề xuất thời hạn nộp bài sớm hơn. Bằng cách này, bạn có thể gửi nội dung để họ có thể có những chỉnh sửa và góp ý kịp thời thay vì bạn cứ phải cuốn cuồn lên tự chỉnh sửa nó.
Hẵng bạn đã từng nghe hãy đồng ý với mọi thứ để mở ra nhiều cơ hội mới cho bản thân, hay chỉ đơn giản là áp lực định kiến khiến bạn đồng ý với mọi lời chỉ đạo về công việc. Tuy nhiên hãy ghi nhớ rằng một ngày chỉ có 24 tiếng, và việc bạn có thể làm được là giới hạn. Chính vì thế hãy tập từ chối những đầu bạn cảm thấy không cần thiết. Hãy có chọn lọc hơn về những cuộc hội họp bạn tham gia, những dự án và công việc bạn thực hiện, kể cả khách hàng của bạn. Đôi lúc từ chối một mối phiền toái sẽ khiến bạn cảm thấy nhẹ nhõm hơn phải đương đầu với nó mà bạn có thể cảm thấy không tìm thấy lối ra.
Hãy tận dụng thời gian của mình tốt nhất có thể. Những sự kiện dù quan trọng đến đâu nếu nó không đóng góp gì cho bạn thì sẽ đều vô ích. Và ngược lại có rất nhiều điều bạn có thể làm việc hiệu quả chỉ trong 30 phút nghỉ giữa giờ của buổi học (hoàn thành báo cáo tài chính, lập bảng kế hoạch thuyết trình,…) và kể cả trong quãng đường di chuyển đến công ty, hãy dùng thời gian đó để nghe những bài nói liên quan đến công việc của bạn, hoặc có thể hoàn tất những cuộc gọi xã giao cần thiết để khoảng thời gian bạn thật sự làm việc trong ngày không bị gián đoạn.
Lập kế hoạch những việc quan trọng cần làm
Điều cuối cùng, chẳng ai có thể làm việc với 100% năng lượng xuyên suốt 8 tiếng, vì thế hãy lập kế hoạch những công việc gì cần bạn tập trung nhiều nhất. Sắp xếp những những việc kém quan trọng vào những khung thời gian bạn cảm thấy năng lượng làm việc của bạn thấp – sang sớm, khoảng 3 giờ chiều, trước khi ngủ , và ngược lại cho những công việc quan trọng. Và hãy đảm bảo bạn có giấc ngủ đầy đủ – 30 phút chợp mắt có thể cải thiện đáng kế năng suất làm việc trong ngày của bạn.
Nhiều chuyên gia sẽ khuyên bạn rằng hãy tập trung vào một việc, đừng quá ôm đồm mọi thứ cùng một lúc – tuy nhiên chuyện này có thể làm bạn cảm thấy sẽ còn quá nhiều điều phải làm. Hãy nhớ lại mỗi lần hoàn thành xong một công việc bạn sẽ nhẹ nhỏm như thế nào, việc dứt điểm một việc sẽ khiến bạn khởi động lại năng lượng làm việc khác tiếp theo thay vì bạn làm tất cả nhưng chẳng có việc nào xong cả. Ngoài việc tập trung, việc kiểm soát cảm xúc và tập trung có thể giúp bạn cải thiện năng suất. Nhiều nghiên cứu cho thấy ngồi thiền chỉ cần vài phút một ngày, 30 phút đi bộ hít thở không khí trong lành có thể khiến bạn có một tâm hồn thư thả hơn, làm việc cũng từ đó hiệu quả hơn. Một thứ bạn cần chú ý đó chính là những thiết bị có thể gây xao lãng, cứ mỗi một tiếng “bíp” của điện thoại thì bạn lại mất tâm trung, và phải dành thời gian để quay trở lại guồng làm việc của mình. Vì vậy hãy cố gắng tắt tất cả mọi thiết bị. Nghiên cứu cho thấy rằng công việc và mục tiêu của bạn sẽ hoàn thành dễ dàng hơn nếu có một người đồng hành.
Ngay cả khi bạn đã có một kế hoạch hoàn chỉnh, sẽ có những lúc bạn mất hứng làm việc. Những lúc như thế này, hãy tưởng tượng đó là những công việc bạn ghét nhất, bạn cố gắng hoàn thành sớm nó để dứt điểm nó càng sớm càng tốt, hoặc có thể có những mốc phần thưởng cho bản thân. Giả sử nếu bạn có hẹn đi ăn trưa cùng cô bạn gái mới quen, bạn chắc chắn sẽ sống chết để hoàn thành tiến độ trước giờ ăn trưa hôm đó. Hãy tự tưởng thưởng cho bạn những bộ đồ đẹp, những món ăn ngon ở một nhà hàng sang trọng sau khi bạn vừa được thăng chức hay dự án của bạn được duyệt. Bất kể bạn chọn làm thế nào để làm việc hiệu quả hơn, bạn biết bạn đã thành công khi danh sách những công việc cần phải làm của bạn đã mất đi những việc bạn đã từng lảng tránh hàng tuần.
Đừng quá chỉ trích bản thân khi bạn bị mất động lực dẫn tới làm việc kém hiệu quả. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng cách bạn tự khuyên nhủ bản thân rất quan trọng. Hãy luôn tự động viên bản thân: “Bạn có thể làm được”, “Việc này đơn giản mà” có thể giúp bạn vực dậy tinh thần một cách hiệu quả.
Nếu bạn đang là một người sếp, bạn không thể chỉ lo bản thân, mà bạn đồng thời phải giữ cho đội ngũ của bạn làm việc hiệu quả. Bạn sẽ luôn là hình mẫu cho nhân viên của bạn noi theo, và đồng thời cũng là người tạo ra bầu không khí làm việc chung. Cho nên việc bạn tạo ra một không khí làm việc mà nhân viên có thể phát huy tối đa năng lượng của mình để làm việc là rất quan trọng.
Cuối cùng, mặc dù nghe có vẻ trái nghịch, tuy nhiên đôi lúc bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn khi bạn biết khi nào thì nên “dừng làm việc”. Giống như câu nói “lùi một bước để tiến ba bước”, hãy cho phép bản thân nghỉ ngơi, để khi bạn quay trở lại làm việc tràn đầy công việc và sự tập trung. Những thói quen này sẽ giúp cho bạn có một cuộc sống hạnh phúc hơn, một khi công việc ở văn phòng hiệu quả thì cuộc sống cả nhân của bạn sẽ tốt hơn khi không còn mang những nỗi lo về công việc.
— HR Insider / Theo Harvard Business Review —
Xem thêm các cơ hội việc làm cho bạn tại vietnamworks.com
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
