Bạn mệt mỏi với công việc điều đó làm ảnh hưởng không ít đến doanh thu của công ty. Bạn quyết tâm tìm cách làm việc hiệu quả hơn nhưng lại không biết làm sao? Đừng lo lắng, mời bạn tham khảo qua bài viết của chúng tôi.
Khi làm việc hãy bỏ điện thoại xuống
Giảm thời gian dành cho các thiết bị cá nhân là một cách làm việc hiệu quả để tối thiểu hóa sự mất tập trung. Hãy thử cách sau đây:
- Tắt tất cả thông báo từ các ứng dụng trên điện thoại của bạn. Bạn không cần phải biết tất cả những tin tức mới ngay khi chúng xảy ra, trừ khi đó là công việc của bạn.
- Xóa hết các trò chơi điện tử trên điện thoại. Trừ khi bạn thực sự yêu thích và muốn dành thời gian chơi game, còn nếu không, chúng chỉ là những thứ lãng phí thời gian và phân tán sự tập trung của bạn khỏi những công việc khác xứng đáng hơn.
- Đừng nhìn vào điện thoại ngay khi thức dậy mỗi sáng.
- Cất điện thoại vào túi khi bạn đang làm việc hoặc đang trao đổi với người khác.
Xem thêm: Để làm việc hiệu quả, cứ luôn nhớ rằng: “Chậm mà chắc”
Cách làm việc hiệu quả nhất là đừng làm nhiều việc cùng một lúc
Làm nhiều việc cùng lúc là một thói quen xấu, và cũng giống như bao thói quen xấu khác, chúng ta rất khó để bỏ nó. Một khi bạn không bị phân tâm vì điện thoại, thì bạn sẽ dễ tập trung vào công việc hơn. Nếu bạn làm việc phần lớn trên máy tính, hãy tắt luôn chế độ thông báo trên máy của bạn.
Mở một trang web mới bằng một cửa sổ trình duyệt mới ở chế độ toàn màn hình để những trang web khác không thừa cơ làm bạn phân tâm. Làm nhiều việc cùng lúc, IQ, trí nhớ và khả năng tập trung đều suy giảm. Nếu bạn nhớ ra có gì đó bạn cần kiểm tra, hãy viết ra giấy thay vì bấm chuột hoặc bốc điện thoại để giải quyết nó ngay khi bạn nghĩ ra. Sau khi bạn kết thúc công việc của mình, hãy lấy ghi chú ra và giải quyết từng vấn đề được liệt kê trong ấy.
Nếu bạn chuyển sự chú ý của mình sang vấn đề mới sực nhớ ra kia và lập tức muốn giải quyết nó, thì bạn đã đánh mất sự tập trung của mình rồi. Sẽ còn tồi tệ hơn nếu bạn không giải quyết được vấn đó ngay lập tức, và bạn quay lại với công việc ban đầu khi vẫn đang mải suy nghĩ về vấn đề chưa kịp giải quyết kia. Đây là một trong cách làm việc hiệu quả nhất.
Cách làm việc hiệu quả
Bắt đầu từ những việc nhỏ nhất
Bắt đầu với những mục tiêu nhỏ sẽ giúp bạn bớt lo lắng. Giả sử, bạn đặt mục tiêu ngày đầu tiên phải gọi được 20 khách hàng. Rất có quyết tâm nhưng đây là mục tiêu không dễ thực hiện. Do đó, bạn sẽ ngại ngùng không làm, hoặc làm dở dang và rồi tâm trạng bạn bị chùng xuống, vì không đạt mục tiêu. Bất cứ khi nào bạn muốn tạo ra một thói quen mới, hãy bắt đầu từ những việc nhỏ và gắn bó với nó qua thời gian đầu khó khăn cho đến khi nó trở thành thói quen.
Nghỉ ngơi giữa giờ làm
Nghỉ ngơi 5-10 phút sẽ giúp bạn lấy lại năng lượng. Đây chính là cách làm việc hiệu quả cho bạn. Hãy nghỉ ngơi 5 phút sau 45 hoặc 60 phút làm việc. Lúc đầu chưa quen, hãy để chuông báo. Hãy nhớ sau mỗi giờ làm việc mệt mỏi phải nghỉ ngơi. Đây là một cách làm việc hiệu quả và khoa học mà bạn nên áp dụng vào công việc.
Lên kế hoạch cho những lúc rảnh rỗi là cách giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
Cách làm việc hiệu quả tiếp theo là gì? Thời gian rảnh không tự xuất hiện và bạn cần lên kế hoạch cho nó. Bạn có thể rảnh rỗi vào thời điểm nào, nên làm gì, với ai. Cụ thế hóa những việc nhỏ này giúp bạn không bị cuốn vào công việc hay những việc mà bạn không thích làm, hoặc tệ hơn là rảnh rỗi mà không tận hưởng được gì cả. Bạn càng hạnh phúc vui vẻ thì làm việc càng có hiệu quả.
Cho phép mình có ít thời gian cho các dự án chính
Thời gian giống như một ngôi nhà mới. Chúng ta cố gắng đặt vào càng nhiều đồ nội thất cồng kềnh thì diện tích trống càng hẹp lại. Trong công việc cũng vậy, ưu tiên quá nhiều cho những việc quan trọng sẽ ngốn hết thời gian để bạn làm những việc khác. Do đó, sau khi xác định được những nhiệm vụ chủ chốt thì bạn hãy đặt ra mục tiêu giảm thời gian để hoàn thành những việc đó. Bạn sẽ tập trung hơn, năng động hơn và tiết kiệm thì giờ cho những việc khác nữa.
Tập trung bằng cách loại bỏ những thứ gây xao nhãng
Khả năng tập trung là một điều vô cùng cần thiết cho bất kỳ ai bởi nó là cách làm việc hiệu quả mang lại kết quả cao hơn. Cách tốt nhất để lấy lại sự tập trung là ”cách ly” bản thân mình ở đâu đó và tránh xa tất cả những thứ ”nhấp nháy” ra khỏi bạn. Nếu có thể, hãy cố gắng bài trí phòng làm việc của bạn càng đơn giản càng tốt, đi vào đó và đóng cửa lại. Rất nhiều nghiên cứu cũng cho thấy rằng cách dễ nhất và mạnh mẽ nhất để thay đổi khả năng tập trung là thay đổi môi trường xung quanh bạn.
Ghi ra giấy các việc cần làm từ đêm hôm trước là cách làm việc hiệu quả
Nhiều người thường thức dậy và ”hoảng loạn” khi không thể nhớ nổi những việc ưu tiên cần làm cho ngày mới để rồi sau đó là cả một ngày dài bận rộn nhưng công việc lại chẳng đi đến đâu. Vì thế, hãy xác định một đến hai việc quan trọng nhất mà bạn sẽ làm vào buổi tối của ngày hôm trước hay lập một danh sách những việc cần làm vào cuối ngày làm việc.
Các nhà khoa học đã chỉ ra rằng khi viết cụ thể những điều cần làm ra giấy, khả năng bạn sẽ hoàn thành những việc đó cũng cao hơn. Ngoài ra, điều này cũng giúp bạn giảm sự lo lắng và tận hưởng buổi tối sau một ngày bận rộn. Bạn thấy đấy, chỉ cần một cây bút chì và một quyển sổ, cuộc sống của bạn đã nhẹ nhàng hơn nhiều rồi.
Cách làm việc hiệu quả mỗi ngày
Trợ giúp từ công nghệ
Trợ giúp từ công nghệ cũng là cách làm việc hiệu quả. Bạn có thể chọn lựa giữa các công cụ quản lý công việc như Any.do, Gtask, và Trello, hoặc khám phá các lựa chọn khác phù hợp với nhu cầu cá nhân của bạn. Điều này giúp bạn quản lý công việc và đảm bảo không bỏ lỡ các deadlines quan trọng. Còn đối với công việc yêu cầu sự chính xác cao, sử dụng các công cụ dịch thuật và kiểm tra ngôn ngữ như Vspeel, Vikitranslator, hoặc Kiemtradaovan giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng trong việc soạn thảo văn bản.
Dự phòng hồ sơ điện tử
Khi số lượng hồ sơ tăng lên, sắp xếp và ghi nhớ trở nên khó khăn. Sử dụng các dịch vụ lưu trữ trực tuyến như Google Drive hoặc Dropbox để tạo danh sách và thư mục lưu trữ hồ sơ quan trọng. Cách làm việc hiệu quả này giúp bạn dễ dàng quản lý và truy cập hồ sơ từ mọi nơi, ngăn chặn tình trạng “nhớ nhớ, quên quên” khi di chuyển làm việc.
Tạo “lịch họp” cá nhân
Dành thời gian tập trung hoàn toàn vào công việc bằng cách tự lên “lịch họp” cá nhân. Sử dụng các nền tảng như Google Meet để đặt lịch họp này, giúp bạn tạo ra khoảng thời gian chuyên sâu cho công việc quan trọng, mà không bị quấy rối bởi thông báo từ email hay tin nhắn.
Kết nối với đồng nghiệp
Bạn cần đảm bảo năng suất không đồng nghĩa với việc làm một mình. Kết nối với đồng nghiệp, đặc biệt khi làm việc online tại nhà, để tìm kiếm sự hỗ trợ và tạo ra môi trường, cách làm việc hiệu quả.
Hỗ trợ đúng người đúng việc
Tránh ôm quá nhiều công việc bằng cách nhờ sự giúp đỡ từ người có chuyên môn hoặc đồng nghiệp. Hợp tác với đúng người ở đúng vị trí sẽ giúp tăng cường năng.
Để khuyến khích làm việc hiệu quả và duy trì tinh thần tích cực, sau mỗi nhiệm vụ hoàn thành, hãy xóa chúng khỏi danh sách công việc hoặc ghi chép lại sự tiến bộ của bạn. Hành động này giúp bạn tự động hóa quy trình và tạo động lực để tiếp tục với công việc tiếp theo.
Đánh dấu sự tiến bộ
Ghi chép và đánh dấu thành công không chỉ giúp duy trì tinh thần làm việc suốt ngày dài mà còn cung cấp chứng cứ chi tiết khi tham gia đánh giá năng lực, đề xuất tăng lương, hay tìm kiếm công việc mới. Điều này là một cách làm việc hiệu quả để chứng minh khả năng và thành tích cá nhân.
Quản lý căng thẳng hiệu quả
Căng thẳng có thể là nguồn động lực, nhưng quá mức có thể gây mệt mỏi và giảm hiệu suất làm việc. Hãy giữ áp lực ở mức quản lý bằng cách chăm sóc bản thân và thực hiện các hoạt động giảm căng thẳng để duy trì tinh thần khỏe mạnh.
Nếu cảm thấy áp lực quá lớn, hãy mở lời với sếp hoặc người quản lý để tìm cách giảm khối lượng công việc. Sự hỗ trợ từ đúng người có thể giúp bạn duy trì hiệu suất làm việc và cũng là cách làm việc hiệu quả mỗi ngày mà không bị quá tải.
Các cách làm việc hiệu quả nhất
Chọn công việc yêu thích
Chọn công việc mà bạn yêu thích giúp bạn duy trì động lực và năng lượng tích cực. Mặc dù không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng việc này sẽ giúp bạn làm việc hăng say và tăng cường năng suất.
Hãy đặt ra mục tiêu và trải nghiệm công việc để tìm ra ngách nghề phù hợp với đam mê và kỹ năng của bạn. Tìm hiểu từ trải nghiệm và định hình sự nghiệp của bạn để tránh những quyết định sai lầm và tìm ra công việc mà bạn thực sự yêu thích.
Chúng tôi hy vọng rằng thông qua nội dung này, chúng tôi đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích về cách làm việc hiệu quả. Đừng ngần ngại thử áp dụng ngay những kiến thức này vào công việc hàng ngày của bạn từ hôm nay!
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
