Vùi mình vào trong hàng tá công việc mãi không giải quyết hết. Đã đến lúc bạn cần biết những cách làm việc hiệu quả.
Bạn đã bao giờ trải qua cảm giác này như tôi? Ngày nào cũng có cả một danh sách dài những việc cần làm, cắm mặt vào màn hình từ sáng tới tối nhưng vẫn không hết việc. Mỗi khi đi làm nhìn vào núi công việc ngổn ngang chất chồng, lại thở dài không biết bản thân nên bắt đầu từ đâu? Bạn có bao giờ tự hỏi là lỗi do sếp giao việc quá nhiều hay bản thân chưa biết cách làm việc hiệu quả?
Bạn có tìm thấy hình bóng của chính mình ở tôi? Công việc nhiều vô kể mà lại không thể nhờ vả đồng nghiệp xung quanh. Mỗi ngày phải loay hoay giữa những việc còn tồn đọng của ngày cũ, lại thêm nhiệm vụ mới của hôm nay chất chồng, khiến việc cứ thế mà nhiều thêm. Bàn làm việc thì lúc nào cũng ngổn ngang giấy tờ chưa kịp đọc, giấy nhớ vứt tứ tung với chi chít ti tỉ thứ cần phải làm. Dạo mới đi làm, tôi luôn cố gắng ăn mặc thật chỉn chu, tươm tất nhất có thể để tạo ấn tượng tốt đẹp với mọi người xung quanh. Nhưng bây giờ, thời gian nghỉ trưa còn không có, lấy đâu ra để tôi chú tâm vào chuyện trang phục nữa? Hình ảnh thường thấy nhất của tôi bây giờ, là một nhân viên đầu bù tóc rối, quần áo luộm thuộm, chạy thoăn thoắt như con thoi giữa các phòng ban và “chết đuối” trong giấy tờ không biết cách nào thoát ra…
Trong những lúc bế tắc như thế này, tôi thường đổ lỗi tại công việc quá nhiều, tại đồng nghiệp thờ ơ hay chỉ vì sếp giao khối lượng công việc quá lớn làm tôi không tài nào đảm đương nổi. Thế nhưng, chỉ khi tôi phát hiện ra những cách làm việc hiệu quả dưới đây, tôi mới nhận ra sự thật phũ phàng, bấy lâu nay mình đã đi sai đường khiến chuỗi ngày ở công sở trở nên thật tăm tối:
1. Thế nào là cách làm việc hiệu quả?
Cách làm việc hiệu quả là việc áp dụng các phương pháp phù hợp để tối đa hóa thời gian làm việc và nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc của bạn. Điều này không đòi hỏi bạn phải làm thêm giờ, làm việc càng nhiều càng tốt, hay đau đầu vì áp lực hoàn thành công việc. Thực tế, những người làm việc hiệu quả chỉ tốn ít thời gian và nỗ lực hơn để hoàn thành công việc tốt nhất có thể. Họ có tư duy thông minh về cách làm việc, cách tổ chức và quản lý thời gian một cách hiệu quả.
2. Cách làm việc hiệu quả
2.1 Dành thời gian để lên kế hoạch công việc
Tôi thường có thói quen xấu là không bao giờ sắp xếp những việc cần làm mà chỉ muốn bắt tay vào thực hiện ngay. Chính bởi nguyên nhân này, tôi rất dễ bị “rối” mỗi khi làm việc và không bao giờ hoàn thành hết được tất cả những việc cần làm. Nguyên nhân của điều này là bởi tôi không biết cách sắp xếp và lên kế hoạch cho công việc. Thay vì đụng đâu làm đấy, tôi nên ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc của mình theo thời gian và mức độ quan trọng của mỗi nhiệm vụ. Đây là cách làm việc hiệu quả để đảm bảo tôi luôn hoàn thành bất kỳ “deadline” nào.
2.2 Tập trung vào những việc quan trọng nhất
Tôi thường dành đến khoảng 60% thời gian làm việc của mình chỉ để loay hoay trả lời email, giải quyết những công việc giấy tờ lặt vặt hoặc không có mục đích cụ thể. Điều này khiến quỹ thời gian còn lại để tôi bắt tay vào những công việc quan trọng eo hẹp đi hẳn. Dù tôi có hoàn thành tốt hoặc nhanh chóng những việc vặt này, nhưng tôi lại chẳng đạt được lợi ích gì lớn lao từ chúng. Thay vào đó, tôi đã học được kinh nghiệm chọn lựa ngay top 3 việc quan trọng nhất cần xử lí trong ngày, và cố gắng hoàn thành từ trên xuống để không tồn đọng qua hôm sau. Tin tôi đi. Ngay cả khi bạn chỉ làm được một việc trong số đó, bạn vẫn sẽ có cảm giác tự hào vì đã làm được một điều quan trọng cho bản thân và có thêm động lực để phấn đấu vào ngày mai.
2.3 Áp dụng quy tắc 2 phút
David Allen – một tư vấn viên nổi tiếng về tăng hiệu quả và năng suất làm việc cho các doanh nghiệp – đã chia sẻ một mẹo hay để truyền cảm hứng. Theo ông, nếu bạn có những nhiệm vụ mà thời gian hoàn thành dưới 2 phút, hãy ưu tiên tập hợp chúng lại và giải quyết ngay để loại bỏ sự bận tâm.
Những nhiệm vụ đó có thể là những việc nhỏ nhặt như in hồ sơ, gửi email, liên hệ khách hàng, v.v., và bạn có thể hoàn thành chúng một cách nhanh chóng.
Qua cách làm này, bạn có thể dọn dẹp toàn bộ danh sách công việc trong thời gian ngắn. Việc hoàn thành những việc nhỏ này sẽ khiến cho bạn cảm thấy bất ngờ và đồng thời giải phóng thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng hơn. Đừng quên đánh số thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ quan trọng nhé!
2.4 Bắt đầu với những công việc nhỏ
Bạn có cảm giác chán nản và lười biếng khi phải kiểm tra một báo cáo mấy nghìn từ hoặc chuẩn bị một bài thuyết trình dài hơn vài chục slides? Đây là cảm giác chung của rất nhiều người khi đối mặt với khối lượng công việc lớn. Vậy làm thế nào để lấy lại tinh thần làm việc và hoàn thành công việc hiệu quả nhất?
Cách đơn giản nhất là chia nhỏ công việc và bắt đầu từ bước đơn giản nhất. Hãy tự nhủ với bản thân rằng “Tôi chỉ cần 5 phút để hoàn thành mục công việc nhỏ này thôi”. Ngay sau khi bạn hoàn thành công việc đầu tiên, tinh thần làm việc của bạn sẽ được cải thiện và bạn sẽ có động lực để tiếp tục làm các công việc khác.
Việc chia nhỏ công việc giúp bạn có thể tiến hành làm việc một cách dễ dàng và có thể kiểm soát được tiến độ công việc. Bạn sẽ không cảm thấy áp lực và chán nản khi đối mặt với một khối lượng công việc lớn. Hãy bắt đầu từ công việc nhỏ đơn giản nhất và cảm nhận sự khác biệt.
2.5 Chủ động kiểm soát thời gian của mình
Smartphone, khách hàng, hay thậm chí là đồng nghiệp đều là những nguyên nhân khiến khoảng thời gian của tôi ở công ty bị tiêu tốn gần hết. Tôi không thể từ chối trò chuyện với khách hàng hay đồng nghiệp bởi tôi cần giữ mối quan hệ tốt đẹp với họ. Tuy nhiên, tôi lại không dễ dàng thoát ra khỏi cuộc hội thoại để tiếp tục tập trung năng lượng cho công việc của mình. Bây giờ, tôi đã rút ra được bài học về phân chia khoảng thời gian hợp lý cho việc tập trung 100% cao độ, thời gian để trao đổi với khách hàng, thời gian nghỉ giải lao cùng các đồng nghiệp. Việc xây dựng các hoạt động theo một khung giờ nhất định sẽ giúp tôi dễ kiểm soát thời gian của mình, tránh việc bị sa đà vào một hoạt động quá lâu ảnh hưởng đến các nhiệm vụ cần thực hiện khác.
2.6 Chủ động học hỏi từ người xung quanh
Tại sao tôi luôn bận rộn “đầu tắt mặt tối” trong khi các đồng nghiệp khác vẫn luôn có thời gian thảnh thơi cho những chuyện cá nhân? Câu trả lời không nằm ở vấn đề họ có ít việc hơn tôi, mà bởi vì các đồng nghiệp có những cách làm việc hiệu quả của riêng họ. Vậy thì tôi còn ngại ngần gì mà không tham khảo kinh nghiệm từ các “tiền bối”? Rất nhiều đồng nghiệp đã chỉ cho tôi những cách làm mới, những công cụ mới cho phép tôi rút ngắn thời gian làm việc lặt vặt để tập trung hơn cho việc chính. Dần dần, tôi cũng đã tự mày mò và thiết kế nên một quy trình và áp dụng cách làm việc hiệu quả của riêng mình.
2.7 Tối ưu công việc nhờ các “trợ lý” công nghệ hiện đại
Để đảm bảo làm việc hiệu quả và chính xác, việc sử dụng bộ nhớ của chúng ta không đủ. Vì vậy, kết hợp sử dụng các công cụ nhắc nhở hay ghi chú là một cách hiệu quả để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào và làm việc năng suất hơn.
Có nhiều lựa chọn công cụ trực tuyến để giúp quản lý công việc và các deadline, bao gồm Google Calendar để quản lý lịch, sự kiện, việc cần làm và tạo cuộc họp với đồng nghiệp, Google Keep để ghi chú và liên kết với các ứng dụng khác trong Google, Any.do để kết hợp lịch với danh sách việc cần làm, Gtask để soạn danh sách việc cần làm và nhắc nhở bạn thực hiện, và Trello để quản lý các công việc đơn giản và hiệu quả.
Ngoài ra, với những công việc đòi hỏi tính chính xác cao trong câu chữ, các công cụ hay website dịch thuật, kiểm tra lỗi chính tả hay đạo văn như Vspeel, Vikitranslator hay Kiemtradaovan sẽ giúp bạn tiết kiệm được kha khá thời gian. Hãy chọn công cụ phù hợp với nhu cầu sử dụng để quản lý công việc một cách hiệu quả và chính xác.
2.8 Kết nối với đồng nghiệp và nhờ hỗ trợ khi cần thiết
Để đạt được năng suất cao trong công việc, không nhất thiết phải làm một mình. Thực tế, kết nối với đồng nghiệp để tìm kiếm sự hỗ trợ là một cách làm việc hiệu quả mà ít người nghĩ đến, đặc biệt là khi làm việc trực tuyến tại nhà.
Làm việc hiệu quả có nghĩa là bạn phải sử dụng tất cả tiềm năng và nguồn tài nguyên xung quanh mình. Khi làm việc với đồng nghiệp, bạn có thể học hỏi thêm kinh nghiệm và kiến thức mới, giúp nâng cao kỹ năng và năng suất làm việc của mình.
2.9 Thư giãn khi cần thiết
Khi khối lượng công việc quá lớn, “deadline” rượt đuổi dồn dập, tôi có xu hướng cố làm nốt cho xong thay vì dành thời gian nghỉ giải lao trong chốc lát. Điều này càng khiến tinh thần của tôi trở nên mệt mỏi và quá tải vào cuối ngày. 10 phút tản bộ ngoài văn phòng hoặc thư giãn đầu óc với một bản nhạc nhẹ sẽ giúp tôi cảm thấy sảng khoái, minh mẫn hơn để bắt tay vào khung giờ làm việc buổi chiều.
2.10 Chọn công việc mình yêu thích
Cuối cùng và quan trọng nhất, hãy làm công việc mà bạn yêu thích. Ngay cả khi bạn phải tăng ca vì deadline, bạn sẽ không cảm thấy hụt hẫng và chán nản nếu đang làm công việc mà mình yêu thích. Việc làm công việc yêu thích sẽ cung cấp cho bạn động lực để làm việc tốt nhất có thể. Khi làm việc, cơ thể tự động sản sinh năng lượng tích cực, giúp bạn làm việc hăng say hơn.
Mặc dù điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế lại không hề dễ dàng. Rất nhiều người đang làm công việc không phù hợp với sở thích và năng lực của mình, do thiếu định hướng ban đầu và không có cơ hội trải nghiệm. Điều này khiến cho nhiều người loay hoay trong việc tìm kiếm công việc phù hợp, thường xuyên nhảy việc và cuối cùng lại chọn sai con đường sự nghiệp.
Đừng nghĩ rằng do công việc quá tải hay dằn vặt bản thân chỉ vì không thể hoàn thành tốt mọi việc trong ngày. Nếu như bạn thật sự đã áp dụng các cách làm việc hiệu quả của tôi mà vẫn không thể “cứu vãn” tình hình làm việc căng thẳng nơi công sở, hãy thử sắp xếp một buổi trò chuyện với lãnh đạo trực tiếp, trình bày vấn đề của bạn để tìm kiếm hướng đi mới cho mình. Và trên hết, hãy luôn giữ tinh thần lạc quan và tích cực nhất trước mọi vấn đề. Chỉ khi bạn đón nhận mọi điều xảy đến bằng một nụ cười, bạn mới có tự tin để vượt qua được tất cả.
Xem thêm: Cách khen ngợi nhân viên hiệu quả
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
