Chi tiết quy trình chấm công tính lương chuẩn cho doanh nghiệp

Trong các công ty, để đảm bảo tính công bằng, minh bạch và quyền lợi cho nhân viên, ban lãnh đạo cùng bộ phận nhân sự cần thiết lập quy trình chấm công tính lương hiệu quả. Vậy quy trình chấm công tính lương như thế nào là chuẩn, bao gồm những bước nào? Thông tin bên dưới của HR Insider sẽ giải đáp rõ.

1. Quy trình chấm công tính lương là gì?

Quy trình chấm công tính lương là nghiệp vụ kế toán quan trọng trong công ty. Đây cũng được xem là yếu tố thúc đẩy tinh thần làm việc cho đội ngũ nhân viên, giữ chân nhân tài.

Sau khi tiếp nhận thông tin từ quá trình tuyển dụng, bộ phận nhân sự bắt đầu theo dõi thời gian đi làm việc, hoạt động nghỉ ốm, đi muộn, về sớm,… của nhân viên. Sau đó, tổng hợp thành bảng chấm công cuối tháng, rồi tiến hành tính lương. Bộ phận nhân sự in hoặc gửi mail lương đến cho nhân viên kiểm tra và thanh toán lương.

Quy trình duyệt phiếu lương tại các công ty thường diễn ra theo 2 cách:

• Sau khi chấm công, nhân sự gửi bản công tổng hợp đến mọi người để đối chiếu, xác nhận rồi xuất ra bảng lương trình lên ban lãnh đạo công ty. Sau đó, bảng lương được gửi đến mọi người để kiểm tra lần 2.
• Bộ phận nhân sự tổng hợp bảng công, bảng lương đến từng người. Nếu có sai sót thì mọi người phản hồi với nhân sự để điều chỉnh hợp lý và trình lên ban lãnh đạo.

2. Chấm công tính lương chuẩn mang lại điều gì?

Chấm công là việc làm có mặt ở hầu hết trong mọi công ty, doanh nghiệp. Quy trình chấm công tính lương sẽ bao gồm những hoạt động diễn ra trước và sau giai đoạn chấm công. Từ đó, hoạch định và tiến đến quy trình kiểm kê, tính tiền lương cho tất cả nhân viên trong tổ chức. Hoạt động chấm công tính lương mang lại những lợi ích cụ thể sau đây:

Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự

Quy trình dùng chấm công đúng chuẩn là hoạt động cho ra chính xác hoặc tối thiểu sai sót nhất về kết quả giờ làm việc, công làm việc của đội ngũ nhân viên,… Chấm công tính lương cũng giúp công ty tạo ra hệ thống tính lương liên tục và đạt hiệu quả. Đồng thời, giúp giảm thiểu nhiều chi phí, thời gian và nguồn lực cho công ty trong vấn đề quản lý nhân sự. Thông qua đó, những hoạt động như tổng hợp tiền lương, làm báo cáo,… sẽ diễn ra một cách nhanh chóng.

Giảm thiểu sai sót

Chấm công cũng được xem là minh chứng rằng nhân viên được công ty xác nhận công sức mình bỏ ra và các quyền lợi được nhận. Nếu quy trình chấm công không chính xác sẽ gây ra rủi ro và sai sót trong khâu tổng hợp, quyết toán,… Điều này gây ảnh hưởng liên tiếp đến những hoạt động khác và công ty phải mất nhiều thời gian lẫn công sức xử lý.

Tiết kiệm nguồn lực, chi phí

Nhờ vào quy trình chấm công chuẩn, công ty sẽ đưa ra được các quy định hợp lý để đảm bảo toàn bộ nhân viên đều nắm vững, hiểu rõ và tuân thủ. Quy trình đó tạo ra kế hoạch chấm công xuyên suốt, nâng cao quy trình làm việc chuyên nghiệp trong khối văn phòng và tạo nên văn hóa làm việc tích cực cho công ty.

Hàng tháng, công ty bạn sẽ tiến hành tổng kết số công của nhân viên và bắt đầu quá trình thanh toán lương thưởng. Nếu như quy trình đó không đúng chuẩn thì sẽ dễ gây ra hệ lụy liên quan, mất nhiều thời gian và chi phí giải quyết. Không chỉ thế, điều này còn khiến nhân viên mất niềm tin từ công ty vì sự thiếu chuyên nghiệp, độ chính xác.

Là cơ sở dữ liệu để tính lương dễ dàng hơn

Dựa trên quy trình chấm công tính lương chuẩn, các công ty sẽ thuận tiện trong việc xác định, tính toán nhanh chóng, cụ thể cho từng nhân viên. Qua đó, tạo nên sự rõ ràng và minh bạch về tiền lương, mức thưởng hoặc phạt khác. 

Bên cạnh đó, hệ thống tài liệu, bảng biểu, thời gian làm việc của nhân viên cũng được báo cáo rõ ràng, minh bạch. Ban lãnh đạo cũng có thể tăng cường thêm mối liên hệ giữa người lao động với doanh nghiệp, có được nguồn nhân lực đoàn kết, vững chắc để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển vững mạnh hơn.

3. Quy trình chấm công tính lương chính xác nhất

Dưới đây là chi tiết các bước trong quy trình chấm công tính lương chuẩn nhất:

Cập nhật mức lương, chế độ rõ ràng cho nhân viên

Hầu hết các công ty đều thông báo về mức lương, thưởng và chế độ cho nhân viên từ những ngày đầu làm việc. Nếu mức lương và chế độ có sự thay đổi so với trước đó thì bộ phận nhân sự trong công ty phải điều chỉnh, thay thế số liệu rồi cập nhật vào bảng lương.

Xác định mức lương thực tế

Tiếp theo, quy trình chấm công tính lương sẽ dựa vào thông tin về lương cơ bản, tăng ca, ngày chủ nhật, lễ tết,… để người làm nhân sự sẽ tính toán ra mức lương thực tế cho toàn bộ nhân viên.

Xác định khoản thưởng, khoản giảm trừ

Người phụ trách công việc chấm công tính lương sẽ xác định các khoản trừ bao gồm tiền đóng bảo hiểm, công đoàn, khoản tiền ứng, bồi thường thiệt hại, khoản tiền trách nhiệm, chức vụ,…

In và kiểm tra bảng lương

Tiến hành in bảng lương, kiểm tra bảng lương dựa vào số công theo ngày làm việc trong tháng và mức lương trung bình trong từng phòng ban: 

Sau khi đã kiểm tra, kỹ lưỡng thì nhân viên tính lương sẽ chuyển bảng lương đến trưởng phòng nhân sự phê duyệt, ký xác nhận. Người đứng đầu phòng nhân sự sẽ chịu trách nhiệm trình bảng lương lên ban lãnh đạo xem xét và ký duyệt.

In phiếu, thanh toán lương để hoàn tất quy trình chấm công tính lương

Sau khi ban lãnh đạo công ty đã duyệt bảng lương, người phụ trách quy trình chấm công tính lương sẽ in phiếu lương, gửi bảng lương cho phòng kế toán để tiến hành thanh toán, chuyển khoản tiền lương cho toàn bộ nhân viên. Phòng kế toán sẽ chịu trách nhiệm làm thủ tục, gửi tiền lương vào ngân hàng theo đúng quy định.

Trong quá trình trả lương, nếu có bất kỳ thắc mắc về tiền lương thì bên thanh toán lương và người được nhận lương sẽ ngồi lại giải quyết để đảm tính chính xác, công bằng. Đồng thời, khi thực hiện xong những bước trên, kế toán sẽ tiến hành ghi chép sổ sách, lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến chấm công tính lương như phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương.

4. Lưu ý quan trọng trong quy trình chấm công tính lương

Các công ty cần có những quy định rõ ràng và cụ thể về quy trình chấm công. Chẳng hạn như khi nhân viên thắc mắc về ngày công và muốn được giải quyết thì phải làm đơn đề nghị rồi gửi đến nhân sự giải quyết. Công ty cũng cần đưa ra hình phạt nếu nhân viên không tuân theo đúng quy trình đó. Trong trường hợp người lao động phát hiện mình bị thiếu giờ, ngày công thì phải làm đơn đề nghị xác nhận chấm theo quy định ngay để người làm nhân sự rà soát lại và sửa đổi. Quy trình chấm công cần được thực hiện minh bạch, rõ ràng. 

Với quy trình tính công chấm lương được HR Insider chia sẻ trên đây, hy vọng công ty bạn đã có được thông tin hữu ích để thực hiện dễ dàng và hiệu quả hơn. Còn rất nhiều thông tin về ngành nghề, nhân sự, bí quyết phỏng vấn,… được cập nhật liên tục tại danh mục  HR Insider của VietnamWorks nên bạn đừng bỏ lỡ nhé!

Xem thêm: Lương Net, lương Gross là gì? Bật mí cách quy đổi lương Net sang Gross

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam