Nhân viên công sở dành đến 1/4 thời gian làm việc để lùng sục “núi” email và trả lời từng email mỗi ngày. Làm cách nào để cải thiện điều này cùng với kỹ năng viết mail chuyên nghiệp?
Theo chuyên gia đào tạo nghề nghiệp Barbara Patcher, có rất nhiều dân văn phòng đến bây giờ vẫn chưa biết cách viết email sao cho phù hợp.
Mỗi ngày họ gửi và nhận hàng tá email, nhầm lẫn dẫn đến kết quả tai hại rất dễ xảy ra nếu họ không có những quy tắc chung khi viết email. Họ có thể đánh sai chính tả khi gửi email bằng điện thoại, sử dụng ngữ điệu không phù hợp, gửi sai người nhận…
Barbara Patcher khuyên bạn nên tham khảo 11 quy tắc sau đây nếu muốn thoát khỏi tình trạng “stress-bởi-email”.
1. Tiêu đề rõ ràng
Theo Patcher, người ta thường quyết định có mở mail hay không dựa vào tiêu đề. Hãy chọn một tiêu đề thật rõ ràng với nội dung mà nhận biết và quan tâm đến.
2. Địa chỉ mail “chuyên nghiệp”
Nếu bạn đang làm việc cho một công ty, hãy sử dụng email của công ty đó.
Nếu bạn muốn sử dụng email cá nhân, bạn nên chọn địa chỉ email của mình thật cẩn thận. Địa chỉ email nên có tên thật của bạn để người nhận biết rõ bạn là ai. Tuyệt đối không nên sử dụng nickname hoặc những cái tên đáng yêu làm địa chỉ email.
3. Suy nghĩ thật kĩ trước khi nhấn “Reply all”
Không một ai muốn nhận email của 20 người không hề liên quan đến mình. Khi bạn gửi email đến một ai đó, nội dung của email phải liên quan đến họ và bạn muốn họ biết về nội dung đó.
4. Sử dụng những lời chào chuyên nghiệp:
Viết email sử dụng cho công việc, bạn không nên dùng những lời chào hỏi quá thân mật như khi dùng với bạn bè. Bạn cũng không nên tự ý rút gọn tên của người nhận.
5. Hạn chế dùng dấu chấm than
Nhiều người thường rất thích dùng nhiều dấu chấm than cuối câu khi viết email để thể hiện cảm xúc của mình. Tuy nhiên, điều này rất dễ gây bối rối cho người đọc. Vì thế, nếu không thật sự cần thiết, bạn không nên hoặc chỉ nên dùng một dấu chấm than là đủ.
6. Cẩn thận với óc hài hước
Sự hài hước rất dễ gây hiểu lầm khi không dùng đúng ngữ điệu và biểu cảm khuôn mặt, và càng dễ gây ra hiểu lầm khi giao tiếp qua email. Có thể những gì bạn cho là vui nhưng đối với người khác lại không phải như vậy.
Hãy viết email một cách chuyên nghiệp, và bỏ sự hài hước của mình qua một bên.
7. Sự khác biệt về văn hóa
Hiểu lầm rất dễ xảy ra trong trường hợp người gửi và người nhận có sự khác biệt về văn hóa. Đặc biệt là trong văn viết, khi bạn không thể nhìn thấy biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể.
Vì vậy, khi viết email, nên chú ý đến văn hóa của người nhận và sự hiểu biết của bạn về họ.
8. Trả lời email dù người nhận không phải là bạn
Thật khó để có thể trả lời tất cả các email, nhưng bạn nên như vậy, kể cả những trường hợp gửi nhầm cho bạn. Điều này thể hiện phép lịch sự và tác phong làm việc chuyên nghiệp.
9. Đọc lại email trước khi gửi
Kiểm tra thật kĩ lỗi chính tả trước khi gửi email. Bạn chẳng thể nào trở thành một nhân viên chuyên nghiệp nếu ngay cả đến gửi email cũng không thể chính xác.
10. Viết địa chỉ người nhận cuối cùng
Để đề phòng trường hợp tình cở gửi nhầm khi chưa hoàn thành xong email, bạn nên điền địa chỉ email người nhận sau khi đã hoàn thành xong hết các bước khác. Phải đảm bảo rằng email đã sẵn sàng được gửi đi.
11. Kiểm tra thật kĩ địa chỉ email của người nhận
Bạn phải thật chú ý khi điền email của người nhận, tránh trường hợp nhầm lẫn. Bạn cũng không hề muốn nhận một email không phải của mình đúng không nào?
Viết email không khó, cái khó chính là viết email như thế nào để có thể cho người đọc nhận thấy tác phong chuyên nghiệp của bạn. Hãy nhớ kĩ những nguyên tắc trên và áp dụng vào thực tế, kết quả sẽ không khiến bạn thất vọng.
— HR Insider / Theo Cafebiz —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
