Công thức 40-20-10-5 và 9 nguyên tắc giải quyết vấn đề hiệu quả

Sau đây là vài cách nhanh chóng để tổ chức và giải quyết vấn đề.

40-20-10-5

Trình bày vấn đề của bạn trong 40 từ, rút ngắn nó lại còn 20 từ, sau đó là 10, rồi 5 để tìm gốc rễ của vấn đề. Đôi khi, bạn sẽ thấy việc tổ chức vấn đề súc tích sẽ giúp gợi ý hướng giải quyết cho nó.

Thu thập thông tin

Hãy đảm bảo rằng bạn có mọi dữ kiện trước khi bắt đầu giải quyết vấn đề (đặc biệt khi vấn đề của bạn khá trừu tượng hoặc mơ hồ). Một khi bạn đã tích lũy được thông tin về vấn đề, hãy tổ chức nó thành các câu hỏi xoay quanh vấn đề (càng cụ thể càng tốt). Hãy cân nhắc tới việc sử dụng bảng mẫu sau khi thu thập thông tin:

• Vấn đề: Bản chất của vấn đề là gì?
• Độ quan trọng: Vấn đề này nghiêm trọng đến mức nào? (ví dụ: về khía cạnh chi phí, chất lượng, độ an toàn, tính nhất quán).
• Tính cấp bách: Vấn đề cần được giải quyết nhanh ra sao trước khi nó gây ra vấn đề nghiêm trọng hơn?
• Khuynh hướng/ Mức độ thường xuyên:Vấn đề xảy ra thường xuyên đến mức nào? Nó đang được cải thiện, giậm chân tại chỗ hay đang tệ hơn?

Mô tả lại vấn đề

Hãy liên tục diễn đạt lại vấn đề cho đến khi bạn cảm thấy nó đúng và thực sự truyền tải được những gì bạn muốn làm.

Ví dụ, có thể bạn sẽ bắt đầu bằng, “Làm thế nào để chúng ta tuyển dụng được những người tốt nhất?” Hãy thay từ “tuyển dụng” bằng từ “thu hút”. “Tuyển dụng” nghe có vẻ nhàm chán, cứng nhắc và dễ liên tưởng đến quá trình phỏng vấn. “Thu hút” gợi ý về một thứ gì đó thú vị và hấp dẫn hơn. Theo bạn, dạng câu hỏi nào sẽ gợi lên nhiều giải pháp sáng tạo hơn?

Thách thức các giả định

Tất nhiên, để thách thức các giả định bạn cần biết chúng là gì. Hãy tổ chức lại một vấn đề và tự hỏi bản thân: điều gì bạn chắc chắn là đúng và điều gì bạn cho rằng nó đúng.

Ví dụ, các thành viên trong nhóm của bạn có thể thường xuyên không đạt được chỉ tiêu. Nếu bạn tập trung vào việc bắt họ chấp hành nghiêm ngặt những chế độ và tiêu chuẩn sẵn có nhằm đạt được chỉ tiêu, tức là bạn đang giả định rằng những chế độ và tiêu chuẩn đó là đúng đắn và phù hợp. Có lẽ bạn sẽ bỏ qua khả năng các chế độ và tiêu chuẩn mới chính là vấn đề (Hoặc khả năng là chính bạn mới là vấn đề!). Có thể bạn sẽ tốn nhiều thời gian và sức lực để giải quyết sai vấn đề.

Mở rộng tầm nhìn

Khi tập trung vào một số vấn đề nhỏ với quy mô hạn chế, bạn có thể sẽ bỏ lỡ một vài nguyên nhân tồn tại ở phạm vi rộng hơn. Bằng cách đặt câu hỏi về mục đích lớn hơn – tức là lý do để làm điều gì đó – có thể bạn sẽ khám phá ra rằng nguyên nhân của vấn đề không nằm ở phạm vi mà bạn đã tìm kiếm. Tương tự như vậy, có thể bạn đang xem xét nó từ phạm vi quá cao và cần phải kiểm tra nó ở mức độ chi tiết hơn.

Thu hẹp tầm nhìn

Bạn đã mở rộng phạm vi và vẫn không tìm được nguyên nhân của vấn đề, do đó bạn nghi ngờ rằng vấn đề “có vẻ” lớn này lại xuất phát từ một nguyên nhân rất nhỏ và cụ thể. Hãy thu hẹp phạm vi lại và xem bạn có thể tìm thấy gì.

Thay đổi góc nhìn

Chúng ta có khuynh hướng nhìn nhận vấn đề từ một góc nhìn duy nhất. Bằng cách nhìn vào vấn đề từ góc độ khác – thậm chí là từ góc nhìn của người khác – bạn có thể sẽ có cái nhìn mới sâu sắc về bản chất thật của vấn đề. Thậm chí bạn có thể nhìn thấy giải pháp mà không tốn thêm nhiều công sức.

Hãy sắp xếp vấn đề thành một câu hỏi chứ không phải một câu khẳng định

“Chúng ta đang bán được quá ít tiện ích widget” là một câu khẳng định. Đặt câu hỏi “Ta nên làm thế nào để bán được nhiều widget hơn?” hoặc “Chúng ta phải làm gì để làm chủ được thị phần lớn hơn trong thị trường widget?” sẽ mở ra nhiều hướng suy nghĩ hơn.

Hãy tổ chức vấn đề bằng ngôn ngữ tích cực

Bản thân sự tiêu cực thường là một thủ thuật về ngôn ngữ hơn là một trải nghiệm thực tế. Nếu có người nói: “Đừng nghĩ tới quả chanh”, trong đầu bạn sẽ có khuynh hướng tạo ra hình ảnh của chính cái thứ họ vừa đề nghị bạn đừng nghĩ. Thay vì loại bỏ suy nghĩ về quả chanh trong đầu bạn, họ đã “cấy” vào đầu bạn hình ảnh của thứ chính người này không muốn bạn nghĩ đến.

Thay vì hỏi rằng “Tại sao cả nhóm lại thiếu động lực làm việc?”, hãy hỏi “Làm cách nào để giúp các thành viên trong nhóm có thêm động lực?” Cần nhận ra rằng thay vì đối xử với cả nhóm như thể họ là những hình khối vô dạng có thể dễ dàng được thúc đẩy bởi những điều giống nhau, chúng ta đã dùng từ thành viên trong nhóm, qua đó thừa nhận rằng có thể họ có những động lực thúc đẩy khác nhau.

Lật ngược vấn đề

Nếu bạn đang vật lộn để giải quyết một việc gì đó, bạn nên dừng lại và thử khám phá các cách có thể (hoặc thực sự) tạo ra vấn đề đó. Thay vì hỏi làm thế nào để giảm tai nạn giao thông đường bộ, hãy xem xét tất cả những cách mà bạn và những người khác có thể gây tai nạn, sau đó sử dụng các câu trả lời để khơi gợi các ý tưởng để giảm thiểu chúng.

Sự sáng tạo đến từ việc tấn công vấn đề từ một góc độ khác. Trên toàn thế giới, các trung tâm thành phố đều dày đặc các biển báo giao thông. Năm 2008, Bohmte, một thị trấn của Đức, đã nhận được trợ cấp từ EU để bãi bỏ các biển báo giao thông. Hai quy tắc duy nhất mà người lái xe phải tuân thủ là giới hạn về tốc độ và nhường đường cho bên phải, bất kể là xe ô tô, người đi bộ hay người đi xe đạp. Kể từ đó, số vụ tai nạn đã giảm đáng kể.

Những thử nghiệm tương tự tại Anh, Đan Mạch, Bỉ và Hà Lan đều đã làm giảm đáng kể các tai nạn. Đôi khi, loại bỏ các quy tắc đồng nghĩa với việc mọi người sẽ bắt đầu suy nghĩ cho bản thân và hành động hợp lý hơn. Nếu bạn muốn bắt đầu giải quyết vấn đề bằng cách thay thế một hệ thống, quy trình hoặc một cách kiểm soát bằng những thứ khác tương đương, hãy cân nhắc xem bạn có thể đạt được kết quả mình muốn bằng cách loại bỏ các hạn chế đó hay không.

(*) Nội dung tham khảo cuốn Kĩ năng giải quyết vấn đề trong kinh doanh của tác giả David Cotton.

— HR Insider / Theo Thảo Nguyên, Trí thức trẻ —

VietnamWorks.com – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam